Advertentie
carrière / Achtergrond

Dealen met de drukte

Uit onderzoek van Binnenlands Bestuur bleek dat meer dan de helft van de gemeenteambtenaren de werkdruk als hoog tot zeer hoog ervaart.

10 maart 2023
Werkdruk
Shutterstock

Gemeenteambtenaren ervaren een steeds hogere werkdruk, schreef Binnenlands Bestuur vorige maand, op basis van een eigen enquête. Hoe houd je het hoofd boven water? Drie coaches zoomen in op de mogelijkheden voor gemeenteambtenaar, leidinggevende en HR-professional.

Beleidsadviseur HR

Gemeente Krimpenerwaard
Beleidsadviseur HR

Waarnemend hoofd Bureau Integriteit

JS Consultancy
Waarnemend hoofd Bureau Integriteit

‘Sinds ik met ambtenaren werk, valt me op hoe vaak ze structureel overwerken’, zegt Jolanda Verstraate, sinds dertien jaar verbonden aan CiEP Training en Coaching. ‘Ik vraag ze hun agenda zichtbaar te maken en toe te lichten. Dan wordt al snel duidelijk dat het allemaal niet past. Vanuit betrokkenheid en verantwoordelijkheidsgevoel gaan ze regelmatig over hun grenzen heen. Ze snappen het politieke spanningsveld, waarom iets acuut en onmiddellijk moet gebeuren en waarom het lastig is om te zeggen dat het even niet uitkomt. Dat hou je een tijdje vol, maar uiteindelijk eist het zijn tol.’ Er is frustratie, merkt Verstraate. ‘Al die taken die er zomaar bijkomen. Terwijl je als ambtenaar nooit wordt gevraagd wat je dan niet meer doet.’

Uit recent onderzoek van Binnenlands Bestuur bleek dat meer dan de helft van de gemeenteambtenaren de werkdruk als hoog tot zeer hoog ervaart. En dat die werkdruk ook nog eens steeds verder oploopt. Josien Sneek, eigenaar van trainings- en coachingsbureau Ervaren Ambtenaren, relativeert de enquête-uitslagen.

‘Zelf zie ik hier natuurlijk alleen mensen die stuk zijn gelopen op de werklast en ook op de strenge hiërarchie bij overheden. Het is er zeker niet gemakkelijker op geworden. Maar uit de enquête blijkt dat de groep die de werkdruk echt te hoog vindt, relatief klein is. Uit het meest recente Nationaal Werkgeluk Onderzoek blijkt dat mensen hoge werkdruk niet erg vinden, velen vinden het zelfs wel prettig. Dus maak het probleem niet te groot.’

‘Toch lopen veel gemeenteambtenaren rond met de vraag: kan dat nu niet leuker, slimmer, handiger?’ zegt Verstraate. ‘En iedereen worstelt met andere dingen. De een zegt nooit nee, de ander denkt te optimistisch over de tijd die iets kost, weer een ander steekt altijd zijn hand op. We starten onze groepstrainingen daarom altijd op individueel niveau. En we reiken een methodiek aan die zorgt voor structuur, overzicht, regie, bewustwording van eigen gedrag en het bewaken en aangeven van grenzen.’

Structuur? Daar zijn veel ambtenaren niet mee bezig. ‘Die beginnen gewoon, dan komt de waan van de dag binnenzeilen. Ze gaan aan de slag met de spoedzaken, ze moeten nog mailtjes beantwoorden, een rapport schrijven, ondertussen plant iedereen hun agenda vol, en zo raken ze de regie kwijt. Om weer grip te krijgen, moet je jezelf vragen stellen: wat is mijn rol, welke resultaten moet ik halen, hoeveel tijd kost het, wanneer ga ik het doen?’ Ook het gesprek aangaan over wat haalbaar is, vinden ambtenaren lastig, weet Verstraate. ‘Ze vinden zichzelf dan geen goede collega of zijn bang voor een conflict. Maar het is belangrijk en je kunt het leren.’

Politiek venijn

Melissa Schouman herkent de uitslagen van de enquête wel. ‘Ik hoor de verhalen van veel medewerkers en managers bij gemeenten.’ Schouman is zelfstandig stress- en burn-outcoach en richt zich vanwege haar jarenlange gemeentelijke HR-ervaring vooral op overheidsorganisaties. Ze heeft het over ‘het politieke venijn’. ‘In veel beroepsgroepen loopt de werkdruk op, maar bij gemeenten is er meer politieke druk, zijn de lontjes korter geworden, is er meer ongeduld en staat men steeds vaker in een crisisstand.’

Schouman benadrukt ook het belang van het gesprek tussen medewerker en leidinggevende. ‘De leidinggevende is er niet verantwoordelijk voor dat het hele team steeds de gezonde dingen aan het doen is. Maar regelmatig een gesprek is wel nodig: hoe gaat het met je werkdruk? Maak een vast rondje in het werkoverleg: hoe zit iedereen erbij? Als iemand aangeeft dat het te pittig is, bespreek dan hoe het toch kan lukken.

De manager weet zelf amper het hoofd boven water te houden

Of bekijk hoe het hele team kan voorkomen dat iemand omvalt. En de leidinggevende kan natuurlijk namens het team op de rem trappen.’ ‘Ja, de leidinggevende of manager moet gefundeerd taken tegen kunnen houden en de mensen op de werkvloer uit de wind houden,’ zegt Verstraate. Maar de manager, die heeft het ook te druk. ‘Die weet soms zelf amper het hoofd boven water te houden. Terwijl leidinggeven aan jezelf voorafgaat aan leidinggeven aan anderen. Pas als je jezelf weet te managen, je eigen werk goed weet te plannen en te organiseren, kun je er voor je team zijn.’

Veel ervaren collega’s vertrekken de komende tien jaar

Het venijn zit hem niet alleen in de politieke context. Het gebrek aan handjes, zo blijkt uit de enquete van Binnenlands Bestuur, is minstens zo’n grote boosdoener. Volgens respondenten is er weinig hoop ‘omdat veel collega’s met bergen ervaring binnen tien jaar vertrekken’. Josien Sneek denkt dat dat voorkomen kan en moet worden. ‘Het probleem is dat gemeenten aan jongeren trekken die toch niet komen. Besteed die energie liever aan het voeren van gesprekken met de mensen die er al werken. Vooral mensen die in de tweede helft van hun loopbaan zitten worden een beetje aan hun lot overgelaten.’

Werkcultuur

Sneek werkte dertig jaar bij overheidsorganisaties en is nu elf jaar trainer en coach met als doelgroep ervaren medewerkers van overheden. ‘Vraag een zestigplusser eens wat er bij de overheid aan loopbaanbeleid wordt gedaan. Weinig. Terwijl een positieve werkcultuur, met volop aandacht voor mensen, veel meer productiviteit oplevert. Dus voer het gesprek met de oudere generatie: wat is de waarde van werk voor hen, wat willen ze nog doen en waarin willen ze zich ontwikkelen en versterken? En wat is nodig om hen daarbij te faciliteren?’ Nood zakelijke gesprekken, vindt Sneek, ‘maar inderdaad, de manager heeft het ook te druk.’

‘De ambtenaar te druk, de manager te druk. Weet je wat, denkt het bestuur, we vragen onze HR-professional om een werkdruk-aanpak!’ vertelt Melissa Schouman uit eigen ervaring. Zij verzorgt komend voorjaar namens het A&O fonds Gemeenten een leergang over het aanpakken van werkdruk, speciaal voor gemeentelijke HR-professionals.

‘HR-professionals denken bij zo’n bestuursopdracht soms dat ze het voor iedereen moeten oplossen, en allerlei gezonde adviezen moeten geven. Maar de truc is om aan het zelfoplossend vermogen te werken en de aanpak samen met managers en medewerkers te bedenken. De HR- professional kan wel instrumenten aanreiken, maar als mensen het varkentje zelf leren wassen, wordt een belangrijk domino-effect voorkomen: dat ook de HR-professional ten onder gaat aan de werkdruk.’

‘Ik ben de hele dag aan het schakelen’

Chiel Mensink (33 jaar) is programmamanager ‘Haaksbergen Ster(ker) in Ontwikkeling’ en genomineerde voor de titel ‘Jonge ambtenaar van het jaar’. ‘In mijn vorige baan werd ik namens een commercieel adviesbureau gedetacheerd bij allerlei overheidsorganisaties. Nu ik in dienst ben bij de gemeente ervaar ik opvallend meer werkdruk. Ik ben de hele dag aan het schakelen en er komen steeds meer issues en dilemma’s bij. Zoals het vinden van voldoende mensen met de juiste expertise voor mijn programma en voor nieuwe opdrachten die tussendoor komen. Een ambtelijke organisatie kan niet zomaar zeggen: we laten deze crisis maar even aan ons voorbij gaan. Ik kan goed terecht bij de gemeentesecretaris en we hebben nu een experiment opgezet met een directieplan. Daarin staan alle projecten van de gemeente, het dient feitelijk als een uitvoeringscontract met het college. De eerste ervaringen zijn goed.

Het directieplan draagt bij aan het besef dat er niet zomaar van alles bij kan. Voor managers is het wennen. Weigeren om een project in het directieplan te zetten omdat er onvoldoende menskracht is, druist in tegen je loyaliteitsgevoel. We zijn daarin lerende, ook ikzelf. Ik overleg tweewekelijks met de burgemeester, gemeentesecretaris en griffie er over mijn programma. “Chiel, het is goed als we deze nieuwe kwestie op korte termijn oppakken”, hoor ik dan regelmatig. En inmiddels is mijn reactie: “Prima, maar dan we moeten we ook bespreken welke andere kwesties we even kunnen laten liggen.” Zo’n gesprek helpt zowel politiek, bestuur als ambtelijke organisatie om de wederzijdse verwachtingen duidelijk en realistisch te krijgen.’

‘Ik heb een bepaalde mate van werkdruk nodig’

Femke Smit (27) is beleidsontwikkelaar sociaal domein bij de gemeente Kampen en genomineerde voor de titel ‘Jonge ambtenaar van het jaar’. ‘Ik werk aan het project De Thuisgevers, ontstaan vanuit de Kamper “aanpak ontheemden” waar in een publiek-private samenwerking Oekraïners kleinschalig worden opgevangen. We realiseren dit nu landelijk voor het huisvesten van statushouders. Daarnaast werk ik aan de regionale Wmo-samenwerking en ik ben accounthouder van het sociaal ontwikkelingsbedrijf. Best veel, ja. Maar om tot mooie resultaten te komen, heb ik een bepaalde mate van werkdruk nodig. Het is een kwestie van prioriteren en uitspreken naar anderen wat ik waar kan maken.

Ik vind het leuk om steeds andere taken op te pakken, met het risico dat het te veel wordt. Daarom stem ik steeds af met het management. En ik sta bekend om de pauzewandeling. En moet ik op mijn sportavond naar een werkbijeenkomst, dan sport ik de volgende ochtend. Mijn functie is vrij flexibel en ik pak die ruimte dus juist om de werkweek vol te houden en werkstress te voorkomen. Ons college heeft er zeker oog voor hoeveel tijd en capaciteit nieuwe taken kosten. Maar ik denk dat er meer vertrouwen kan worden gegeven aan partners die taken willen overnemen. Als gemeenten die kansen grijpen, helpt dat ook voor de werkdruk.’

'Er komt veel op de medewerkers af’

Ook de OR is in beeld als het gaat om werkdruk bij gemeenten. ‘Al staat nergens in de WOR “Gij zult u met werkdruk bezighouden”,’ zegt Martin Groefsema, voorzitter van de Ondernemingsraad van de gemeente Koggenland. Wanneer is werkdruk voor de OR een issue? ‘Bij een voorstel waarbij we instemmingsrecht of adviesrecht hebben, vragen we altijd of het een positief eff ect heeft op de werkdruk. Dat deden we onlangs nog in het gesprek met HR over het nieuwe functiewaarderingssysteem.’ Ook bij de gemeente Koggeland is de werkdruk hoog, erkent Groefsema. ‘Er komt veel op de organisatie en de medewerkers af. Maar bij het tweewekelijkse OR-inloopspreekuur krijgen we er geen signalen over.

Dat vind ik positief, de signalen die er wel zijn, worden dan blijkbaar door de leidinggevenden en de organisatie zelf opgepikt.’ De gemeenteraad van Koggenland heeft onlangs wel besloten om vanwege de werkdruk budget vrij te maken voor extra fte’s. Daardoor breidt de OR ook uit, van zeven naar negen leden. ‘Natuurlijk leven er vragen bij nieuwe kandidaten: hoe is het OR-werk in te passen in een al volle werkweek? Daar hebben we goede antwoorden op. Onze OR heeft bovendien een constructieve samenwerking met de werkgever, dat helpt. En we hadden een creatieve succesvolle Valentijnsactie om kandidaten te werven. Het is gelukt: we kunnen straks extra leden benoemen.’

Plaats als eerste een reactie

U moet ingelogd zijn om een reactie te kunnen plaatsen.

Advertentie