Weg met die hark

Een nieuw spel maakt inzichtelijk welke taken er zijn in een team en wie daarvoor hoeveel uur beschikbaar zijn. Maar ook dat andere mensen sommige taken beter kunnen overnemen, omdat ze er meer energie uit halen. Andere taken blijken helemaal niet nodig. Wat levert dit bijdragespel gemeenten op?

Niet meer de hark
‘Op het ministerie willen we opgavegericht werken, waarbij maatschappelijke vraagstukken centraal staan’, legt transformatiemanager Marjolijn Grijns, MT-lid van de directie personeel en organisatie van het ministerie van Justitie en Veiligheid, uit. ‘En dus niet meer de hark.’ De hark? De hark is de traditionele structuur binnen overheidsorganisaties en betekent vaak dat die bepaalt wie er met een bepaalde klus aan de slag gaat. ‘We willen liever dat mensen met de best passende kennis en vaardigheden de werkzaamheden verrichten. Ook in onze directie moeten de taken waar we voor staan matchen met het personeel. We willen uitgaan van expertise en talenten van medewerkers. Voor goede matching beginnen we met het bijdragespel. Dat helpt ons erg om een eerste stap te zetten naar een andere manier van organiseren.’

Jaarbegroting afgeschaft
Het bijdragespel is een uitvinding van het coöperatieve consultancybureau Pentascope, waar geen hiërarchie heerst en iedereen volledig gelijkwaardig eigenaar is, vertelt chief inspiration officer Gijs van Bilsen. Het bureau heeft al twintig jaar geen ondernemingsraad en ook maar de jaarbegroting afgeschaft. In plaats daarvan spelen de consultants vier keer per jaar het bijdragespel. Maar wat is dat nou eigenlijk? ‘Kort samengevat is het de collectieve opgave van een team op een menselijke manier bekijken’, aldus Van Bilsen. ‘Een begroting is onmenselijk. Het raakt mensen niet echt of ze vinden het een vervelende exercitie. De mensen die er wel mee bezig zijn vinden dat weer jammer.’

Moeilijkste probleem aangaan
Een begroting is een werkcyclus en de werkverdeling een sturingsinstrument. ‘Maar wat de opgave ook is, je moet het met elkaar doen. Daarom is het goed dat zichtbaar en voelbaar te maken in de ruimte. Je onderscheidt individuele bijdragen om de collectieve opgave aan te gaan.’ Bij Pentascope is de collectieve opgave het hele bedrijf: de kosten, bijdragen van iedere consultant, interne taken en externe opgaven. ‘We zetten een paar lijnen op de vloer, houden de opgaven erbuiten en leggen onze namen erbinnen. Een dagdeel lang trekken we collectieve opgaven naar binnen. Je kunt door ‘het veld’ heenlopen en samen bepalen hoe je collectieve opgaven oplost.’ Daarbij wordt dan ook het echte gesprek gevoerd in plaats van alleen aangestipt. ‘Je weet vaak wel waar de kern van een probleem zit en dat zijn ook de moeilijkste kwesties. Bij een presentatie praat je eroverheen, maar in het spel moet je het aangaan. Je ziet dingen sluimeren. Eind 2017 begonnen we ermee en we hebben die problemen ook opgelost.’

Ambtenaren positief

Maar werkt het bij overheidsorganisaties ook zo? In de gemeenten Haarlem, Krimpen aan den IJssel, een samenwerkingsverband tussen de provincie Fryslân en de gemeente Smallingerland en in het ministerie van Justitie en Veiligheid is het bijdragespel gespeeld vanuit een verschillende collectieve opgave. Het is nog een experiment en de jaarbegroting wordt niet meteen vervangen, maar zowel bij het ministerie als in de gemeente Haarlem (zie volledige artikel, WB) zijn ze er erg over te spreken. Volgens Van Bilsen reageren ambtenaren heel positief. ‘Het wordt menselijk. Ze zien meer gebeuren met elkaar. De gesprekken in de onderstroom komen boven water. Negativisme en praten over elkaar is niet meer relevant.’

Grotere betrokkenheid

Transformatiemanager Grijns zette in november vorig jaar de ambities voor 2019 als collectieve opgave op ontwikkeling en innovatie neer voor de directie personeel en organisatie van het ministerie. Zij vond het bijdragespel ‘een mooie ervaring’. ‘Het maakte goed inzichtelijk welke klussen we hebben. Medewerkers tekenden in op thema’s die zij zelf interessant vinden. Ik hoop daardoor op een grotere betrokkenheid. Het gaat dan meer leven.’ Ongeveer 35 ambtenaren speelden mee. De thema’s lagen binnen het onderwerp arbeidsmarkt, zoals: hoe omgaan met de krappere arbeidsmarkt, werving en selectie, het rijkstraineeprogramma, ziekteverzuim en duurzame inzetbaarheid. ‘Ze maakten zelf een inventarisatie en organiseerden er mensen omheen. Wat hoort bij elkaar? Ieder verbond zijn naam en kwaliteiten eraan. Die gaan ze inzetten voor dit vraagstuk.’

Afbakenen is belangrijk
Wat niet goed ging was dat soms teveel mensen op één klus gingen zitten. Met kleine teams kun je gerichte resultaten halen, realiseerde Grijns zich. ‘Afbakenen is belangrijk. Mensen moeten concreter worden welke resultaten ze willen behalen. Sommige mensen liften mee en leverden geen concrete bijdrage, terwijl je juist wilt dat ze hun verantwoordelijkheid nemen. Daar moeten we nog stappen op nemen en kunnen we als management het team ondersteuning bieden: welke resultaten lever je? Hoe doe je dat samen? Je kunt explicieter samenwerken.’ Volgens Grijns is het bijdragespel met een goede afstemming werkbaar voor veel verschillende organisaties. ‘En voor individuen, want we kunnen het gesprek aangaan over wat iemand nog meer wil en talenten, wensen en behoeften van medewerkers in beeld brengen en daarrover spreken. We zetten het experiment uus voort en willen het volhouden.’

Lees het volledige artikel in Binnenlands Bestuur nr. 11 van deze week (inlog)