Wordt het de Barista of de Beach Lounge?

Amstelveen moderniseerde het veertig jaar oude gemeentehuis. Er kwamen nieuwe kantoorapps, bureaus met sensoren en de koffie werd beter. Waar veel gemeenteambtenaren tot 2021 gedwongen thuiswerken, zitten in Amstelveen ruim 250 coronaproof op hun werk.

Koffietuinen en focusruimtes

Wie in Almere is opgegroeid, herkent in het gemeentehuis van Amstelveen de typische bouw van eind jaren ’70, begin jaren ’80. Het lijkt namelijk op de inrichting van de wijken van Almere­Haven. Waarschijnlijk was dat toen heel vernieuwend. Inderdaad, het gemeentehuis is in 1980 opgeleverd en, net als in Almere-Haven, is het gemakkelijk om er de weg kwijt te raken. Toch moet het gebouw van 9000 vierkante meter nog tien jaar mee. Om die tijd goed door te komen is gekozen voor een ingrijpende modernisering. Kosten: 10 miljoen euro, inclusief onderhoud. Om een einde te maken aan de vele onrustige verhuisbewegingen in het toch steeds krapper aanvoelende gemeentehuis is gekozen voor een transformatie naar kleine units zonder gangen. De reserveringsystemen voor vergaderruimtes en werkplekken van de app TableAir zijn eraan gekoppeld. Zowel babyboomer als millennial kan ermee werken. Een verdieping is al opgeleverd, compleet met koffietuinen en focusruimtes.



Menselijke maat

In kantoorontwikkeling heeft Amstelveen lang stilgestaan, aldus projectdirecteur Hans Schekermans. ‘Voorheen hadden we de kantoortuin, maar in de organisatie was er meer behoefte aan flexibel en geconcentreerd kunnen werken en bevordering van de samenhang.’ De gemeente ging op bezoek bij  Alkmaar en Almere om te kijken hoe die het flexwerk hadden ingericht. ‘We vonden het belangrijk de menselijke maat te vinden. Het moet goed voelen voor het personeel. Er werken hier vier generaties, waarvan bijna de helft babyboomer is, zeg de medewerker van 55-plus. Voor hen is het een heftige verandering om hun vaste plek af te pakken. We hebben naar meerdere systemen gekeken en met het huidige reserveringssysteem kan iedere medewerker goed overweg. Let wel: het is nu nog steeds mogelijk om een vaste plek te reserveren.’



Van 2D naar 3D

Hoe gaat het dan in zijn werk? ‘We gebruiken het dus niet voor assetbeheer, om te meten, maar we geven medewerkers een tool die ze zelf kunnen gebruiken: zelfmanagement. Om in de flexibele modus te komen, maken we ze een beetje warm met de optie dat het anders kan. Als ze op een plek zitten waar ze last hebben van de topkoeling, kun je daar iets aan laten doen, maar je kunt ook eens ergens anders gaan zitten. Je probeert ze op die manier te verleiden.’ Geen Big Brother, voldoende werkplekken en een tool, waarmee je een werkplek kunt reserveren. Dat kan dus via de app TableAir. ‘Daarin zie je een plattegrond van het pand. Veel mensen weten dan nog niet waar ze zich bevinden, dus hebben we de plattegrondtekening gewijzigd van 2D naar 3D en de trapportalen met kleuren aangegeven voor de oriëntatie. Google Maps hebben we erachter gegooid, dat werkt goed om plekken te vinden.’

Toegangspasje

Maar bij het reserveren via de app begint de oudere generatie toch moeilijk te kijken, dus heeft Amstelveen het toegangspasje ingezet om een bureau te kunnen reserveren. De kleur van de sensor op het bureau verandert van groen naar blauw als je die met het pasje scant. ‘Er is dus een hybride situatie: je kunt een plek via de app reserveren of via je toegangspas.’ Iedere collega kan zien dat het bureau is gereserveerd. ‘Maar om in te checken zoekt de sensor naar de telefoon of de toegangspas van degene die heeft gereserveerd en is de plek bezet. Ben je er toch niet binnen een half uur na de opgegeven tijd, dan komt het bureau automatisch weer vrij. Kom je wel, dan kan het systeem zelfs door je hand te meten bepalen hoe hoog het bureau komt te staan. Ieder bureau heeft namelijk een zit- en sta-optie. Je kunt instellen dat je na een uur een melding krijgt dat je weer in de sta-stand wilt.’ Bij het uitloggen, belangrijk voor het coronaproof kantoor, gaat de sensor op rood: het bureau nog moet worden schoongemaakt. ‘Je kunt dan wachten op schoonmaak, maar je kunt als je er toch meteen wilt zitten, ook zelf met je schoonmaakkit het bureau schoonmaken.’



Lees het hele verhaal over het coronaproof gemeentehuis van Amstelveen deze week in BB16 (inlog)