De afdeling communicatie kan de deur wel uit. Het wordt vaker geroepen, maar werkt het ook? De gemeente Appingedam doet het zonder, bewust. Burgemeester Rika Pot belicht op de website Communicatieonline de voordelen van het opdoeken van de afdeling communicatie.
'Zonder afdeling communicatie zijn we flexibeler'
De afdeling communicatie kan de deur wel uit. Het wordt vaker geroepen, maar werkt het ook? De gemeente Appingedam doet het zonder, bewust.…
Burgemeester Rika Pot: ‘Geen afdeling communicatie betekent natuurlijk niet dat er niet gecommuniceerd wordt. Het gaat niet zozeer om de vorm – doe je het vanuit een afdeling? – maar om de inhoud. Wij communiceren zelfs erg intensief met onze inwoners. We hebben alleen geen vrijgestelde mensen voor communicatie, maar hebben het flexibeler ingericht.’
Hoe ziet dat er in de praktijk uit?
‘We organiseren onze communicatie vooral rond projecten. Per project kijken we welke communicatie nodig is, en brengen we dat onder in het projectteam. Soms kan een medewerker dat erbij doen, soms vragen we iemand extern. Het is een flexibele en vaak ook creatievere manier van werken.'
Hoe bedoelt u dat?
'We kunnen beter inspelen op de vraag welke mensen en kwaliteiten we nodig hebben. Wij zijn als Appingedam bijvoorbeeld veel bezig met stadpromotie en gebiedsontwikkeling. Daar zijn verschillende soorten communicatie en creativiteit voor nodig. Degene in het projectteam die verantwoordelijk is voor de communicatie, kan scherpere keuzes maken in de capaciteit die we nodig hebben. Je kunt beter sturen dan wanneer je alles door je eigen communicatieafdeling zou laten uitvoeren.'
Is het eigen een bewuste keuze geweest, geen afdeling communicatie?
‘Het is vanuit het kostenaspect begonnen. We hebben afgelopen jaren een groot aantal rondes van bezuinigingen gehad en moesten prioriteit aanbrengen. Niet dat er een afdeling communicatie is gesneuveld, maar we hebben gezegd: communicatie kunnen we prima op deze manier aanpakken.’
En dagelijks communicatiewerk, zoals persconferenties en het begeleiden van interviews?
‘We houden gewoon inspraakavonden en persconferenties. Iedere 14 dagen na het collegeberaad is er bijvoorbeeld een bijeenkomst met de pers. Het grappige is ook dat we als college juist erg goed kijken hoe we dit soort communicatie kunnen verbeteren. Doordat we het zelf doen voelen we ons meer verantwoordelijk. Je spreekt nu bijvoorbeeld met mij over dit onderwerp, terwijl je anders waarschijnlijk een interview had gehad met het hoofd communicatie.’
Kost het u eigenlijk veel extra tijd?
‘Nee hoor, het gaat redelijk integraal. Ik vind het belangrijk dat ik als burgemeester veel aandacht aan communicatie besteed, en zou het geen goede zaak vinden als dat zou zijn weg-geprofessionaliseerd.’
Hoe zit dat met de rest van de organisatie?
‘Onze medewerkers zijn zich er erg van bewust dat communicatie met onze inwoners van groot belang is. Burgerparticipatie is een leidraad in ons werk, we willen burgers ook eigenaar van een probleem te maken. Dat houdt in dat medewerkers ook meer naar buiten moeten treden om ze daartoe in staat te stellen. In die transitie zitten we nu. We kijken of we de communicatie met inwoners anders kunnen vormgeven. Daarin speelt natuurlijk ook de gemeenteraad een rol en de griffier, die kijkt of de raad voldoende communicatiemogelijkheden heeft.’
Laat u ook zaken liggen doordat u geen afdeling communicatie heeft?
‘Ja hoor. Een vaste medewerker communicatie zou ons waarschijnlijk meer comfort geven om het onderwerp communicatie proactiever te benaderen, maar die context hebben we financieel gezien niet. We hebben ook besloten om Twitter en Facebook heel beperkt in te zetten. Er zijn wel accounts, maar geen formatie om daadwerkelijk de dialoog te voeren met onze burgers. Want als je dat wilt doen, moet je het goed doen. We beperken ons dus tot anderhalve medewerker die onze website beheert en webcare doet.’
Jasper Mulder, Communicatieonline
Reacties: 16
U moet ingelogd zijn om een reactie te kunnen plaatsen.
Er gaat nu een schok door gemeenteland: in gemeenten werken onthutsend veel mensen, die zich louter met communicatie bezig houden. Zij vormen een enorme overhead. Als het voorbeeld van Appingedam nu navolging zal vinden, doemt er een enorm bezuinigingspotentieel op/
Ik hoop dat ze in Amsterdam meelezen...zie ok dat artikel van 29 juni in BB
Het is natuurlijk preken voor eigen parochie, maar het klinkt zeer onverstandig. Communicatie is een vak, niet iets dat je 'erbij doet'. Voor burgers zijn consistentie, transparantie en interactie drie hele belangrijke begrippen en zonder iemand die dit bewaakt en coördineert zal het al gauw een ratjetoe worden. Desalniettemin: ik ga dit met interesse volgen.
@ Sandra. Ik werk ook in een organisatie waar het wemelt van de communicatie-adviseurs. Op transparantie heb ik ze nooit kunnen betrappen; op 'spinning' wel.
De lui praten altijd als voor gepropageerde houten harken. Ik luister liever naar mensen die praten met hun hart
Zelfreflectie en met een gezonde dosis kritiek naar het communicatievak kijken, daar is niks mis mee. Sterker nog: er ligt een uitdaging om nog beter voor het voetlicht te brengen wat we doen en welke toegevoegde waarde we hebben. Iedereen communiceert doorlopend, maar dat betekent niet dat je communicatie als discipline zomaar terzijde zou moeten schuiven. Integendeel: hoe ingewikkelder de samenleving wordt, hoe groter de behoefte aan communicatieprofessionals. Juist zij zijn in staat om te helpen begrijpelijk beleid te maken, te letten op hiaten in beeldvorming en te wijzen op het ontbreken van verbinding. Het vak verandert, dat is waar en we zullen onze meerwaarde moeten blijven aantonen. Maar sla de (digitale) kranten maar open of check het nieuws online: er gaat geen dag voorbij zonder dat organisaties worstelen met hun identiteit, imago of reputatie. Ook ik blijf deze gemeente met belangstelling volgen en ik hoop dat de gemeente op haar beurt de omgeving blijft volgen, lokaal, regionaal en op wereldschaal.
@Sven/Ruben
Laat ik het diplomatiek formuleren. In een hoop organisaties maakt de communicatie afdeling mensen een beetje lui. mensen schuiven heel snel allerlei çommunicatieproblemen' door of het wordt uit hun handen getrokken.
Eindelijk! zou ik willen zeggen. Ik heb te vaak van opdrachtgevers gehoord dat het inschakelen van de communicatieafdeling voor hen betekent dat ze er een probleem bij krijgen. Ik heb het zelf ook meegemaakt en gezien (zelf in de rol van communicatieadviseur). Ik vind dat communicatie niet meer is dan een bijdrage aan het beleid, aan een project en uiteindelijk aan het grotere geheel van de organisatie. De communicatiedeskundige als lid van het beleidsteam of het projectteam. Ik ben er helemaal voor.
Een centrale communicatieafdeling zorgt ervoor dat communicatie teveel een eigen leven gaat leiden. De afdeling helpt niet meer maar lijkt eerder uit op haar stempel te drukken op ieder project (even gechargeerd gezegd).
Ongetwijfeld heeft de constructie van Appingedam ook nadelen, maar ik vind het toch een stap in de goede richting. Natuurlijk is communicatie een vak, maar wel in dienst van de organisatie. Daarom omschrijf ik mijn werk nu als: ik help projectmanagers om mensen in beweging te brengen.
In een ideale wereld is een afdeling communicatie niet nodig. Het is fijn om te horen dat Appingedam deze status al bereikt heeft en elke beleidsmaker en projectleider in staat is communicatierisico's in te schatten en belangen van alle partijen in de gaten heeft en mee kan wegen. En hierin vooral ook niet blind is en het hele speelveld overziet. Fantastisch. Daar zal de lokale gemeentesecretaris trots op zijn. Hoe is dat bereikt in Appingedam? Zijn alle projectleiders en beleidsmakers getraind? Zijn ze geschoold geraakt in de nuances van procescommunicatie en het politieke umfeld? Ik ben benieuwd hoe het zover is gekomen. Ik zie communicatie altijd als het paar ogen dat meekijkt, wikt en weegt vanuit de andere invalshoek en risico's op vlak van reputatie en procesregie weet in te schatten. Ik ben ervan overtuigd dat strategische communicatie en procesregie een belangrijke bijdrage leveren aan de doelmatigheid en aan de democratische toets aan de voorkant. Ik zou de gemeenteraad in Appingedam een extra toetsend element op dat punt willen meegeven. Communicatie benoemt vaak zaken in het proces die onbenoemd blijven en waarvoor projectleiders bedoeld of onbedoeld hun ogen sluiten. Een kleine toets: een nieuwe honkbalknuppel en de bal samen kosten 110 euro. De knuppel kost 100 meer dan de bal. Wat kost de bal? Wanneer u nu antwooord geeft en u doet dat met een snelle 10 euro, zal ik u vertellen dat het antwoord 5 is. Rekent en leest u vooral de opgave nog eens na en gerust nog eens. En al u het nodig heeft nog eens en schrijf de som maar op papier. Het klopt echt. En dan houd ik een pleidooi voor communicatie, als een sterke partner met het venster op de echte wereld. Het is een bijzondere taak de buitenwereld en de werkelijkheid binnen te brengen. Door professionals die in staat zijn dat te doen wat nodig is.
@Bergman
Dat voorbeeld van die honkbalknuppel vindt ik exemplarisch voor een slechte communicatieadviseur. De boodschap nodeloos moeilijker maken door er heeel anders tegenaan te kijken ipv praktisch bij de feiten te blijven...
Toen ik indertijd werkte als hoofd communicatie en communicatie-adviseur bij gemeenten, was mijn ideaal om de communicatiefunctie overbodig te maken, zodra elke collega voldoende communicatief was. In de praktijk zijn specifieke communicatie-activiteiten nodig, zoals de burgemeester ook vertelt. Daarbij is mijn ervaring dat niet iedere ambtenaar en bestuurder zich als vanzelf bewust is van zijn/haar persoonlijke communicatie. Communiceren blijft een vak.
Ik mis de afdeling communicatie wanneer die niet in een organisatie aanwezig is. Elke projectleider kan dan het wiel opnieuw uitvinden. Samenhang tussen projecten verdwijnt helemaal. Ik denk dat op de lange termijn een communicatieafdeling meer geld oplevert dan dat het kost.
Het begint bij communicatie, dat is de eerste zin van Ron van der Jagt in het voorwoord van Communicatie NU. Warm aanbevolen aan de pleitbezorgers van het afschaffen van de afdeling communicatie. Communicatieadviseurs zijn er niet om beleid begrijpelijk te maken maar om begrijpelijk beleid te helpen maken.
Mijn ervaring is, dat een voorlichter van de gemeente iemand hoort te zijn die midden in de organisatie moet staan en per onderdeel/collega maatwerk levert. Zeer divers dus. Het onderwerp zelf blijft de verantwoordelijkheid van de (beleids-)ambtenaar of bestuurder. Daarbij vinden interviews plaats door de voorlichter met de verantwoordelijke en er wordt een basistekst voorgelegd aan de ambtenaar/bestuurder.
Mijn ervaring is overigens wel, dat er foute voorlichters zijn (niet alle dus) die er een handje van hebben om hun mening en schrijfwijze op te dringen aan de verantwoordelijke ambtenaar/bestuurder. In de tijd van de 'vrijwillige wethouders' kwam dat veel voor. Ik heb dat altijd als een soort minachting voor de bestuurders gezien vanwege de houding: 'Ik ben de expert/voorlichter. Door ook de verantwoordelijke ambtenaar de voorlichting/communicatie te laten bedenken en uitvoeren is de betrokkenheid bij het onderwerp nog weer groter. Schrijven kunnen die ambtenaren allemaal want zij stellen ook het advies aan College/ raadscommissie en gemeenteraad op.
Kortom, wegdoen van de voorlichter zal niet altijd aan de orde zijn in de gemeenten maar een andere taakstelling kan echt geen kwaad. Onmisbaar zijn deze functionarissen nooit. Dat geldt uiteraard ook voor menig andere ambtenaar. Kantoren van bedrijven kennen dit onderwerp ook wel.
wie goed leest ziet dat er geschoven is met potjes. communicatiemensen worden nu uit projectbudgetten betaalt. de burgemeester die nu interviews geeft kost ook geld. de productie van communicatiemiddelen voor de inspraakavonden worden gemaakt door externe bureaus. Het zou de burgemeestee sieren als ze verteld dat ze de communicatie nu anders heeft georganiseerd ipv dat ze trots vertelt sat ze de afdeling heeft afgeschaft. ben benieuwd of het beter werkt en goedkoper is. laat me verrassen door het onderzoek daarnaar.
Complimenten Appingedam; hoewel misschien niet iedereen even communicatief vaardig is en weet welke wegen en tools te gebruiken, is het wel degelijk zo dat men met elkaar daarin vaardigheid kan ontwikkelen en let wel; niet iedereen met een diploma communicatie, is het communiceren machtig. Bij vaste communicatieafdelingen komt het maar al te vaak voor dat er enorme vertragingen in het uiten van simpele boodschappen optreden omdat er een aantal "plasjes" over gedaan moeten worden omdat dat nu eenmaal de afspraak is. Ook komt het voor dat communicatieafdelingen zich centraal zetten als hét punt van waaruit het gebeurd. Zij zijn zich steeds minder bewust dat ze ondersteunend zijn aan de core business en dat hun meerwaarde juist daarin zit. Je moet als gemeente ook geen verkoopverhaaltje willen verkopen of een mooiere omlijsting. De maatschappij is veel slimmer geworden. Ook een compliment om te durven kiezen voor minder middelen te gaan en niet met iedere nieuwe invloed mee te gaan. Hierdoor blijft het ook beter beheersbaar en je hoeft ook niet overal aan mee te doen. Duidelijke communicatie via een duidelijk afgegeven weg is prima en geaccepteerd daar waar brede middelen vaak ook gaten laten vallen. Ga zo door Appingedam!