Het COA stapt over op ERP-systeem van AFAS

Het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA) gaat overstappen op het AFAS ERP-systeem. Dit systeem gaat de HR- en financiële processen van het COA integreren en automatiseren. De verwachting is dat dit gaat leiden tot meer flexibiliteit en efficiëntie. Saskia Roelofs, Manager Financiën bij het COA, vertelt over de keuze voor AFAS en de verwachtingen van de implementatie. 

De keuze voor integraal werken

"De integrale aanpak is een voortzetting van de huidige werkwijze in ons huidige ERP-systeem. We zien veel voordelen in een geïntegreerd systeem, omdat HR en financiële processen vaak in elkaar overlopen en wij nu door AFAS gefaciliteerd worden in de koppeling tussen deze processen."

De huidige uitdagingen

"Het huidige ERP-systeem kent veel maatwerk dat specifiek voor het COA is ingericht. Dit heeft tot gevolg dat aanpassingen in het huidige systeem of het verwerken van updates steeds meer tijd kosten. Dit komt o.a. door het vele testwerk dat daarbij komt kijken. Het COA heeft als organisatie die werkt in een zeer dynamische omgeving flexibiliteit nodig. Wij hopen juist door meer gestandaardiseerd te gaan werken deze flexibiliteit te gaan bereiken. Dat klinkt beste een beetje tegenstrijdig, want gestandaardiseerd werken wordt vaak gezien als inflexibel. Wij zien nu dat juist door het vele maatwerk we het tempo van op- en af schalen niet goed meer kunnen bijhouden."

Efficiënter werken 

"Wij verwachten door te gaan werken vanuit de best practices van AFAS zowel de HR-processen als de ERP-processen meer te gaan automatiseren dan nu het geval is. Daarnaast willen we de toegang tot sturingsinformatie verbeteren, zodat we onze processen continu kunnen verbeteren. Voor het COA is het bestelproces bijvoorbeeld erg belangrijk. Elke locatie binnen het COA moet gemakkelijk de benodigde artikelen besteld worden, dat gaat van koffiefilters tot boormachines. We verwachten met de software van AFAS dit proces gemakkelijker en gebruikersvriendelijker in te gaan richten."

Gerben Eversdijk, commercieel manager bij AFAS voegt toe: "Integraal werken gaat voor het COA verder dan alleen plannen optimaliseren, werkprocessen efficiënter maken en de kwaliteit van dienstverlening aan asielzoekers verhogen. Het betekent ook dat ze hun missie om mensen in nood op een nog krachtigere en doeltreffendere manier te helpen, kunnen vervullen. We zijn blij dat we hen hierin kunnen ondersteunen."

ERP-systeem van AFAS

"AFAS is de leverancier die zich het beste heeft verplaatst in de wensen en behoefte van het COA. In de aanpak en fasering kwam dat duidelijk naar voren. De aangeboden extra implementatiebegeleiding gaat ons helpen om van de implementatie een succes te maken."
Saskia Roelofs verwacht dat de implementatie van het ERP-systeem van AFAS het COA gaat helpen om de organisatie efficiënter en effectiever te maken.