Aandachtspunten bij inhuur van juristen door (decentrale) overheden

Het inschakelen van adviesbureaus door overheden staat in het middelpunt van de belangstelling. Nieuwsuur meldde onlangs dat gemeenten en provincies voor de uitvoering van de energietransitie afhankelijk zijn geworden van een paar honderd commerciële bureaus. Binnenlands Bestuur wijdde er zelfs een hele arbeidsmarktspecial aan. Belangrijke risico’s bij het (veelvuldig) inschakelen van externen: de afhankelijkheid, het weglekken van kennis en een gebrek aan transparantie.

Van 2019 tot juni 2023 werkte ik vanuit een adviesbureau als juridisch adviseur voor overheden, meestal gemeenten. Terugblikkend op die jaren, en in aanvulling op Nieuwsuur en Binnenlands Bestuur, deel ik graag wat aandachtspunten.

Er kunnen goede redenen zijn voor inhuren. Denk aan werkpieken, tijdelijke afwezigheid van medewerkers, achterstanden, kortstondige, specifieke expertise, of de noodzaak voor iemand met een frisse blik. Maar de mate waarin dit op teamniveau plaatsvindt moet in het oog worden gehouden. Het gaat vaak over organisatie-gemiddelden (soms ook afgezet tegen landelijke gemiddelden) of de Roemer-norm, die behelst dat op ministeries externe inhuur maximaal 10 procent van de totale personeelsuitgaven mag bedragen. Echter, ook als de inhuur ‘slechts’ 5 procent bedraagt en geconcentreerd is op bepaalde organisatieonderdelen, kan dit alsnog problematisch zijn. Ik heb wel eens in een zespersoons-projectgroep gezeten waarbij maar één medewerker een vaste kracht was.

Ook op het niveau van dossiertoedeling is de inhuurkwestie van belang. Het kan bijvoorbeeld wenselijk lijken om een frisse, gespecialiseerde blik te krijgen op een lastige en langlopende zaak, maar verplaats je ook in de burger die erbij betrokken is. Voor diegene kan het juist een enorme domper zijn om (alweer) een nieuw aanspreekpunt te krijgen, die de voorgeschiedenis slechts uit overlevering kent.

Nog een aandachtspunt is de start van de inhuur, en dan in het bijzonder de door de inhurende overheidsinstantie verlangde documenten (VOG, geheimhoudingsverklaring, integriteitsverklaring etc.). In mijn ervaring varieert het sterk welke documenten verlangd worden én of die tijdig worden opgevraagd/aangeboden.

Wees er transparant over of iemand ingehuurd is en, indien meerdere juristen van hetzelfde adviesbureau zijn ingehuurd en bij dezelfde taak of zaak betrokken zijn, over wat hun achterliggende verhouding is. Ik was zelf eens interim-secretaris bij een bezwaarschriftencommissie en een collega van mij zat tijdelijk bij het juridische team van de betreffende overheidsinstelling. Een inwoner wilde weten hoe diegene en ik ons achter de schermen – bij ons adviesbureau dus – tot elkaar verhielden. Die andere jurist had daar immers mijn leidinggevende kunnen zijn. Hoewel dat niet het geval was, was de vraag/zorg terecht en ik had daar zelf nog niet over nagedacht.

Voor wat betreft het al genoemde weglekken van kennis: zorg voor duidelijke eindrapporten, overdrachten en communicatielijnen achteraf om dit zo veel mogelijk te voorkomen. Bovendien zou een ingehuurde, als de opdracht zich daar ook maar een beetje toe leent, het doel moeten hebben om zichzelf overbodig te maken en daarmee dus juist bij te dragen aan de ónafhankelijkheid van de inhurende instantie.

Tot slot: voor het sociaal domein was nabijheid een van de ideeën bij de decentralisaties van 2015. ‘Dichter bij de burger’ en lokaal maatwerk komen allicht beter uit de verf met een (goeddeels) vaste, lokale staf. Wees hier alert op.

Coen Modderman is hoogleraar Recht in de decentrale overheden aan de Open Universiteit en Thorbecke-fellow aan de Universiteit Leiden