Bouwen aan vertrouwen op ambtelijke werkvloer

Vertrouwen tussen medewerkers en leidinggevenden wordt in de publieke sector als belangrijkste voorwaarde genoemd om medewerkers de ruimte te kunnen geven waar, wanneer, hoe en met wie ze hun werk doen. Maar dat vertrouwen moet wel worden opgebouwd.

Anne-Marie Buis, senior adviseur bij Binnenlandse Zaken, en filosoof Jelle de Boer stellen in een essay in Binnenlands Bestuur dat ethisch leiderschap tonen daarvoor een absolute voorwaarde is, naast het op gezette tijden houden van moreel beraad onder collega’s.

Discretionaire ruimte

De tijd dat ambtenaren vanachter hun bureau en op aanwijzing van hun leidinggevende uitsluitend hiërarchische opdrachten uitvoeren, zou volgens hen ver achter ons moeten liggen. De huidige tijd vraagt van veel ambtenaren juist dat ze ondernemend zijn, gedurfd, experimenteel; dat ze zaken met elkaar verbinden en zelf verbindingen aan weten te gaan. Tegelijkertijd kunnen traditionele bureaucratische waarden als onpartijdigheid, loyaliteit, voorspelbaarheid, regelgetrouwheid en spaarzaamheid niet zomaar aan de kant gezet worden. Deze horen nu eenmaal bij de rechtstatelijke rol en verplichtingen die de overheid heeft.

‘Ambtenaren moeten in staat zijn te laveren tussen deze twee waardesystemen, die in de praktijk op gespannen voet kunnen staan. Bovendien hebben ze ruimte nodig om te kunnen laveren en moeten ze ook nog eens verantwoord om kunnen gaan met de toename aan discretionaire ruimte’, zo trappen Buis en De Boer hun essay af.

360 graden feedback

Dat alles vraagt dat medewerkers en leidinggevenden op elkaar moeten kunnen vertrouwen, want vertrouwen is een noodzakelijk ingrediënt voor een succesvolle werkrelatie. Een grotere professionele ruimte in combinatie met een sterke basis van vertrouwen doet volgens hen vooral een groter appel op de relatie tussen medewerker en leidinggevende. ‘Beiden dragen een verantwoordelijkheid om de relatie te onderhouden en de samenwerking te verbeteren. Bij deze andere relatie passen ook andere beoordelingsmechanismen, zoals bijvoorbeeld het 5-R ­analysemodel of 360 graden feedback. Instrumenten die veel meer nadruk leggen op gelijkwaardigheid, wederkerigheid en doorlopende formele en informele interactie en gestructureerde reflecties’, aldus de auteurs.

Daarnaast is het bij meer professionele ruimte volgens hen belangrijk dat individuen de eigen grenzen kennen en verkennen en tijdig signaleren wanneer de inzet, kennis en vaardigheden van anderen gewenst zijn wanneer de eigen grenzen zijn bereikt. Dat vraagt vooral om een dosis zelfreflectie. Interventies om reflectie te bevorderen en te ondersteunen zijn schaduwmanagement en buddy-systemen.

Moreel beraad

In een cultuur waarin vertrouwen het uitgangspunt is moet volgens Buis en De Boer vooral ethiek een prominente plek op de agenda hebben. ‘Moraal en integriteit reiken verder dan misstanden voorkomen zoals fraude en corruptie en hebben hier vooral betrekking op de manier waarop je wil samenwerken en de manier waarop ambtenaren om moeten gaan met de toegenomen discretionaire ruimte. Denk hierbij bijvoorbeeld aan moreel beraad of het opbouwen van ‘moresprudentie’. Moreel beraad kan een collegiale consultatie en toetsing zijn waarbij medewerkers geregeld en systematisch integriteit bespreken en dit relateren aan hun professionele beroepsoefening’, stellen ze.

‘Investeer in normatieve professionaliteit, maak ambtenaren bewust van het krachtenveld van verschillende normen –  maatschappelijk, organisatorisch, professioneel en persoonlijk – waarin ze opereren, en help ze om daarin hun eigen zorgvuldige morele afwegingen te maken.’

Hoofdrol leidinggevende

Een hoofdrol is weggelegd voor leidinggevenden. Zij zorgen er niet alleen voor dat ethiek een plek krijgt op de agenda maar vervullen ook een voorbeeldrol. Buis en De Boer: ‘Ontwikkel en investeer dus in ethisch leiderschap zodat leidinggevenden niet alleen in staat zijn om die voorbeeldrol goed in te vullen, maar ook om concrete vertalingen te maken van abstracte waarden bij reële vraagstukken. Stel ze in staat dit te doen vanuit een bepaalde mate van zelfvertrouwen en op basis van een ontwikkeld ethisch besef, in gesprek met elkaar en met de medewerkers.’

Lees het volledige essay in Binnenlands Bestuur nr. 22 van deze week