Recordmanager provinciale archieven

Recordmanager provinciale archieven

Provincie Utrecht
Contracttype: Bepaalde tijd met intentie
Contractduur: 1 jaar
Domein: Bedrijfsvoering, informatie & organisatie
Salaris: 3.886,37 - 5.474,08
Opleidingsniveau: Hbo/Wo
Locatie: Huis voor de provincie (Utrecht)
Reageren voor: 2 september

Als recordmanager beheer en bewaak jij de kwaliteit van onze provinciale archieven. Daarmee draag je bij aan duurzaam informatiebeheer binnen onze maatschappelijk organisatie.

Wat ga je doen
Als record manager provinciale archieven lever je een bijdrage aan het beheer, de vernietiging en overbrenging van digitale informatie. Hierbij zorg je voor de vernietiging van een restant papieren dossiers. Tevens beheer je de informatie van de provincie Utrecht in het archiefsysteem (Corsa), en aan te besteden zaaksysteem voor bestuurlijke besluitvorming.

Verder werk je als recordmanager aan:

• Je zorgt dat dossiers duurzaam toegankelijk zijn tot ze worden vernietigd of overgebracht naar het e-depot. Daarbij richt je je op het formuleren van kwaliteitscriteria voor te vernietigen en te bewaren dossiers en datasets.
• Je beheert en bewaakt de kwaliteit van dossiers in het archiefsysteem, taakapplicaties en zaaksysteem bijvoorbeeld door middel van steekproeven.
• Je coördineert en voert selectie-, vernietigings- en overdrachtsprocessen conform de geldende selectielijsten uit.
• Ook neem je actief deel aan verschillende projecten, waaronder de inrichting van doorlopende vernietiging in samenwerking met Het Utrechts Archief en het opstellen van eisen aan zaak- en archiefsystemen.

Wat bieden wij?
Werken bij de provincie Utrecht betekent dat je een waardevolle bijdrage levert aan het oplossen van maatschappelijke opgaven. Deze opgaven vragen het bijeenbrengen van veel verschillende disciplines en belangen – vooral buiten, maar ook binnen de organisatie. Als medewerker vorm jij de verbindende schakel. We halen kennis op, delen onze deskundigheid en behalen met elkaar successen. Samen komen we verder.

We investeren in de ontwikkeling van onze medewerkers. Je krijgt volop de gelegenheid voor eigen initiatief en ruimte om te groeien. Wij vinden een gezonde balans tussen werk en privé belangrijk. Iedereen krijgt de kans om flexibel en naar eigen vermogen te werken.

Bij de provincie Utrecht werken we hybride. Hoe dit eruit ziet geven we samen vorm.

De organisatie is in ontwikkeling. We maken een professionaliseringsslag en gaan steeds meer opgavegericht werken. Als jij het leuk vindt om het voortouw te nemen en verder mee wilt bouwen aan onze organisatie, garanderen wij jou een boeiende tijd.

Naast uitdagend werk en leuke collega's bieden we jou:

• Een tijdelijke arbeidsovereenkomst van één jaar voor 32 tot 36 uur per week met uitzicht op een vast dienstverband.
• Een salaris tussen de € 3.886,37 en € 5.474,08 bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband van 36 uur per week (schaalniveau 10).
• Een Individueel Keuze Budget van 22,37% boven op je maandelijkse salaris dat je onder andere kan inzetten voor extra vrije tijd, studie of meer salaris.
• Een persoonlijk budget voor duurzame inzetbaarheid van € 6.000,- per 5 jaar. Ook kun je gebruik maken van ons interne trainingsaanbod van de UtrechtAcademie.
• Een goede pensioenregeling bij het ABP.
• Als je bij ons fulltime werkt, heb je een werkweek van 36 uur en heb je recht op 18 vakantiedagen. Je mag ook meer uur werken, je bouwt dan extra compensatieverlof op. Zo kan je bij een fulltime dienstverband tot wel 25,5 extra vakantiedagen opbouwen! Kijk voor meer informatie over uren en verlof op onze arbeidsvoorwaardenpagina.

Wie zoeken wij?
Als recordmanager heb je een proactieve werkhouding en een open instelling. Je bent kwaliteits- en resultaatgericht en hebt het vermogen om kwaliteit nauwkeurig te toetsen. Uiteraard pak je het beheren van dossiers, het opstellen van vernietigingslijsten en het uitvoeren van kwaliteitscontroles zelfstandig op. Daarbij is samenwerken met collega's voor jou vanzelfsprekend. Je draagt vanuit je persoonlijkheid een mix van daadkracht, volhardendheid en geduld mee.

Daarnaast breng je mee:

• Hbo werk- en denkniveau, aangevuld met een of meerdere vakgerichte opleidingen (SOD II, LRM, HMDI).
• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring in een vergelijkbare functie bij een overheidsorganisatie.
• Kennis van Archiefwet- en regelgeving, en hieraan gerelateerde processen zoals selectie, vernietiging en overbrenging van dossiers.
• Ervaring met methodieken voor meta datamodellen, recordmanagement, inrichting van en kwaliteitsmonitoring in applicaties.

Wie zijn wij?
Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Jouw thuisbasis is het domein Bedrijfsvoering Informatie en Organisatie (BIO). Dit domein verzorgt uitvoerende, kader stellende en strategische bedrijfsvoeringstaken van de organisatie, zodat onze collega's zich vanuit een optimale informatiepositie kunnen concentreren op de realisatie van de primaire doelstellingen. Wij richten ons op een integrale bedrijfsvoering die past in de huidige tijd. Wij blijven onze producten en diensten ontwikkelen en verbeteren. Zo leveren wij een optimale ondersteuning en een dienstverlening met toegevoegde waarde voor de (interne) klanten.

Informatiebeheer en archivering
Eén van de pijlers onder onze ambitie is goede informatiebeheer en archivering. Informatiebeheer is voor ons binnen het kader van duurzame toegankelijkheid de inrichting en uitvoering van het opslaan, het bewaren en beheren, het ontsluiten of (actief) leveren, en het overdragen, verplaatsen, verwijderen of vernietigen van informatie. Informatie wordt bij ons in verschillende systemen gecreëerd en opgeslagen. Uiteindelijk moeten dossiers en databestanden worden vernietigd of worden overgebracht naar het e-depot bij Het Utrechts Archief. Hierin speel jij een belangrijke rol.

Cluster Informatiebeheer
Als record manager provinciale archieven maak je deel uit van het cluster Informatiebeheer. Je werkt samen met de adviseurs informatiebeheer en operationeel DIV adviseur (Documentaire Informatievoorziening).

In 2024 heeft binnen het taakgebied Informatievoorziening een organisatieverandering plaatsgevonden. Een belangrijke verandering daarbinnen is de samenvoeging van de voormalige clusters Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie (DUTO) en Documentaire Informatievoorziening (DIV) tot het huidige cluster Informatiebeheer. Dit cluster bestrijkt het volledige spectrum van informatiebeheer: van beleid, kwaliteitszorg t/m de operationele DIV-werkzaamheden als scannen, registreren en archiveren van afgesloten digitale dossiers en selectie en vernietiging. Het cluster Informatiebeheer bestaat uit 12 medewerkers.

Voorheen opereerden deze clusters afzonderlijk en was er geen structurele samenwerking tussen beide. De samenvoeging heeft als doel dat het cluster als één geheel gaat functioneren en dat het goed is toegerust om de uitdagingen die digitaal informatiebeheer met zich meebrengt aan te kunnen.

Onlangs is er een kwartiermaker gestart die er zorg voor moet dragen dat het cluster Informatiebeheer als één geheel gaat functioneren en dat alle taken en rollen die uitgevoerd moeten worden door cluster Informatiebeheer duidelijk en goed belegd zijn.

Solliciteren
Ben je geïnteresseerd? Reageer dan voor 1 september. Wacht niet tot de sluitingsdatum met solliciteren. Als we enthousiast zijn gaan we graag eerder in gesprek!

We vinden het belangrijk dat iedereen de kans krijgt om naar vermogen te werken. In het kader van de participatiewet nodigen we daarom juist ook kandidaten met een registratie in het doelgroepenregister van harte uit om naar deze functie te solliciteren.

Wij vragen van iedere nieuwe medewerker een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Integriteit komt terug in het sollicitatiegesprek.

Contactinformatie
Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Jenny van den Heuvel (teamleider IV-P), telefoon 06 22 23 26 64.

Voor meer informatie over de procedure kun je contact opnemen met Niels Schouten, adviseur werving & selectie, telefoon 06 38 20 59 24 of mail matchpoint@provincie-utrecht.nl.

Jouw contactpersoon
Niels Schouten
Adviseur werving & selectie
+31 6 38 20 59 24
niels.schouten@provincie-utrecht.nl
matchpoint@provincie-utrecht.nl