Projectsecretaris/Verandermanager
Functieomschrijving
Het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA) is verantwoordelijk voor de opvang en begeleiding van asielzoekers en bereidt hen voor op een verblijf in Nederland of terugkeer naar het land van herkomst. Het COA is als zelfstandig bestuursorgaan met de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) en de Dienst Terugkeer en Vertrek (DT&V) onderdeel van de vreemdelingenketen.
Door een extern bureau is de financiële functie van het COA geëvalueerd en zijn aanbevelingen gedaan voor de doorontwikkeling van deze functie. Om de financiële functie naar een hoger volwassenheidsniveau te brengen, is een regieteam gevormd dat afgelopen juni van start is gegaan om alle voorgestelde veranderingen te begeleiden, aan te jagen, te laten omarmen door de medewerkers en over de voortgang te rapporteren aan de stuurgroep, bestuur en directie van het COA.
Het regieteam bestaat momenteel uit een projectleider, een verandermanager en medewerkers uit de organisatie. Ze zijn op zoek naar een projectsecretaris die het regieteam kan ondersteunen.
Het doel van het project is om samen aan een professionelere financiële functie te werken. Er wordt gewerkt aan verbetering op vijf thema’s: besturing, inrichting, processen, mensen en systemen. Dit betekent: minder adhoc werken en meer duidelijkheid, structuur en samenwerking. Het accent ligt nu op de processen en op mensen en samenwerking, met aandacht voor rolduidelijkheid, rolvastheid en samenwerking.
Belangrijke actielijnen zijn:- Walkthroughs van financiële processen, gezamenlijk doorleven van processen waaronder de P&C processen (jaarrekening, tertaalrapportages, jaarplan en begroting) en de overige financiële processen zoals bijvoorbeeld het p2p- proces.
Het doel is om inzicht te krijgen in hoe het proces verloopt, rollen en verantwoordelijkheden, taakverdeling, signalering van rolonduidelijkheid, mandaat & eigenaarschap (harde kant) en om inzicht te krijgen in rolvastheid, samenwerkingsverbanden, aanspreekgedrag, open communicatie (zachte kant). - Veranderaanpak gericht op het thema ‘mens’ met het doel een duurzame manier van werken in de organisatie en optimale samenwerking tussen de teams van de financiële functie, zodat de financiële functie naar een hoger volwassenheidsniveau wordt gebracht
De projectsecretaris ondersteunt het regieteam, bewaakt voortgang en draagt bij aan de implementatie van verbeteringen.
Als Projectsecretaris ondersteun je de projectleider (24 uur per week) en verandermanager (12 uur per week) bij de dagelijkse uitvoering van het project. Je werkzaamheden omvatten:
Projectmanagementondersteuning:
• Opstellen en bijhouden van projectplanningen, voortgangsrapportages;
• Organiseren van stuurgroep en regieteam vergaderingen;
• Voorbereiden en notuleren van stuurgroep- en regieteamvergaderingen, bewaken van actiepunten;• Ontwikkelen van projecttemplates (walkthrough templates, voortgangsrapportages, besluitvormingsdocumenten, presentatiemateriaal;
• Zorgdragen voor duidelijke en effectieve communicatie over het project naar alle betrokkenen;
• Voorbereiden stand-ups voor de medewerkers;
• Opzetten en inrichten van een projectorganisatiestructuur op SharePoint en het beheren van de projectdocumentatie.
Walkthrough-ondersteuning
• Voorbereiden en plannen van walkthroughsessies;
• Tijdens de sessie vastleggen van informatie in templates;
• Na afloop uitwerken van bevindingen, verwerken en opvolgen van acties, opstellen van adviezen en presentaties.
Verandermanagement ondersteuning;
• Coördineren van workshops en veranderinitiatieven. • Je bent sparringpartner en adviseur op tactisch niveau en vervult een spilfunctie met de verandermanager voor de veranderaanpak;• Je bewaakt planning en procedures rondom besluitvorming en beleidsontwikkeling zoals medezeggenschap, leiderschapsontwikkeling en organisatieontwikkeling;
• In overleg met de verandermanager bereid je de agenda en stukken voor ten behoeve van diverse overleggen;• Je concipieert en redigeert stukken en presentaties en geeft inhoudelijke vorm aan de follow-up in overleg met verandermanager;
• Je volgt en signaleert belangrijke ontwikkelingen binnen de omgeving van het werkveld van het project.
• Je hebt minimaal een afgeronde HBO/WO opleiding bij voorkeur Finance & control, Master public financial management of Projectmanagement;• Je hebt minimaal 5 jaar (werk)ervaring als projectsecretaris/PMO-er met basiskennis van de financiële processen binnen het publieke domein, bij voorkeur bij een uitvoeringsorganisaties;• Je hebt inzicht in, of basiskennis van, financiële processen binnen het publieke domein (jaarrekening, jaarplan, begroting, periodieke rapportages en P2P proces);• Je bent een proactieve, initiatiefrijke persoonlijkheid die zaken snel oppakt en weet hoe je praktische oplossingen bedenkt voor organisatorische uitdagingen. Je weet hoe je voortgang kunt realiseren en veranderingen in gang kunt zetten;
• Je onderneemt zelfstandig actie en signaleert kansen die je omzet in verbeter- en vernieuwingsvoorstellen;• Je hebt een pragmatische aanpak en voert de nodige werkzaamheden zelf uit. Je denkt in oplossingen en bent resultaatgericht in de uitvoering van je taken;
• Je bent ervaren in het werken in een dynamische en veranderlijke omgeving;• Je hebt het vermogen om een toegankelijke en constructieve relatie op te bouwen met verschillende stakeholders, waarbij je actief bijdraagt aan samenwerkingen die essentieel zijn voor succesvolle veranderingen;
• Je weet draagvlak te creëren en onderlinge samenwerking te stimuleren;• Je biedt een kritische meedenkend geluid aan verandermanager en projectleider ten behoeve van de doelstellingen van doorontwikkeling financiële functie en de strategische afstemming met het geheel waarin dit project opereert.
Wij kunnen je inzetten op basis van een detacheringsconstructie: op projectcontract of in vaste dienst bij ons.
Naast een persoonlijke benadering, horen bij een detacheringsconstructie in een dienstverband bij JS Consultancy, goede arbeidsvoorwaarden. Hierbij kan je denken aan:• Aantrekkelijke salariëring conform cao Rijksoverheid, afhankelijk van jouw opleiding en ervaring en op basis van een 36-urige werkweek;
• Vakantiegeld van 8,33% en een aantrekkelijke eindejaaruitkering;
• Pensioenregeling bij StiPP. Het 1e jaar nemen wij voor onze rekening;
• Aanvullende relevante opleidingen en trainingen passend bij jouw ambities op onze kosten;
• Intervisie, coaching en periodieke kennissessies over actuele thema’s in het werkveld;
• Toegang tot het unieke netwerk van JS Consultancy;
• Laptop en een telefoon (die je ook privé mag gebruiken);
• Reiskostenvergoeding, NS Businesskaart of, afhankelijk van je reistijd, de mogelijkheid tot een leaseauto!);
• En natuurlijk een gezellige groep collega’s en regelmatig leuke bijeenkomsten en borrels.
JS Consultancy is de carrièrepartner van professionals en managers voor de publieke zaak. Bij ons werk je aan jezelf én aan oplossingen voor de belangrijkste uitdagingen in onze samenleving. Maatschappelijk resultaat. Samen met jou maken we het waar
Enthousiast geworden? Deze procedure heeft een korte looptijd, daarom ontvangen we graag z.s.m. je cv en korte motivatie via onderstaande sollicitatiebutton.
Reageren op deze vacature kan tot en met 31 december, 12.00 uur.
Voor meer informatie over deze vacature kun je contact opnemen met onze recruiter Sevim Imeci via Sevimimeci@jsconsultancy.nl of via 0630278564
Het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA) is verantwoordelijk voor de opvang en begeleiding van asielzoekers en bereidt hen voor op een verblijf in Nederland of terugkeer naar het land van herkomst. Het COA is als zelfstandig bestuursorgaan met de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) en de Dienst Terugkeer en Vertrek (DT&V) onderdeel van de vreemdelingenketen.
Door een extern bureau is de financiële functie van het COA geëvalueerd en zijn aanbevelingen gedaan voor de doorontwikkeling van deze functie. Om de financiële functie naar een hoger volwassenheidsniveau te brengen, is een regieteam gevormd dat afgelopen juni van start is gegaan om alle voorgestelde veranderingen te begeleiden, aan te jagen, te laten omarmen door de medewerkers en over de voortgang te rapporteren aan de stuurgroep, bestuur en directie van het COA.
Het regieteam bestaat momenteel uit een projectleider, een verandermanager en medewerkers uit de organisatie. Ze zijn op zoek naar een projectsecretaris die het regieteam kan ondersteunen.
Het doel van het project is om samen aan een professionelere financiële functie te werken. Er wordt gewerkt aan verbetering op vijf thema’s: besturing, inrichting, processen, mensen en systemen. Dit betekent: minder adhoc werken en meer duidelijkheid, structuur en samenwerking. Het accent ligt nu op de processen en op mensen en samenwerking, met aandacht voor rolduidelijkheid, rolvastheid en samenwerking.
Belangrijke actielijnen zijn:- Walkthroughs van financiële processen, gezamenlijk doorleven van processen waaronder de P&C processen (jaarrekening, tertaalrapportages, jaarplan en begroting) en de overige financiële processen zoals bijvoorbeeld het p2p- proces.
Het doel is om inzicht te krijgen in hoe het proces verloopt, rollen en verantwoordelijkheden, taakverdeling, signalering van rolonduidelijkheid, mandaat & eigenaarschap (harde kant) en om inzicht te krijgen in rolvastheid, samenwerkingsverbanden, aanspreekgedrag, open communicatie (zachte kant). - Veranderaanpak gericht op het thema ‘mens’ met het doel een duurzame manier van werken in de organisatie en optimale samenwerking tussen de teams van de financiële functie, zodat de financiële functie naar een hoger volwassenheidsniveau wordt gebracht
De projectsecretaris ondersteunt het regieteam, bewaakt voortgang en draagt bij aan de implementatie van verbeteringen.
Als Projectsecretaris ondersteun je de projectleider (24 uur per week) en verandermanager (12 uur per week) bij de dagelijkse uitvoering van het project. Je werkzaamheden omvatten:
Projectmanagementondersteuning:
• Opstellen en bijhouden van projectplanningen, voortgangsrapportages;
• Organiseren van stuurgroep en regieteam vergaderingen;
• Voorbereiden en notuleren van stuurgroep- en regieteamvergaderingen, bewaken van actiepunten;• Ontwikkelen van projecttemplates (walkthrough templates, voortgangsrapportages, besluitvormingsdocumenten, presentatiemateriaal;
• Zorgdragen voor duidelijke en effectieve communicatie over het project naar alle betrokkenen;
• Voorbereiden stand-ups voor de medewerkers;
• Opzetten en inrichten van een projectorganisatiestructuur op SharePoint en het beheren van de projectdocumentatie.
Walkthrough-ondersteuning
• Voorbereiden en plannen van walkthroughsessies;
• Tijdens de sessie vastleggen van informatie in templates;
• Na afloop uitwerken van bevindingen, verwerken en opvolgen van acties, opstellen van adviezen en presentaties.
Verandermanagement ondersteuning;
• Coördineren van workshops en veranderinitiatieven. • Je bent sparringpartner en adviseur op tactisch niveau en vervult een spilfunctie met de verandermanager voor de veranderaanpak;• Je bewaakt planning en procedures rondom besluitvorming en beleidsontwikkeling zoals medezeggenschap, leiderschapsontwikkeling en organisatieontwikkeling;
• In overleg met de verandermanager bereid je de agenda en stukken voor ten behoeve van diverse overleggen;• Je concipieert en redigeert stukken en presentaties en geeft inhoudelijke vorm aan de follow-up in overleg met verandermanager;
• Je volgt en signaleert belangrijke ontwikkelingen binnen de omgeving van het werkveld van het project.
Functie-eisen
• Je hebt minimaal een afgeronde HBO/WO opleiding bij voorkeur Finance & control, Master public financial management of Projectmanagement;• Je hebt minimaal 5 jaar (werk)ervaring als projectsecretaris/PMO-er met basiskennis van de financiële processen binnen het publieke domein, bij voorkeur bij een uitvoeringsorganisaties;• Je hebt inzicht in, of basiskennis van, financiële processen binnen het publieke domein (jaarrekening, jaarplan, begroting, periodieke rapportages en P2P proces);• Je bent een proactieve, initiatiefrijke persoonlijkheid die zaken snel oppakt en weet hoe je praktische oplossingen bedenkt voor organisatorische uitdagingen. Je weet hoe je voortgang kunt realiseren en veranderingen in gang kunt zetten;
• Je onderneemt zelfstandig actie en signaleert kansen die je omzet in verbeter- en vernieuwingsvoorstellen;• Je hebt een pragmatische aanpak en voert de nodige werkzaamheden zelf uit. Je denkt in oplossingen en bent resultaatgericht in de uitvoering van je taken;
• Je bent ervaren in het werken in een dynamische en veranderlijke omgeving;• Je hebt het vermogen om een toegankelijke en constructieve relatie op te bouwen met verschillende stakeholders, waarbij je actief bijdraagt aan samenwerkingen die essentieel zijn voor succesvolle veranderingen;
• Je weet draagvlak te creëren en onderlinge samenwerking te stimuleren;• Je biedt een kritische meedenkend geluid aan verandermanager en projectleider ten behoeve van de doelstellingen van doorontwikkeling financiële functie en de strategische afstemming met het geheel waarin dit project opereert.
Arbeidsvoorwaarden
Wij kunnen je inzetten op basis van een detacheringsconstructie: op projectcontract of in vaste dienst bij ons.
Naast een persoonlijke benadering, horen bij een detacheringsconstructie in een dienstverband bij JS Consultancy, goede arbeidsvoorwaarden. Hierbij kan je denken aan:• Aantrekkelijke salariëring conform cao Rijksoverheid, afhankelijk van jouw opleiding en ervaring en op basis van een 36-urige werkweek;
• Vakantiegeld van 8,33% en een aantrekkelijke eindejaaruitkering;
• Pensioenregeling bij StiPP. Het 1e jaar nemen wij voor onze rekening;
• Aanvullende relevante opleidingen en trainingen passend bij jouw ambities op onze kosten;
• Intervisie, coaching en periodieke kennissessies over actuele thema’s in het werkveld;
• Toegang tot het unieke netwerk van JS Consultancy;
• Laptop en een telefoon (die je ook privé mag gebruiken);
• Reiskostenvergoeding, NS Businesskaart of, afhankelijk van je reistijd, de mogelijkheid tot een leaseauto!);
• En natuurlijk een gezellige groep collega’s en regelmatig leuke bijeenkomsten en borrels.
JS Consultancy is de carrièrepartner van professionals en managers voor de publieke zaak. Bij ons werk je aan jezelf én aan oplossingen voor de belangrijkste uitdagingen in onze samenleving. Maatschappelijk resultaat. Samen met jou maken we het waar
Sollicitatieprocedure
Enthousiast geworden? Deze procedure heeft een korte looptijd, daarom ontvangen we graag z.s.m. je cv en korte motivatie via onderstaande sollicitatiebutton.
Reageren op deze vacature kan tot en met 31 december, 12.00 uur.
Voor meer informatie over deze vacature kun je contact opnemen met onze recruiter Sevim Imeci via Sevimimeci@jsconsultancy.nl of via 0630278564
