Programma- en Projectondersteuner (IDA)

Ben jij een hands-on, praktische persoonlijkheid, die initiatief toont? Ben jij een verbinder die actief ophaalt bij de mensen? Vind jij het leuk om een dynamisch programma met een klein team groot te laten groeien? Tover jij mooie veelbelovende plannen om tot concrete acties? En check jij actief & met tempo de follow-up?

Nieuwsgierig en vooral enthousiast? Wacht dan niet langer om te reageren op de functie van

Programma- en Projectondersteuner (IDA)
36 uur | Den Haag

De twaalf provincies van Nederland hebben allemaal hun eigen karakter. Elke provincie kent een bijzondere geschiedenis, heeft een unieke cultuur en bezit kenmerkende landschappen. Provincies spelen een belangrijke rol bij het oplossen van maatschappelijke vraagstukken op regionaal niveau, zoals de Klimaatopgave. Provincies leveren een bijdrage aan beleid en realisatie. Dat doen zij afzonderlijk, maar ook gezamenlijk via het Interprovinciaal Overleg (IPO), de koepelorganisatie van de twaalf provincies. Het IPO acteert daarbij als belangenbehartiger en aanjager van innovatie en uitwisseling van kennis.

Het programma IDA
Eén van de programma’s waarin de gezamenlijke provincies in IPO verband samenwerken is het programma Interprovinciale Digitale Agenda (IDA). In dit programma werken de provincie gezamenlijk aan de digitale transformatie van de maatschappelijke opgaven van provincies: van het stikstofdossier tot de woonopgave, van regionale economie tot onderhoud aan wegen en vaarwegen en ook op het vlak van bijvoorbeeld de dienstverlening De samenwerking binnen dit programma is georganiseerd in vier “sporen”: data, dienstverlening, bedrijfsvoering en innovatie. In projecten wordt nauw samengewerkt met medewerkers vanuit de twaalf provincies.

Jouw opdracht
Als ppo’er ben je de rechterhand van de programmamanager en de spin in het web van het programmateam. Je beweegt mee met de dynamiek van het programma. De ene keer vraagt dat het organiseren en begeleiden van een creatieve online brainstormsessie, dan weer het schrijven van stukken voor het bestuur. Je bent proactief en doet wat nodig is om het programma in volle breedte te ondersteunen. Daarnaast draag je actief bij aan het IDA-programma. Je trekt de kar voor belangrijke onderwerpen zoals de samenstelling van het Uitvoeringsplan IDA voor 2022 en de organisatie van een groot congres waar IDA wordt gepresenteerd. Waar mogelijk fungeer je als trekker van een inhoudelijk project binnen één van de sporen van IDA. Kortom je bent een ster in organiseren en faciliteren en tegelijkertijd ben je in staat om dusdanig ‘snap te hebben’ van maatschappelijke opgaven en de politiek bestuurlijke betekenis daarvan, dat je de programmamanager en met hem/haar het programmateam actief kunt helpen om de opgaves te realiseren.

Je taken zijn:

• Spin in het web: Als ppo’er ben je de spin in het web van het programmabureau. Je beantwoordt vragen die binnenkomen bij het programmabureau of zorgt ervoor dat deze bij de juiste contactpersoon terecht komen. Je bouwt verder aan het netwerk van het programma door nieuwe contacten te leggen en contacten met elkaar te verbinden.
• Uitvoeringsplan IDA 2022: organiseer samen met de programmamanager werksessies met alle twaalf provincies om de globale plannen in het Jaarplan IDA 2022 te vertalen naar concrete projecten voor het IDA-portfolio in 2022.
• Projecttrekker voor “light” IDA-projecten: waar mogelijk treed je op als projecttrekker voor eenvoudige projecten binnen het IDA-programma. Je kiest voor ieder project een goede aanpak die past bij de aard van het project. Je zorgt ervoor dat je scope en doelstellingen helder formuleert en weet de projectdoelstellingen samen met je projectteam te behalen binnen de gestelde kaders.
• Voorbereiden en ondersteuning van bijeenkomsten: je treft de voorbereidingen voor en begeleidt de vergaderingen van de Ambtelijke Regiegroep IDA en de Bestuurlijke Kopgroep Digitalisering. Denk hierbij aan werkzaamheden als het plannen van deze bijeenkomsten, het opstellen van de agenda, het verzamelen en versturen van relevante stukken en het uitwerken van de verslagen van deze bijeenkomsten. De agenda stel je op in samenspraak met de programmamanager en de leden van de regiegroep die fungeren als trekker van de sporen binnen IDA. Bespreek met de programmamanager wat je uit het komende overleg wilt halen en hoe we de tijd van de bijeenkomst zo nuttig mogelijk kunnen besteden. Bekijk ook hoe je de overleggen interessant houdt. Organiseer bijvoorbeeld een werkbezoek of nodig een spreker uit.
• Monitoring van voortgang: bewaak de voortgang van acties uit de verschillende overleggen bij de actiehouders. Check of er belemmeringen zijn in de uitvoering. Escaleer naar de programmamanager als dat nodig is. Agendeer hulpvragen en discussiepunten. Geef feedback zodat acties zo SMART mogelijk worden gemaakt. Jaag acties na en zorg ervoor dat ze worden afgehandeld.
• Tour van Verbinding: om de verbinding te leggen met de organisatie van de twaalf provincies organiseert IDA de “Tour van Verbinding”: een ontmoeting tussen de programmaorganisatie van IDA en met het voltallige management van de desbetreffende provincie, waarbij de programmaorganisatie en de provincie hun aanpak van de digitale transformatie aan elkaar presenteren. Ga in gesprek met de provincies om een zo passend mogelijk programma te maken. Denk mee over het programma, regel de juiste sprekers en bereid hen voor.
• Nieuwsbrief en digitaal platform: ondersteun de communicatieadviseur van IPO bij het verzamelen van content voor het digitale platform van IDA en de maandelijkse nieuwsbrief. Werk hierbij samen met de projectleiders in het IDA-portfolio. Wees creatief en denk mee over digitale uitingsvormen die passen bij de aard van het IDA-programma. Berichtgeving over IDA moet ook voor niet-ingewijden helder en begrijpelijk zijn. De inhoud spreekt ook tot de verbeelding van managers en bestuurders: het is helder wat de toegevoegde waarde van het IDA-programma is voor de provincies.

• Administratieve werkzaamheden: je zet opdrachtomschrijvingen uit en maakt de daarvoor benodigde documenten aan, je zorgt voor inzicht in de financiële voortgang van het project, en maakt kwalitatief goede verslagen van de hierboven genoemde overleggen.
• En het belangrijkste: doe wat nodig is om het programma en het bewustzijn van het belang van digitalisering voor provincies zo goed mogelijk te laten groeien. Haal samen met de programmamanager input op bij de provincies voor de doorontwikkeling van de strategie en het jaarprogramma van IDA. Agendeer onderwerpen in de juiste overleggen. Schrijf passende oplegnotities en annotaties. Organiseer bijeenkomsten om met elkaar verder te komen. Zorg ervoor de juiste mensen elkaar spreken.

Wat breng jij mee:

• HBO/WO werk- en denkniveau.
• Concrete ervaring met vergelijkbare werkzaamheden in een programmaorganisatie, bij voorkeur bij de overheid.
• De talenten klantgerichtheid, stressbestendigheid, organisatiesensitiviteit, verantwoordelijkheid, flexibiliteit, zorg voor kwaliteit, probleemanalyse, en plannen en organiseren.
• Een hands-on, praktische persoonlijkheid, die initiatief toont en de slagkracht van het IDA-programma versterkt.
• Een verbindende persoonlijkheid met interesse voor de digitale transformatie van de overheid, die op hoofdlijnen gevoel heeft bij de verschillende aspecten van digitalisering.
• Een brede interesse en kennis van de maatschappelijke opgaven en de kerntaken van de provincies als middenbestuur.
• In je rol van ppo’er beschik je over een goed ontwikkeld analytisch vermogen, heb je een vlotte pen en ben je stressbestendig. Je herkent je in de IPO-kernbegrippen; opgavegestuurd, resultaatgericht en open netwerkorganisatie.

Wat bieden wij

• De mogelijkheid om interprovinciaal en locatieonafhankelijk te werken en werkervaring als projectleider op te doen
• Een dienstverband voor de duur van één jaar, met uitzicht op vast dienstverband bij goed functioneren
• Het verdienniveau van de opdracht is schaal 10, met een maximum van € 4.284,28. Inschaling is afhankelijk van kennis en ervaring. Inschaling in een aanloopschaal behoort tot de mogelijkheden
• Een keuzebudget van 22,37% boven op jouw salaris. Dit kan je inzetten voor extra vrije tijd, studie of meer salaris
• Een ABP-pensioen; goed voor later dus
• De opdracht is voor jou een uitgelezen kans om ervaring op te doen in een sleutelrol in een koepelsetting in ‘het Haagse’ en tegelijkertijd het leggen van contacten met alle provincies.
• Wij bieden een schitterende (flexibele) werkplek op loopafstand van het centraal station in het centrum van den Haag en een prettige informele werksfeer (mits de maatregelen in verband met
• Covid-19 verder worden versoepeld). Sowieso is er alle ruimte voor tijd- en plaats onafhankelijk werken

Context
Werken bij het IPO
Het IPO kent een sterk naar buiten gerichte cultuur en verricht haar taak door verschillende vormen van samenwerking met de 12 provincies en de bestuurlijke en maatschappelijke partners. Voor deze samenwerking benut het IPO haar netwerk optimaal, ontsluit de beschikbaarheid aan kennis en kunde, is spraakmakend en innovatief en brengt provincies maximaal in positie in diens rol binnen maatschappelijke vraagstukken. De kernbegrippen zijn: opgave gestuurd, resultaatgericht, open netwerkorganisatie en van-voor-door provincies. Het zijn van een opgave gestuurde netwerkorganisatie laat zich vertalen in een vaste kern van medewerkers die breed inzetbaar is binnen de actuele beleidsopgaven van het IPO. Deze vaste kern wordt afhankelijk van de opgave, programma’s, projecten en doelstellingen aangevuld worden met een flexibele formatie van provinciale medewerkers die op basis van inhoudelijke kennis, kunde en ervaring tijdelijk worden ingezet.

Binnen het IPO werken we met persoonlijke resultaatopdrachten. Dat betekent dat je met je leidinggevende met regelmaat afspraken maakt over jouw (duurzame) inzetbaarheid binnen de breedte van de verschillende provinciale kerntaken

Reacties
Voor meer informatie kun je bellen met de teammanager Ad Nederlof (06-53587686.

Wij zien je reactie uiterlijk 21 juli 2021 tegemoet via de sollicitatiebutton.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Trefwoorden: Programmaondersteuner, projectondersteuner, HBO, WO, programmamanagement, Den Haag, fulltime, ervaren