Managementassistent(e) Nafase Covid-19

Managementassistent(e) Nafase Covid-19
Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

Functieomschrijving
Bij VWS werken we aan de gezondheid van Nederland. Met en voor iedereen. Wat we doen, doet ertoe en dat voel je. Je werkt samen met proactieve, betrokken en bevlogen mensen met een groot hart voor hun werk. Die elkaar zowel persoonlijke aandacht als professionele ruimte geven. Binnen een deskundige en daadkrachtige organisatie die voortdurend moet vernieuwen en in oplossingen denkt. Altijd vanuit zoveel mogelijk verschillende perspectieven. En in nauwe samenwerking met partners, collega ministeries, zorgprofessionals en burgers.

Het ministerie van VWS staat volop in de schijnwerpers daar waar het gaat om de ontwikkelingen rondom Covid-19. Sinds het begin van de crisis ontvangt VWS dan ook ontzettend veel vragen over wat er precies gebeurd is en (op basis waarvan) welke besluiten zijn genomen. De beantwoording van deze vragen vergt een hele zorgvuldige voorbereiding en een eenduidige coördinatie. De programmadirectie Nafase Covid-19 (NC-19) is verantwoordelijk voor deze voorbereiding en coördinatie. Als managementassistent(e) lever jij hier een belangrijke bijdrage aan. Je verzorgt samen met een collega managementassistente de (secretariële) ondersteuning voor de plaatsvervangend directeur en van de directeur in hun drukke, dagelijkse werkzaamheden binnen een directie in ontwikkeling. Jij zult primair de plaatsvervangend programmadirecteur gaan ondersteunen. In voorkomende gevallen kan het uiteraard ook zijn dat je de programmadirecteur zelf ondersteuning biedt. Daarnaast verricht je directiebrede werkzaamheden. Je wordt onderdeel van een jong, enthousiast en collegiaal team dat elkaar helpt waar nodig.

Wat ga je doen
Dankzij jou zijn de agenda en de e-mail inbox van de plaatsvervangend directeur en van de directeur altijd op orde en kunnen zij moeiteloos relevante documenten terugvinden in de daarvoor bestemde systemen. Lijkt er iets aan hun aandacht te ontsnappen? Dan ben jij degene die hen hierop attent maakt. Je organiseert diverse overleggen en verzorgt daarvoor alle faciliteiten en de vergaderstukken die in dossiers komen of terug te vinden zijn in de betreffende applicatie. Jij draagt zorg voor een goed functionerend en dienstverlenend secretariaat en bent hiermee ook het aanspreekpunt voor uiteenlopende logistieke zaken voor de medewerkers in het team. De échte spin in het web, degene op wie de programmadirectie altijd kan rekenen.

De programmadirectie Nafase Covid-19 is een directie in ontwikkeling. Dat betekent dat we samen de werkwijze van de directie kunnen vormgeven. Ook jij mag hier een grote bijdrage aan leveren. Samen met jouw collega managementassistente zorg jij ervoor dat het programmasecretariaat geordend functioneert en de collega’s goed hun weg naar jullie kunnen vinden. Samen vormen jullie de vraagbaak van de programmadirectie. Nafase Covid-19 is een jonge programmadirectie met veel nieuwe VWS’ers; het is dus belangrijk dat iedereen zijn of haar plek vindt binnen onze directie en binnen VWS. Als managementassistent(e) speel je een belangrijke rol bij het welkom heten van nieuwe collega’s en bij de sociale activiteiten. Zo help je mee bij het organiseren van bijeenkomsten, maar ook bijvoorbeeld door het up to date houden van ons organogram en onze VWSnet-pagina waarop we alle ‘nieuwtjes’ plaatsen.

Gebaande paden zijn er niet, in gezamenlijkheid blijven we ontwikkelen en verbeteren. Daar hebben we jou ook hard bij nodig. Werken voor deze nieuwe directie in een steeds meer politiek gevoelige omgeving vereist van jou de wil en energie om te pionieren. Het is geen gespreid bedje, maar daar gaan jouw ogen juist van glimmen!

Wil jij vanuit een ondersteunende functie jouw steentje bijdragen aan een actuele, maatschappelijke opgave? Wacht dan vooral niet langer en reageer!

Functie-eisen
Herken jij jezelf hierin?

• Je bent trots op je vak en je hebt klantgerichtheid heel hoog in het vaandel staan.
• Je kunt vanuit eerdere werkervaring laten zien dat jij een kei bent in het bewaren van rust en overzicht. Ook ben je een uitstekende planner bent die gestructureerd werkt en duidelijke prioriteiten stelt. Je zorgt voor goede samenwerking en durft anderen daarbij op hun verantwoordelijkheid aan te spreken. Dat betekent dat je ook goed kunt communiceren. Tegelijkertijd ga je zorgvuldig en discreet om met vertrouwelijke informatie. Je weet feilloos je weg te vinden binnen digitale systemen en programma’s en je vervult graag een vraagbaakfunctie voor anderen op dat gebied.

Verder heb je:

• een mbo 4-diploma (of gelijkwaardig) in een secretariële richting;
• ervaring in een soortgelijke functie: de ondersteuning van een directeur of managementteam bij voorkeur in een beleidsomgeving bij een ministerie;
• een uitstekende beheersing van Microsoft Office-applicaties en ben je in staat om nieuwe applicaties snel onder de knie te krijgen;
• ervaring met documentmanagementsystemen.

Daarnaast ben je zeer communicatief vaardig en representatief.

Arbeidsvoorwaarden
Salarisniveau: schaal 7
Maandsalaris: Min €2.422 – Max. €3.157 (bruto)
Dienstverband: Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Contractduur: 1 jaar
Minimaal aantal uren per week: 32
Maximaal aantal uren per week: 36

Bijzonderheden

• Je kunt jouw sollicitatie richten aan: Nicole Huppertz, Programmadirecteur Nafase Coronacrisis.
• Indien je bent aangewezen als een verplichte VWNW-kandidaat, dan verzoeken wij je een kopie van deze aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie.
• Omdat je in deze functie met vertrouwelijke informatie werkt, kunnen we tijdens de sollicitatieprocedure om referenties vragen en heb je om in dienst te treden een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) nodig.
• Werk je op dit moment al bij of voor het ministerie van VWS, dan vragen wij referenties op bij je huidige manager en/of voorgaande werkgever(s).
• De eerste selectiegesprekken zullen plaatsvinden in week 32-33 en vervolggesprekken in week 34-35. Houd je hier alvast rekening mee?

Solliciteren?
Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.