Griffier

De gemeente Dijk en Waard

Wij zijn op zoek naar een ambitieuze griffier (1,0 fte) voor onze nieuw gemeente.

Gemeente Dijk en Waard is een gemeente in de provincie Noord-Holland, gelegen in de regio West-Friesland. Wat ooit een polderlandschap was, is nu een volwassen gemeente. De gemeente is het resultaat van een bestuurlijke fusie tussen de gemeenten Langedijk en Heerhugowaard, die naar verwachting per 1 januari 2022 is voltooid. De nieuwe gezamenlijke gemeente Dijk en Waard biedt mogelijkheden om te wonen, werken en recreëren in een overzichtelijke schaal, gecombineerd met de voordelen van een grotere gemeente. Juist de mix van het dorpse karakter en de nieuw-stedelijke allure maakt de nieuwe gemeente zo aantrekkelijk en dynamisch. Het sterke verenigingsleven en de grote gemeenschapszin bepalen de identiteit van de kernen in beide gemeenten en daarmee van de gemeente als geheel. Samen met de inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties wordt gewerkt aan een toekomstbestendige gemeente die op een duurzame manier maatschappelijke opgaven aanpakt.

Bestuur
We zijn een gemeente in de polder en polderen zit in onze genen. De bestuurscultuur kenmerkt zich door goede en constructieve verhoudingen tussen raad en college, maar scherpte in het debat wordt niet geschuwd. Aan collegiaal bestuur wordt grote waarde gehecht. Breed draagvlak blijft het uitgangspunt. Democratische verfrissing en openheid van bestuur zijn onze vertrekpunten. Om hier concreet uitvoering aan te geven is de werkgroep “Democratische interactie en participatie” ingesteld, waarin alle fracties participeren.
In deze werkgroep vindt afstemming plaats over initiatieven van de raad en het college op het gebied van bestuurlijke en democratische vernieuwing. De gemeente Dijk en Waard zoekt nadrukkelijk de verbinding met haar inwoners. Initiatieven vanuit de samenleving worden ondersteund en inwoners worden regelmatig bij bestuurlijke besluitvorming actief betrokken.

De raad
De gemeenteraad van gemeente Dijk en Waard zal per 1 januari 2022 37 raadsleden tellen. De gemeenteraadsverkiezingen zijn naar verwachting op 24 november 2021.

Samenwerking
De ambtelijke organisaties van Langedijk en Heerhugowaard zijn al eerder gefuseerd. De gemeente werkt op een aantal beleidsterreinen nauw samen met haar partners in de regio. Om de ambities van de gemeente Dijk en Waard te realiseren spelen formele en informele overleggen op ambtelijk en bestuurlijk niveau een belangrijke rol.

Wij zijn op zoek naar een

Griffier (1 FTE, 36 uur per week)

De griffier is de eerste adviseur en ondersteuner van de gemeenteraad en vervult een centrale rol in de driehoek waar de bestuurlijke afstemming plaatsvindt tussen de raad, het college en de ambtelijke organisatie. De griffier adviseert de gemeenteraad en individuele leden van diverse commissies over hun werkwijze, draagt zorg voor een optimale inrichting en uitvoering van procedures, en treedt op als vertegenwoordiger namens de gemeenteraad.

Functie inhoud:

Adviseren raad en verlenen ondersteuning:

• Treedt op als eerste aanspreekpunt en eerste adviseur van de gemeenteraad, de raadsvoorzitter, het presidium, de raadscommissies, werkgroepen, de raadsfracties en de raadsleden zowel gevraagd als ongevraagd;
• Stimuleert de professionalisering van raad en raadsfracties inzake de effectiviteit van de bijdrage aan het besluitvormingsproces. Ondersteunt en faciliteert raad en raadsfracties bij hun professionalisering;
• Bereidt raadsvergaderingen voor, ondersteunt en neemt deel aan raadsvergaderingen, draagt verantwoordelijkheid voor de totstandkoming van de termijnagenda van de raad. Bewaakt het nakomen van toezeggingen aan de raad en raadscommissies en bewaakt de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen, voorstellen en vragen van de raad;
• Adviseert over en ondersteunt de gemeenteraad bij bijzondere onderzoeken en activiteiten zoals hoorzittingen, raadsonderzoeken en rekenkameronderzoeken;
• Adviseert de raad op het gebied van strategische positionering, organisatie en werkwijze, de consequenties van de kaderstellende en toetsende taken van de raad voor zijn positionering;
• Adviseert in processen van richtinggevende formulering van strategische beleidsconcepten door de gemeenteraad;
• Adviseert de raad over (nieuwe) vormen van open dialoog tussen inwoners en de plaatselijke politiek (communicatiebeleid, vormen van inwonerparticipatie);
• Houdt grip op de diverse informatiestromen en is verantwoordelijk voor goede digitale dienstverlening naar de raad;
• Is eindverantwoordelijk voor de organisatie en uitvoering van secretariële, administratieve en logistieke ondersteuning van de raad, commissies en politiek.

Adviseren inzake bestuurlijke en democratische vernieuwing:

• Adviseert inzake de rol, de functie en positie van de gemeenteraad en de raadscommissies als onderdeel van het gemeentebestuur in het lokale politiek-bestuurlijke besluitvormingsproces;
• Doet voorstellen aan het presidium en de raad voor het verder ontwikkelen van de duale bestuurspraktijk, zowel qua structuur als cultuur en stemt deze voorstellen af met de leden van het college en de ambtelijke organisatie;
• Initieert verbetertrajecten inzake bestuurlijke en democratische vernieuwing, trekt deze projecten en jaagt deze projecten ook aan;
• Levert een bijdrage aan de strategische ontwikkeling van de gemeente;
• Neemt deel aan strategische bestuurlijk-ambtelijke projecten op dit gebied.

Bevorderen van politiek-bestuurlijk-ambtelijke verhoudingen:

• Bevordert de besluitvorming door de gemeenteraad door het ontwerpen, bewerkstelligen en stroomlijnen van werkwijzen en procedures;
• Draagt zorg voor een goede kanalisering en stroomlijning van de informatievoorziening van en naar de gemeenteraad door actief toe te zien op de kwaliteit en compleetheid van aangeleverde informatie in het licht van gemaakte (werk)afspraken en toezeggingen;
• Bewaakt mede de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken partijen bij het politieke besluitvormingsproces. Spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de raad;
• Initieert in lokale driehoek (burgemeester, secretaris, griffier) de strategische, procedurele en inhoudelijke vraagstukken betreffende de raad;
• Neemt in, beoordeelt en ziet toe op verzoeken om ambtelijke bijstand. En maakt daarover afspraken met de gemeentesecretaris en managers;
• Bewaakt de budgetten van de raad, signaleert budgetoverschrijdingen en adviseert over de wijze van omgaan hiermee en draagt zorg voor het opstellen van rapportages;
• Draagt zorg voor een optimale afstemming tussen gemeenteraad enerzijds en de ambtelijke organisatie anderzijds;
• Voert evaluaties uit en adviseert over consequenties, aanpassingen en alternatieven.

Verzorgen van externe profilering van de gemeentelijke organisatie:

• Fungeert als eerste aanspreekpunt bij vragen en verzoeken van derden over raadsaangelegenheden;
• Draagt zorg voor een herkenbare positie van de raad en de raadsgriffie voor onder meer burgers, instellingen en de gemeentelijke organisatie;
• Geeft vorm aan beleid en uitvoering met betrekking tot de communicatie door en over de raad, zowel binnen de gemeentelijke organisatie als naar burgers en derden;
• Draagt zorg voor organisatie en facilitering van raadsbrede activiteiten richting bevolking, waaronder wijkbezoeken, inspraakavonden en dergelijke;
• Onderhoudt actief contacten en netwerken met andere griffiers;
• Onderhoudt contacten met vertegenwoordigers van de lokale samenleving, bedrijven, instellingen, media en inwoners;
• Behartigt belangen van de raad in de regionale samenwerking.

Leidinggeven aan de griffie:

• Coördineert de inzet van medewerkers en middelen en stuurt de werkzaamheden aan in het kader van de ondersteuning van de gemeenteraad en van individuele raadsleden;
• Coacht medewerkers, voert rechtspositionele gesprekken met medewerkers en adviseert over te nemen besluiten;
• Draagt zorg voor de selectie van nieuwe medewerkers, voert functionerings- en beoordelingsgesprekken en stelt samen met de medewerkers een persoonlijk ontwikkelplan op;
• Begeleidt en verzorgt de implementatie van veranderingen en vernieuwingen;
• Bevordert de samenwerking tussen de medewerkers zowel binnen de griffie als tussen griffie en de ambtelijke organisatie en met andere samenwerkingsverbanden;
• Stelt planningen, ramingen, rapportages, ken- en stuurgetallen op betreffende de griffie en de gemeenteraad.

Competenties en persoonlijkheid:

Naast algemene competenties als analytisch vermogen, flexibiliteit, stressbestendigheid, integriteit, overtuigingskracht, organiserend vermogen en communicatieve vaardigheden, zijn de volgende persoonlijkheidstrekken belangrijk voor het goed uitoefenen van het vak binnen onze gemeente:

Onafhankelijk

• Kan zelfstandig denken en handelen en is in staat ongebonden te adviseren;
• Durft zich onafhankelijk op te stellen en een eigen koers te varen;
• Is onbevooroordeeld, ook politiek, en blijft objectief;
• Weet professionele afstand te bewaren.

Krachtige persoonlijkheid

• Is proactief, daadkrachtig en doortastend;
• Staat stevig in de schoenen, kan zich staande houden in de diverse rollen binnen en buiten de organisatie;
• Handelt op eigen initiatief, komt met creatieve ideeën of oplossingen en weet deze overtuigend te presenteren;
• Benut op innovatieve wijze kansen en organiseert mogelijkheden;
• Neemt het voortouw in projecten en/of processen.

Toegankelijk mensenmens

• Heeft een toegankelijke en open houding;
• Toont zich zonder positie te verliezen gelijkwaardig aan de ander;
• Gebruikt begrijpelijke taal;
• Heeft verbindend vermogen en is gericht op samenwerking;
• Kan zich verplaatsen in de positie en de belevingswereld en gevoelens van anderen;
• Schakelt gemakkelijk tussen verschillende mensen en denkniveau's;
• Toont zich bewust van het effect van het eigen handelen op anderen;
• Heeft een gezonde dosis humor.

Persoonlijk leider

• Neemt verantwoordelijkheid en laat verantwoordelijkheid bij de ander liggen waar mogelijk;
• Heeft visie en weet medewerkers en raad daarin mee te nemen;
• Is motiverend en oplossingsgericht;
• Is gericht op verbetering van resultaten.

Functie-eisen

• Academisch werk- en denkniveau;
• Ervaring als raadsgriffier in een gemeente van vergelijkbare complexiteit;
• Ruime ervaring met strategische advisering en procesmanagement in een complexe bestuurlijke omgeving;
• Een goed gevoel voor politieke en bestuurlijke verhoudingen;
• Breed inzicht in politiek-bestuurlijke verhoudingen en besluitvormingsprocessen;
• Kennis en ervaring op het gebied van democratische en bestuurlijke vernieuwing;
• Bereid om in aanloop naar de fusie als kwartiermaker voor de griffie op te treden.

Arbeidsvoorwaarden

• De functiewaardering sluit aan bij het functiehuis van de nieuwe gemeente.
  De functie is voorlopig gewaardeerd. De definitieve waardering en bespreking volgt na de sollicitatiegesprekken;
• Een eigentijds pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden;
• Een aanstelling voor onbepaalde tijd behoort tot de mogelijkheden;
• De functionaris vervult in een eerste periode tot de bestuurlijke fusie de rol van kwartiermaker en vanaf 1 januari 2022 als griffier.

Meer informatie
De gemeenteraden van Heerhugowaard en Langedijk laten zich in deze procedure ondersteunen door de senior HR adviseurs Karin Kempers en Anja Zijm.

Voor vragen over het profiel en/of de procedure kunt u contact met hen opnemen via email: k.kempers@heerhugowaard.nl of a.zijm@heerhugowaard.nl.

Solliciteren
Denkt u onze nieuwe griffier te zijn?

Stuur dan uw sollicitatie in vóór 4 februari 2021 via de website van Werken in Noord Holland Noord (WiNHN) via www.winhn.nl o.v.v. vacature griffier

Uw sollicitatie bevat een motivatiebrief en een recent cv.

Procedure & planning
U kunt reageren tot uiterlijk 4 februari 2021, na deze datum wordt uw sollicitatie in reserve genomen. De sollicitatiecommissies bestaan uit leden van de werkgeverscommissie aangevuld met een griffiemedewerker en een HR- adviseur. De gesprekken met de sollicitatiecommissies staan gepland op 17 februari 2021.

Het overleggen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) maakt deel uit van de procedure.

Een assessment kan deel uitmaken van de procedure.