Controller Hoofddirectie Consulaire en Visumzaken

Controller Hoofddirectie Consulaire en Visumzaken

Functieomschrijving
Ben jij een ervaren controller op zoek naar een volgende stap? De Hoofddirectie Consulaire en Visumzaken (HDCV) van het ministerie van Buitenlandse Zaken zoekt een controller die aan de slag gaat als meewerkend leidinggevende van de Control Unit. In deze functie krijg je een gevarieerd pakket en word je lid van het HDCV MT. Je gaat werken binnen het consulaire domein en je bent onderdeel van de afdeling Consulaire Bedrijfsvoering.

Consulaire dienstverlening is een belangrijk en zichtbaar onderdeel van het ministerie. HDCV geeft invulling aan de consulaire domeinsturing door besteding van het beschikbare consulaire budget aan mensen en (IV)-middelen met als doel een optimale consulaire dienstverlening aan de burger.

Als controller bij HDCV vervul je, samen met je team, een belangrijke rol bij het verder verbeteren van business control in het consulaire domein:

• Je draagt bij aan (strategische) beleidsontwikkeling en denkt aan de voorkant mee over mogelijke implicaties voor de uitvoering. Je bent een proactieve sparringpartner voor de verschillende stakeholders, binnen en buiten de directie.
• Je levert een actieve bijdrage aan de jaarplan -en begrotingscyclus en managementrapportage, inclusief de (door)ontwikkeling van een intern management control system. Daarbij denk je actief mee over de integratie van de interne sturing op programma/IT- en personeelsbudgetten, AVG/IB-verplichtingen en de inhoudelijke ambities van HDCV.
• Je zorgt voor het optimaliseren van processen, waarbij er voldoende ‘speelruimte’ overblijft om snel te reageren op veranderingen in de omgeving en door een beheerste inrichting van procesinnovaties.
• Je denkt en schrijft, samen met de business, actief mee aan businesscases, aanbestedingen, beleidsevaluaties, verantwoordingsonderzoeken en (meer)jarige financieringen zoals subsidies vanuit de EU inclusief de administratieve inrichting en verantwoording van de bijbehorende audits.
• Je vervult een coördinerende rol bij het identificeren van de strategische en tactische risico’s en bijbehorende mitigerende maatregelen voor het consulair domein en bewaakt en rapporteert over de voortgang. Hierbij besteed je bijzondere aandacht aan vraagstukken die samenhangen met het klant georiënteerd dienstverleningsconcept dat HDCV hanteert, uitvoering die deels wordt uitgevoerd door derden en een in hoge mate op IT gebaseerde procesinrichting en –uitvoering.
• Vanuit een decentrale rol heb je periodiek contact met de Directie Financieel-Economische Zaken (FEZ) en de Auditdienst Rijk (ADR) om de voortgang te bewaken binnen het domein waar jouw cluster actief in is, met centrale aandacht voor de financiële verantwoording van HDCV.

Functie-eisen
Ruime ervaring met business control
Als ervaren controller beschik je over een goed analytisch en cijfermatig inzicht. Als expert op jouw vakgebied ben je in staat heldere adviezen te geven over complexe processen. Zo weet je de vertaalslag te maken van strategische doelstellingen naar meetbare resultaten. Je adviseert gevraagd en ongevraagd inzake de beheersmatige en financiële aspecten van de reguliere werkzaamheden, alsook van de veranderingstrajecten die zijn ingezet of zouden moeten worden ingezet. Je bent in staat de risico’s (w.o. rechtmatigheid en doelmatigheid) voor het Consulair Domein goed in te schatten en bent proactief daarin. Voor een goede vervulling van deze functie is SAP-kennis van belang, evenals een goede beheersing van Excel en data-analyse.

Organisatiesensitiviteit
Het consulaire domein raakt een groot deel van de BZ-organisatie. Dit vraagt van jou een brede blik op het niveau van de directie, op de diverse bedrijfsvoeringsterreinen en de departementsbrede ontwikkelingen.

Aansturen organisatie
Als meewerkend leidinggevende van de Control Unit en lid van het MT speel je een belangrijke rol in het toekomstbestendig houden van HDCV. Je bent hiervoor constant op zoek naar verbetering van processen in termen van kwaliteit en efficiency. Je weet de verbanden tussen financiële en inhoudelijke zaken te leggen en genereert voor het management goede sturingsinformatie. Daarbij draag je innovatieve ideeën aan. Je staat stevig in je schoenen en steunt de leiding van de directie, de afdelingshoofden en de directeuren van de uitvoeringsorganisaties bij de beleidsvorming en –uitvoering en het veranderingsproces dat HDCV doormaakt.

Aansturen groep
Je bent een teamspeler en geeft coachend leiding aan je eigen team. Je weet medewerkers mee te nemen in veranderingen, juist door zelf flexibiliteit te tonen.

Kennis van/ervaring met grote organisatorische vraagstukken binnen het Rijk

Je hebt affiniteit met grote organisatorische (inrichting, sturing, management) vraagstukken, en kennis van digitalisering en IT-vraagstukken. Je hebt ervaring met het werken met grote uitvoeringorganisaties met een gevarieerd dienstenpakket inclusief de uitdagingen die horen binnen de Rijksbrede bedrijfsvoering.

Bijzonderheden

• We vragen je te solliciteren via de button ‘solliciteren op externe site’.
• De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, (een) selectiegesprek(ken) en een selectieassessment. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de selectieprocedure.
• De selectiegesprekken vinden plaats in de tweede helft van september 2025.

Overige arbeidsvoorwaarden
Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Meer over jouw toekomstige afdeling
De Hoofddirectie Consulaire en Visumzaken (HDCV) verleent consulaire diensten aan Nederlanders in het buitenland en levert een bijdrage aan de regulering van het vreemdelingenverkeer naar Nederland. Het consulaire vakgebied is zichtbaar voor publiek, pers en politiek en vormt daarmee een belangrijk visitekaartje voor het ministerie. De werkomgeving is dynamisch en gericht op verbetering en vernieuwing. HDCV bestaat uit vakkundige en betrokken medewerkers die zich op uitvoerend, beleidsmatig en technisch-inhoudelijk gebied inzetten voor goede consulaire dienstverlening wereldwijd, en de ondersteunende processen die daarvoor nodig zijn.

De Hoofddirectie HDCV valt onder de Directeur-Generaal Europese Samenwerking (DGES).

HDCV bestaat uit een hoofddirecteur en plaatsvervanger, enkele afdelingen en twee uitvoeringsdirecties die elk vanuit hun verantwoordelijkheid onderscheiden en gelijktijdig samenhangende diensten leveren:

• De afdeling Beleid (BE)
• De afdeling consulaire bedrijfsvoering (CB)
• Een stafbureau (SB)
• De Consulaire Service Organisatie (CSO)
• Nederland WereldWijd (NWW)

De afdeling Consulaire Bedrijfsvoering (HDCV/CB) vormt de backbone van de hoofddirectie en is verantwoordelijk voor afdelingsoverstijgende en directiebrede werkzaamheden op het gebied van Informatiemanagement (IM), Functioneel Beheer (FB), Human Resources (HR) en Control (CU, met vier medewerkers). Bij CB werken ruim 45 medewerkers. Er wordt daarbij samengewerkt met ketenpartners (onder meer het ministerie van J&V, de IND, Nationale Politie), de overige Schengenpartners en externe IT-leveranciers.

Binnen BZ wordt door CB nauw samengewerkt met de directie Financieel Economische Zaken (FEZ), de Financiële Uitvoeringsorganisatie FSO, de Hoofddirectie Personeel en Organisatie (HDPO) en de directie Informatievoorziening en Digitale Innovatie (IDI). Vanuit CB wordt een belangrijke bijdrage geleverd aan grote, meerjarige veranderprogramma’s die lopen binnen de consulaire sector, van proces-inhoudelijke ondersteuning tot business- en data-analyse, project- en programmamanagement, AVG/IB, functioneel beheer en HR-domeinsturing. Alle activiteiten binnen het consulaire domein worden inzichtelijk gemaakt via Managementinformatie tools.

HDCV-onderdelen werken zowel op de Rijnstraat als op Terminal Zuid. We zien je graag de helft van je werktijd op kantoor.