Commissiegriffier

Een gedreven en pragmatisch commissiegriffier die graag werkt aan een perfecte organisatie rondom ons politieke hart

Werk jij graag samen met anderen in een politiek bestuurlijk dynamische omgeving? Ben je een organisatietalent die kansen ziet in het faciliteren, regelen en bewaken van processen rondom commissie- en Statenvergaderingen en informatiebijeenkomsten en werkbezoeken. Ben je een vernieuwer wiens hart sneller gaat kloppen bij het verder ontwikkelen van digitale informatietoepassingen en archieftechnieken zodat informatie sneller gevonden kan worden? Dan gaan we graag met jou in gesprek.

De Statengriffie heeft zich ontwikkeld tot een toekomstbestendige griffie die Provinciale Staten ondersteunt met (strategisch) advies en (digitale) dienstverlening. In jouw rol draag jij bij aan het versterken van de democratie in Zeeland. Van dag tot dag combineer je procesorganisatie en inhoudelijk advies met digitale informatieontsluiting. Doordat je jouw kennis inzet om het vergaderproces en de informatieontsluiting binnen Statencommissies deskundig te begeleiden, draag je bij een helder besluitvormingsproces.

Wat maakt deze vacature zo leuk? De organisatorische en digitale uitdaging en de zichtbare maatschappelijke impact op de Zeeuwse democratie. Deze vacature is jouw kans om organisatieproces en informatieontsluiting van politieke besluitvorming samen te brengen in één functie.

Wat ga je doen?
Je faciliteert, regelt en bewaakt allerlei zaken rondom (commissie)vergaderingen van Provinciale Staten: van een goede logistiek rondom deze vergaderingen (denk aan de planning van (gast)sprekers) en advisering over de meest optimale voortgang in de processen tot de opvolging van toezeggingen die gedaan worden en de dagelijkse (digitale) communicatie, ontsluiting, beheer en archivering van de informatie die hiervoor nodig is.

Begeleiding van het vergader- en besluitvormingsproces binnen de commissies en doorontwikkeling digitale informatieontsluiting:

• Je leidt het vergader- en besluitvormingsproces binnen de commissies in goede banen en houdt de vergadersystemen op orde.
• Je zorgt voor de totstandkoming van de commissie agenda in overleg met de Statengriffier en de commissievoorzitter.
• Je adviseert over de wijze van behandelen van stukken.
• Je bewaakt proactief de gestelde termijnen voor het aanleveren van informatie.
• Je zorgt voor de verslaglegging van commissievergaderingen.
• Je neemt vragen van commissieleden, ambtenaren en anderen in ontvangst, ziet toe op de opvolging daarvan en lost knelpunten op.
• Ook bied je ondersteuning (organiserend, inhoudelijk en procesmatig) voor ad-hoc commissies en bijeenkomsten en geef je uitvoering aan ontwikkelde voorstellen en opdrachten.
• Je volgt en vernieuwt hierbij de beleidslijnen, spelregels en procedures die we binnen de Statengriffie met elkaar hebben afgesproken en voelt je medeverantwoordelijk voor de kwaliteit van de organisatorische ondersteuning en digitale informatieontsluiting die we bieden.

Waar ga je aan de slag?
Je werkt als commissiegriffier onder leiding van de Statengriffier voor de leden van de Statencommissies. Je komt terecht in een actief Statengriffieteam dat in een dynamisch politiek-bestuurlijk en maatschappelijk krachtenveld werkt volgens (veranderende) beleidslijnen, regels en procedures. In het team werk je samen met 8 collega’s: de statengriffier, vier statenadviseurs, drie commissiegriffiers en een secretarieel medewerker. Binnen het team ben jij een van de drie commissiegriffiers, maar we springen gemakkelijk voor elkaar in waar nodig.

Naast de samenwerking met je directe collega’s ben je een verbindende schakel voor de leden van Provinciale Staten en Statencommissies, maar ook voor Gedeputeerden, medewerkers uit de ambtelijke organisatie, externe partijen en bewoners van Zeeland. Je wisselt hierbij informatie uit en geeft (algemene) organisatorische, procedurele en bestuurlijk inhoudelijke toelichting. Je hebt een uitstekend gevoel voor verhoudingen en de (mogelijke) belangen die spelen.

De politiek-bestuurlijke dynamiek rondom maatschappelijke opgaven en de veranderende werkwijzen zorgen voor veel afwisseling. Dat geeft je volop kansen om jezelf te ontwikkelen op inhoud en functie. Je houdt je vak bij, volgt de maatschappelijke en politieke ontwikkelingen en bent op die manier niet alleen in organisatie, maar ook op proces en inhoud een waardevolle commissiegriffier

Je wil verantwoordelijkheid dragen en initiatief nemen om het vergader- en besluitvormingsproces van Provinciale Statencommissies en de interne en externe informatiestromen er omheen optimaal te laten verlopen, weet welke ontwikkelingen er op dit gebied zijn en kunt deze kennis inzetten om processen te verbeteren en de digitale communicatie, ontsluiting, beheer en archivering van informatiestromen duurzaam te optimaliseren.

Wie ben jij?
De werkzaamheden van een commissiegriffier vragen inzet van een gedreven pragmaticus met gevoel voor bestuurlijke verhoudingen.

Je hebt ervaring in het vakgebied en ervaring met digitale informatiesystemen.

• Je beschikt over een relevante voltooide HBO of WO opleiding, bij voorkeur op het gebied van bestuurskunde of politieke wetenschappen.
• Je bent bekend met het openbaar bestuur en de maatschappelijke opgaven van Zeeland.
• Je hebt praktische kennis op het gebied van informatiemanagement en bijbehorende systemen (digitale ontsluiting en informatiebeheer).
• Je bent gewend om te werken met procesapplicaties (bijvoorbeeld iBabs, Foxit-Editor, Adobe, Zaaksysteem, Valid-Sign).

Je hebt gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en bent resultaatgericht

• Je houdt van plannen, organiseren, adviseren en verslag leggen in een politiek bestuurlijk dynamische omgeving.
• Je hebt een goed ontwikkelde antenne voor politiek bestuurlijke verhoudingen en (mogelijk tegengestelde) belangen die daarbinnen spelen.
• Je begrijpt hoe belangrijk het is dat het vergaderproces en de informatieontsluiting rondom de Statencommissies soepel en vlekkeloos verloopt.
• Je bent communicatief sterk, zowel mondeling als schriftelijk, gaat nauwkeuring te werk en bent resultaatsgericht.
• Je kunt snel schakelen tussen de werkzaamheden en weet prioriteiten te stellen.

Een dynamische omgeving vraagt flexibele onafhankelijke inzet

• Je bent flexibel, dienstverlenend, neemt initiatief en kan gelet op eerdere werkzaamheden door een ieder als voldoende onpartijdig en onafhankelijk worden gezien.
• Je werkdagen stem je af op de (vergader)kalender van Provinciale Staten. Vrijdag is vaste vergaderdag. Daarnaast ben je bereid om (waar nodig) ook in de avonduren te werken.

Wat bieden wij jou?
Een baan waarin jij het verschil maakt voor de Provinciale Staten van Zeeland. Naast ruimte voor eigen initiatief en ontwikkeling, bieden we je

• een jaarcontract aan met zicht op verlenging met een dienstverband van 32 – 36 uur per week. Jouw standplaats is in Middelburg.
• Je kan rekenen op de brutosalaris tussen € 3791,58 en 5340,57 per maand (salarisschaal 10, op basis van een 36-urige werkweek, norm 1 januari 2026). Daarbovenop bieden we je goede secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een Individueel Keuze Budget (IKB) en 22.37% aanvullend op je brutosalaris en goede opleidingsmogelijkheden.
• Het inwinnen van referenties, een selectie – en/of ontwikkelassessment en het overleggen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) maken onderdeel uit van de procedure. Mogelijk behoort daartoe ook de uitvoering van een integriteitsscan.

Solliciteren?
Interesse? Klik hier om de knop ‘Solliciteren’, vul je gegevens in, voeg je CV toe en motiveer waarom jij geschikt bent voor deze rol. Reageren kan tot dinsdag 23 juni 2026

Vragen over de inhoud? Statengriffier Flora van Houwelingen E: fj.v.houwelingen@zeeland.nl beantwoordt ze graag.

Je kunt erop rekenen dat we elk ontvangen CV en motivatiebrief doornemen en beoordelen volgens de functie-vereisten. Indien we je beter willen leren kennen, nemen we contact met je op. Indien je niet in aanmerking komt, brengen we jou tijdig op de hoogte. Hoe dan ook ontvang je een antwoord op jouw sollicitatie.

De gesprekken vinden plaats op dinsdag 30 juni en vrijdag 3 juli 2026

Heb je vragen over de sollicitatieprocedure? Recruiter Anne Dobbelaar gaat graag met je in gesprek: T: 06-34057392 of mail al.dobbelaar@zeeland.nl