Commissiegriffier
Zorg jij voor de perfecte organisatie rondom Statencommissies?
Informatie
Zorg jij voor de perfecte organisatie rondom Statencommissies?
Waarom - Werken bij de Statengriffie
De Statengriffie valt rechtstreeks onder Provinciale Staten (PS) en kenmerkt zich door veelvormig opdrachtgeverschap. De Statengriffie is een zelfstandige organisatie die functioneert naast de organisatie van Gedeputeerde Staten (GS). De Statengriffie opereert onafhankelijk in een politiek gevoelig en zowel bestuurlijk, maatschappelijk als ambtelijk complex krachtenveld en netwerk.
Wij ondersteunen en adviseren PS bij haar volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid en we faciliteren de verbinding met de samenleving. We zijn verantwoordelijk voor het regisseren van de besluitvormingsprocessen binnen PS, dus wij borgen de kwaliteit als Statengriffie van het democratische besluitvormingsproces. Dit doen we door een grondige voorbereiding van alle commissie- en Statenvergaderingen, alsook door (strategisch) advies te geven op verschillende terreinen. Ook organiseren we werkbezoeken, informatiebijeenkomsten en andere activiteiten.
Als Statengriffie werken we momenteel aan een doorontwikkeling van onze twee kerntaken: strategische advisering en dienstverlening. Daarbij willen we de basis op orde hebben en onze werkwijzen aanpassen.
In dat kader zoekt de Statengriffie een Commissiegriffier.
Een belangrijk onderdeel in jouw takenpakket de komende tijd is de verdere doorontwikkeling van een integrale informatieontsluiting en het beheer en de archivering van de besluitvormingsprocessen en procedures in de verschillende digitale systemen. Dat wil zeggen dat jij medeverantwoordelijk bent om informatie/stukken digitaal te ontsluiten zodat zij toegankelijk zijn en informatie sneller gevonden kan worden in meerdere digitale applicaties door enerzijds de Statengriffie zelf en de leden van Provinciale Staten en Statencommissies, maar anderzijds ook door de andere gebruikers van deze applicaties zoals Gedeputeerde Staten, medewerkers uit de ambtelijke organisatie en externe partijen.
Deze veranderopdracht vraagt van een commissiegriffier om kennis van zaken, affiniteit met digitale toepassingen en een uitstekend denkvermogen om van deze opdracht mede een succes te maken.
Dus ben jij een informatiebeheer-talent, werk je graag samen met anderen, wil je graag werken in een politiek bestuurlijk dynamische omgeving en wil je de vergaderingen van de Statencommissies mede tot een succes maken? Dan gaan we graag met jou in gesprek!
Wat
Je werkt als Commissiegriffier voor de Statengriffier en de Plaatsvervangend Statengriffier voor de leden van Provinciale Staten en ondersteunt de Statencommissies.
Jouw belangrijkste taken:
Je werkt voor de Statengriffier in een politiek bestuurlijk dynamische omgeving in een team met verschillende collega's van de Statengriffie die steeds voor elkaar inspringen. Dit geeft je volop kansen om jezelf te ontwikkelen op inhoud en functie.
Je bent een echte aanpakker: je faciliteert commissievergaderingen en houdt de vergadersystemen op orde, neemt vragen van commissieleden, ambtenaren en anderen in ontvangst, lost knelpunten op en werkt volop mee aan de doorontwikkeling van een integrale informatieontsluiting, beheer en archivering van de besluitvormingsprocessen en procedures in de verschillende digitale systemen.
Je volgt en vernieuwt hierbij de beleidslijnen, spelregels en procedures die we binnen de Statengriffie met elkaar hebben afgesproken en voelt je medeverantwoordelijk voor de kwaliteit van de organisatorische ondersteuning en digitale communicatie, informatieontsluiting, het beheer en de archivering die we bieden.
Je legt verantwoording af over de kwaliteit van je werk aan de Statengriffier. Daarbij heb je natuurlijk contact met je directe collega's in de Statengriffie, leden van Provinciale Staten en Statencommissies, maar ook met Gedeputeerden, medewerkers uit de ambtelijke organisatie en externe partijen.
Je wisselt hierbij informatie uit en geeft (algemene) organisatorische en inhoudelijke toelichting. Je hebt een uitstekend gevoel voor verhoudingen en de (mogelijke) belangen die spelen. Je houdt je vak bij, volgt de maatschappelijke en politieke ontwikkelingen en bent op die manier niet alleen in organisatie, maar ook op proces en inhoud een waardvolle ondersteuner.
Wie
Je houdt van plannen, bijeenkomsten organiseren, het adviseren en verslag leggen in een dynamisch speelveld en je begrijpt hoe belangrijk het is dat de organisatie rondom de Statencommissies vlekkeloos en soepel verloopt. Hiervoor gebruikt je jouw klantgerichtheid, organisatiesensitiviteit en je kan je verplaatsen in de positie van volksvertegenwoordiger en hebt een goed ontwikkelde antenne voor politiek bestuurlijke verhoudingen en (tegengestelde) belangen die daarbinnen spelen.
Door jouw heldere communicatie, het feit dat jij snel kan schakelen tussen de werkzaamheden en prioriteiten weet te stellen maken van jou een goede Commissiegriffier.
Verder beschik je over een relevante voltooide HBO of WO opleiding. Vanwege de snelle veranderingen in digitale communicatie, ontsluiting, beheer en archivering van informatiestromen is specialisatie en werkervaring op het gebied van informatiemanagement (digitale communicatie en informatiebeheer) of documentaire informatiewetenschap (digitaal archief en documentmanagement) een pluspunt.
Omdat je gewend bent om met vergader-, zaak- en documentmanagement-systemen en procesapplicaties te werken (bijvoorbeeld iBabs, Corsa, Adobe, Zaaksysteem) maak je je nieuwe processen/systemen snel eigen.
Jou dus, indien jij verantwoordelijk wil zijn om de interne en externe informatiestromen optimaal te laten verlopen, weet welke ontwikkelingen er op dit gebied zijn en deze kennis kunt inzetten om processen te verbeteren en de digitale communicatie, ontsluiting, beheer en archivering van informatiestromen duurzaam te optimaliseren.
Ben je bekend met het reilen en zeilen van het openbaar bestuur en die van een provinciale overheid in het bijzonder alsmede de verschillende beleidsterreinen en de maatschappelijke opgaven van Zeeland? Dan is dat zeker een pluspunt.
Goed om te weten: de vaste vergaderdag van PS is vrijdag. Heb je durf, ben je initiatiefrijk, houd je van aanpakken en ben je bereid buiten reguliere kantooruren te werken en bereikbaar te zijn als dat nodig is? Reageer dan nu.
Deze vacature staat open voor iedereen die zich hierin herkent.
Wat bieden we jou aan?
Een baan waarin jij een verschil maakt voor de Provinciale Staten van Zeeland.
Naast ruimte voor eigen initiatief en ontwikkeling, bieden we je een dienstverband aan van 32-36 uur per week (0.88 - 1 fte). Jouw standplaats is Middelburg.
De provincie Zeeland werkt met opdrachten. Het gaat hier om een opdracht voor een periode van 5 jaar met optie voor verlenging.
De arbeidsovereenkomst wordt tijdelijk aangegaan voor een jaar en wordt bij goed functioneren omgezet in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
Je kan rekenen op een brutosalaris tussen € 2.998 en € 4.284 (schaal 10) afhankelijk van jouw ervaring en kennis bij een fulltime dienstverband van 36 uur. Daarbovenop bieden we je goede secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een Individueel Keuze Budget (IKB) en goede opleidingsmogelijkheden.
Het inwinnen van referenties, een ontwikkelassessment en het overleggen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) maken onderdeel uit van de procedure.
Hoe solliciteren?
Interesse? Klik hieronder op de knop 'Solliciteren', vul jouw gegevens in, voeg jouw CV toe en motiveer waarom jij geschikt bent voor deze rol. Reageren kan tot en met donderdag 25 februari 2021.
Vragen over de inhoud? Statengriffier Flora van Houwelingen beantwoord ze graag, E: fj.v.houwelingen@zeeland.nl
Je kan erop rekenen dat we elk ontvangen CV en motivatiebrief doornemen en enkel beoordelen volgens de functie-vereisten.
Indien we je beter willen leren kennen, nemen we contact met je op. Indien je niet in aanmerking komt, brengen we jou tijdig op de hoogte. Hoe dan ook ontvang je een antwoord op jouw sollicitatie.
De gesprekken vinden dinsdag 2 maart 2021 plaats.
Heb je vragen over de sollicitatieprocedure? Corporate Recruiter Debbie Van de Woestyne gaat graag met je in gesprek: T: 06 52756209, E: d.vandewoestyne@zeeland.nl
Over de Statengriffie
Meer informatie kan je terugvinden via https://www.zeeland.nl/provinciale-staten/statengriffie
Functie-eisen
Vakgebied: Bestuurlijk
Opleidingsniveau: WO,HBO.
Arbeidsvoorwaarden
Salaris: geen info beschikbaar
Schaal: minimaal 10
Contactinformatie
Voor meer informatie over de functie kunt u contact opnemen met Flora van Houwelingen via emailadres fj.v.houwelingen@zeeland.nl.
Over Provincie Zeeland
Provincie Zeeland
Informatie
Zorg jij voor de perfecte organisatie rondom Statencommissies?
Waarom - Werken bij de Statengriffie
De Statengriffie valt rechtstreeks onder Provinciale Staten (PS) en kenmerkt zich door veelvormig opdrachtgeverschap. De Statengriffie is een zelfstandige organisatie die functioneert naast de organisatie van Gedeputeerde Staten (GS). De Statengriffie opereert onafhankelijk in een politiek gevoelig en zowel bestuurlijk, maatschappelijk als ambtelijk complex krachtenveld en netwerk.
Wij ondersteunen en adviseren PS bij haar volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid en we faciliteren de verbinding met de samenleving. We zijn verantwoordelijk voor het regisseren van de besluitvormingsprocessen binnen PS, dus wij borgen de kwaliteit als Statengriffie van het democratische besluitvormingsproces. Dit doen we door een grondige voorbereiding van alle commissie- en Statenvergaderingen, alsook door (strategisch) advies te geven op verschillende terreinen. Ook organiseren we werkbezoeken, informatiebijeenkomsten en andere activiteiten.
Als Statengriffie werken we momenteel aan een doorontwikkeling van onze twee kerntaken: strategische advisering en dienstverlening. Daarbij willen we de basis op orde hebben en onze werkwijzen aanpassen.
In dat kader zoekt de Statengriffie een Commissiegriffier.
Een belangrijk onderdeel in jouw takenpakket de komende tijd is de verdere doorontwikkeling van een integrale informatieontsluiting en het beheer en de archivering van de besluitvormingsprocessen en procedures in de verschillende digitale systemen. Dat wil zeggen dat jij medeverantwoordelijk bent om informatie/stukken digitaal te ontsluiten zodat zij toegankelijk zijn en informatie sneller gevonden kan worden in meerdere digitale applicaties door enerzijds de Statengriffie zelf en de leden van Provinciale Staten en Statencommissies, maar anderzijds ook door de andere gebruikers van deze applicaties zoals Gedeputeerde Staten, medewerkers uit de ambtelijke organisatie en externe partijen.
Deze veranderopdracht vraagt van een commissiegriffier om kennis van zaken, affiniteit met digitale toepassingen en een uitstekend denkvermogen om van deze opdracht mede een succes te maken.
Dus ben jij een informatiebeheer-talent, werk je graag samen met anderen, wil je graag werken in een politiek bestuurlijk dynamische omgeving en wil je de vergaderingen van de Statencommissies mede tot een succes maken? Dan gaan we graag met jou in gesprek!
Wat
Je werkt als Commissiegriffier voor de Statengriffier en de Plaatsvervangend Statengriffier voor de leden van Provinciale Staten en ondersteunt de Statencommissies.
Jouw belangrijkste taken:
- Je leidt het vergader- en besluitvormingsproces binnen de commissies in goede banen. Je zorgt voor de totstandkoming van de commissie agenda in overleg met de Statengriffier en de voorzitter. Je adviseert over de wijze van behandelen van stukken.
- Je bewaakt proactief de gestelde termijnen voor het aanleveren van informatie.
- Je zorgt voor de verslaglegging van commissievergaderingen.
- De integrale digitale informatieontsluiting behoort ook tot jouw takenpakket, dus het beheer en de archivering van relevante informatiestromen.
- In feite regel en bewaak je alle zaken rondom deze vergaderingen: van een goede logistiek rondom deze vergaderingen (denk aan de planning van (gast)sprekers) en advisering over de meest optimale voortgang in de processen tot de opvolging van toezeggingen die gedaan worden en de digitale communicatie, ontsluiting, beheer en archivering van de informatie die hiervoor nodig is.
- Ook biedt je ondersteuning (organiserend, inhoudelijk en procesmatig) voor ad-hoc commissies en bijeenkomsten en geef je uitvoering aan ontwikkelde voorstellen en opdrachten.
Je werkt voor de Statengriffier in een politiek bestuurlijk dynamische omgeving in een team met verschillende collega's van de Statengriffie die steeds voor elkaar inspringen. Dit geeft je volop kansen om jezelf te ontwikkelen op inhoud en functie.
Je bent een echte aanpakker: je faciliteert commissievergaderingen en houdt de vergadersystemen op orde, neemt vragen van commissieleden, ambtenaren en anderen in ontvangst, lost knelpunten op en werkt volop mee aan de doorontwikkeling van een integrale informatieontsluiting, beheer en archivering van de besluitvormingsprocessen en procedures in de verschillende digitale systemen.
Je volgt en vernieuwt hierbij de beleidslijnen, spelregels en procedures die we binnen de Statengriffie met elkaar hebben afgesproken en voelt je medeverantwoordelijk voor de kwaliteit van de organisatorische ondersteuning en digitale communicatie, informatieontsluiting, het beheer en de archivering die we bieden.
Je legt verantwoording af over de kwaliteit van je werk aan de Statengriffier. Daarbij heb je natuurlijk contact met je directe collega's in de Statengriffie, leden van Provinciale Staten en Statencommissies, maar ook met Gedeputeerden, medewerkers uit de ambtelijke organisatie en externe partijen.
Je wisselt hierbij informatie uit en geeft (algemene) organisatorische en inhoudelijke toelichting. Je hebt een uitstekend gevoel voor verhoudingen en de (mogelijke) belangen die spelen. Je houdt je vak bij, volgt de maatschappelijke en politieke ontwikkelingen en bent op die manier niet alleen in organisatie, maar ook op proces en inhoud een waardvolle ondersteuner.
Wie
Je houdt van plannen, bijeenkomsten organiseren, het adviseren en verslag leggen in een dynamisch speelveld en je begrijpt hoe belangrijk het is dat de organisatie rondom de Statencommissies vlekkeloos en soepel verloopt. Hiervoor gebruikt je jouw klantgerichtheid, organisatiesensitiviteit en je kan je verplaatsen in de positie van volksvertegenwoordiger en hebt een goed ontwikkelde antenne voor politiek bestuurlijke verhoudingen en (tegengestelde) belangen die daarbinnen spelen.
Door jouw heldere communicatie, het feit dat jij snel kan schakelen tussen de werkzaamheden en prioriteiten weet te stellen maken van jou een goede Commissiegriffier.
Verder beschik je over een relevante voltooide HBO of WO opleiding. Vanwege de snelle veranderingen in digitale communicatie, ontsluiting, beheer en archivering van informatiestromen is specialisatie en werkervaring op het gebied van informatiemanagement (digitale communicatie en informatiebeheer) of documentaire informatiewetenschap (digitaal archief en documentmanagement) een pluspunt.
Omdat je gewend bent om met vergader-, zaak- en documentmanagement-systemen en procesapplicaties te werken (bijvoorbeeld iBabs, Corsa, Adobe, Zaaksysteem) maak je je nieuwe processen/systemen snel eigen.
Jou dus, indien jij verantwoordelijk wil zijn om de interne en externe informatiestromen optimaal te laten verlopen, weet welke ontwikkelingen er op dit gebied zijn en deze kennis kunt inzetten om processen te verbeteren en de digitale communicatie, ontsluiting, beheer en archivering van informatiestromen duurzaam te optimaliseren.
Ben je bekend met het reilen en zeilen van het openbaar bestuur en die van een provinciale overheid in het bijzonder alsmede de verschillende beleidsterreinen en de maatschappelijke opgaven van Zeeland? Dan is dat zeker een pluspunt.
Goed om te weten: de vaste vergaderdag van PS is vrijdag. Heb je durf, ben je initiatiefrijk, houd je van aanpakken en ben je bereid buiten reguliere kantooruren te werken en bereikbaar te zijn als dat nodig is? Reageer dan nu.
Deze vacature staat open voor iedereen die zich hierin herkent.
Wat bieden we jou aan?
Een baan waarin jij een verschil maakt voor de Provinciale Staten van Zeeland.
Naast ruimte voor eigen initiatief en ontwikkeling, bieden we je een dienstverband aan van 32-36 uur per week (0.88 - 1 fte). Jouw standplaats is Middelburg.
De provincie Zeeland werkt met opdrachten. Het gaat hier om een opdracht voor een periode van 5 jaar met optie voor verlenging.
De arbeidsovereenkomst wordt tijdelijk aangegaan voor een jaar en wordt bij goed functioneren omgezet in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
Je kan rekenen op een brutosalaris tussen € 2.998 en € 4.284 (schaal 10) afhankelijk van jouw ervaring en kennis bij een fulltime dienstverband van 36 uur. Daarbovenop bieden we je goede secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een Individueel Keuze Budget (IKB) en goede opleidingsmogelijkheden.
Het inwinnen van referenties, een ontwikkelassessment en het overleggen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) maken onderdeel uit van de procedure.
Hoe solliciteren?
Interesse? Klik hieronder op de knop 'Solliciteren', vul jouw gegevens in, voeg jouw CV toe en motiveer waarom jij geschikt bent voor deze rol. Reageren kan tot en met donderdag 25 februari 2021.
Vragen over de inhoud? Statengriffier Flora van Houwelingen beantwoord ze graag, E: fj.v.houwelingen@zeeland.nl
Je kan erop rekenen dat we elk ontvangen CV en motivatiebrief doornemen en enkel beoordelen volgens de functie-vereisten.
Indien we je beter willen leren kennen, nemen we contact met je op. Indien je niet in aanmerking komt, brengen we jou tijdig op de hoogte. Hoe dan ook ontvang je een antwoord op jouw sollicitatie.
De gesprekken vinden dinsdag 2 maart 2021 plaats.
Heb je vragen over de sollicitatieprocedure? Corporate Recruiter Debbie Van de Woestyne gaat graag met je in gesprek: T: 06 52756209, E: d.vandewoestyne@zeeland.nl
Over de Statengriffie
Meer informatie kan je terugvinden via https://www.zeeland.nl/provinciale-staten/statengriffie
Functie-eisen
Vakgebied: Bestuurlijk
Opleidingsniveau: WO,HBO.
Arbeidsvoorwaarden
Salaris: geen info beschikbaar
Schaal: minimaal 10
Contactinformatie
Voor meer informatie over de functie kunt u contact opnemen met Flora van Houwelingen via emailadres fj.v.houwelingen@zeeland.nl.
Over Provincie Zeeland
Provincie Zeeland
