Bestuurssecretaresse

Bestuurssecretaresse
HBO | € 3.206 - €4.499 | Schaal 8 | Jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband | 32 uur

Jouw functie
Als bestuurssecretaresse bij gemeente Haarlemmermeer werk je in een dynamische bestuurlijke omgeving waarin geen dag hetzelfde is. Je ondersteunt het college van burgemeester en wethouders en zorgt er samen met je collega’s voor dat het bestuurssecretariaat soepel en professioneel functioneert.

Je hebt een belangrijke rol in het ontzorgen van de wethouder en draagt bij aan een optimale en effectieve werkdag. In deze functie combineer je organiseren, plannen en schakelen op hoog niveau, waarbij je continu bezig bent met het stroomlijnen en optimaliseren van complexe agendaverzoeken.

Je werkt nauw samen met de bestuursadviseur, de woordvoerder en collega-secretaresses. Samen zorgen jullie voor continuïteit en kwaliteit binnen het bestuurssecretariaat en ondersteunen jullie het college in de breedste zin.

Dit ga je doen
Je beheert de agenda en mailbox van de wethouder en zorgt ervoor dat afspraken zorgvuldig worden gepland en op elkaar aansluiten. Daarbij houd je overzicht in een dynamische omgeving met veel verschillende belangen en prioriteiten.

Je ontvangt bezoekers, handelt correspondentie af, zorgt voor een kloppende agenda, regelt vervoer en zorgt voor de archivering van stafverslagen. Daarnaast werk je nauw samen met de bestuursadviseur en de woordvoerder om de wethouder optimaal te ondersteunen.

Samen met je collega’s ben je verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van het college van burgemeester en wethouders. Je zorgt voor continuïteit binnen het team en vervangt collega’s bij afwezigheid.

Dit bieden wij

• Een warm welkom, goede begeleiding en grote collegiale betrokkenheid.
• Een salaris tussen de € 3.206,- en € 4.499,- bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek.
• Een individueel keuzebudget van 17,05% van je bruto maandsalaris dat je kunt laten uitbetalen of waarmee je bijvoorbeeld extra vakantiedagen kunt kopen.
• Een goed pakket met secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een ABP-pensioenregeling.
• Afhankelijk van je functie biedt gemeente Haarlemmermeer je ruimte om je werk en privé optimaal te combineren. Met flexibele werklocaties en oplossingen werk je net zo eenvoudig vanaf kantoor, huis of projectlocatie. Dit ondersteunen wij met een laptop en telefoon.
• Professionele groei met onze leerportaal Bouw aan Jezelf, loopbaancoaching en Het Goede Gesprek.
• Persoonlijke vitaliteit dankzij het MEERVitaal-programma en uiteenlopende activiteiten, zoals de maand van de vitaliteit, ondersteuning bij mantelzorg, workshops en veel meer.
• Jonge Ambtenaren: een netwerk met en voor alle nieuwe collega’s (jong én oud).
• We stimuleren reizen met het openbaar vervoer en de (elektrische) fiets. Reis je met het OV? Dan vergoeden we dit volledig.
  Kom je met de fiets, dan krijg je € 0,23 per kilometer. Gebruik je je eigen auto of motor, dan kun je € 0,23 per kilometer uitruilen via het IKB (bruto-netto).
  Houd er rekening mee dat de parkeergelegenheid voor eigen rekening is en afhankelijk van locatie beperkt beschikbaar.

We doen het samen
In het hart van SBD (Staf, Bestuur en Directie) functioneer jij als schakel tussen bestuur, directie en organisatie. Jij staat ten dienste van zowel het bestuur als de ambtelijke organisatie en ondersteunt de wederzijdse relatie. Goed kunnen samenwerken met zowel de bedrijfsvoering adviseurs, als bestuursadviseurs en de managers SBD is belangrijk. Jij wordt een spin in het web binnen SBD.

Dit neem je mee

• We zijn op zoek naar een echte teamspeler die de samenwerking opzoekt zowel binnen het team als daarbuiten. Je bent flexibel, proactief, stressbestendig en hebt oog voor details.
• Je bent een organisatietalent en hebt goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk en je bent klantgericht, integer en gericht op samenwerking;

Verder heb je:

• Ruime ervaring met secretariële, administratieve en ondersteunende werkzaamheden, bij voorkeur op een bestuurssecretariaat;
• HBO werk- en denkniveau
• Volledige beheersing van het MS Office pakket en bij voorkeur ook met iBabs
• Affiniteit met en gevoel voor een bestuurlijk, politieke werkomgeving.

Herken jij je hierin? Dan maken we graag kennis met je
Upload je motivatie – waarin je aangeeft wat jou inspireert in deze functie – en je cv uiterlijk 25 mei via het sollicitatieformulier.

Meer weten over deze vacature?
Neem contact op met Mijke Frencken, Teammanager ondersteuning, via 023 567 6243 of via mijke.frencken@haarlemmermeer.nl.

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Kevin Blommert, Corporate Recruiter, recruitment@haarlemmermeer.nl of via 023-5674122.

Procedure

• De kennismakingsgesprekken zijn in 2 rondes aaneensluitend en vinden plaats op 2 juni.
• Na deze gesprekken ontvang je dezelfde week de uitslag en als je geselecteerd bent volgt er mogelijk een klikgesprek met de wethouder en een arbeidsvoorwaardengesprek.

Wat verder goed is om te weten

• Voor indiensttreding vragen wij een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Afhankelijk van de functie gaat het om een VOG of een VOG-P. Gemeente Haarlemmermeer bepaalt welke verklaring van toepassing is.
• Lees hier meer over de CAO Gemeenten 2025-2027.
• Lees hier meer over onze arbeidsvoorwaarden, opleidingsmogelijkheden, werktijden, verlof en meer.
• Overige openstaande vacatures in bedrijfsvoering.

NB. Ongevraagde acquisitie door bemiddelingsbureaus stellen we niet op prijs en kan leiden tot uitsluiting bij onze andere wervingsacties. Ook het ongevraagd sturen van cv’s door bureaus aan onze medewerkers zien we als acquisitie. Deze cv’s nemen wij niet in behandeling