Administratief proces Wmo en Jeugdzorg niet op orde

Veel gemeenten hebben hun administratieve proces voor de uitvoering van de Wmo 2015 en Jeugdzorg nog niet op orde. Dit kan ten koste gaan van de dienstverlening aan cliënten, als zorgaanbieders geen of niet tijdig geld van gemeenten ontvangen of niet weten dat er zorg moet worden verleend.

Bij een niet accuraat ingericht proces lopen gemeenten tevens veel managementinformatie mis, zoals over trends in de uitgaven en kosten en prestaties van zorgleveranciers. Daar is wel veel behoefte aan. Dat blijkt uit onderzoek van het WMO kantoor onder een kwart van de Nederlandse gemeenten.

Facturen

Gemeenten krijgen eind januari de eerste rekeningen van de zorgverleners die voor de uitvoering van Wmo 2015 en Jeugdzorg zijn gecontracteerd. Gecontroleerd moet worden of die facturen wel kloppen met de indicatie. Dit administratieve proces neemt toe ‘in complexiteit door berichtenstandaarden, dbc’s (diagnose behandel combinaties, red), privacygevoelige informatie en een veelvoud aan leveranciers en cliënten’, aldus het WMO kantoor. Uit het onderzoek, uitgevoerd door DirectResearch, blijkt dat veel gemeenten niet klaar zijn voor de administratieve uitvoering van de Wmo 2015 en de Jeugdzorg.

Veel onduidelijkheid

Van de 100.000-plus gemeenten is driekwart klaar voor de invoering van het nieuwe administratieve proces. Bij gemeenten tussen de 35.000 en 100.000 inwoners ligt dat beduidend lager: vier op de tien gemeenten zijn er niet klaar voor. Voor slechts twee op de tien gemeenten is het traject naar administratieve uitvoering helemaal duidelijk. Voor 16% is veel onduidelijk terwijl voor het gros van de gemeenten (62%) diverse zaken onduidelijk zijn. Gemeenten willen vooral weten waar de werkprocessen − die met de nieuwe taken verband houden − uit bestaan en wat daarvan de gevolgen zijn voor zowel de administratieve organisatie als de uitvoeringskosten. Ook de implementatie van de benodigde ict-systemen zorgt voor hoofdbrekens.

Nauwe samenwerking

Het administratieve proces vraagt om nauwe samenwerking met zorgaanbieders. De aanbieders moeten de zorg leveren en deze geautomatiseerd kunnen declareren. ‘Als dit niet lukt, bestaat het gevaar dat de cliënt geen zorg ontvangt omdat de aanbieders niet op de hoogte is, een zorgaanbieder geen financiële middelen heeft om te leveren of de gemeente een omvangrijk handmatig proces moet opzetten’, stellen de onderzoekers. 67% van de gemeenten is in gesprek met zorgaanbieders over de invulling van het administratieve proces. Slechts 19% daarvan heeft deze gesprekken inmiddels afgerond. 73% van de zorgaanbieders maakt zich zorgen over het administratieve proces in 2015.

Inzicht in prestaties

Gemeenten willen managementinformatie halen uit het administratieve proces, zo blijkt verder uit het onderzoek. Inzicht in kostenontwikkeling staat daarbij met stip bovenaan, gevolgd door geleverde prestaties van de zorgaanbieders. Ook aan informatie over het persoonsgebonden budget (pgb), klanttevredenheid en het aantal cliënten dat zorg krijgt, is behoefte. Het gros van de gemeenten wil of gaat met vooral andere gemeenten samenwerken op het gebied van de administratieve processen. Een op de vijf gemeenten houdt het proces in eigen hand.