Thuiswerken kost gemeenten miljoenen

Gemeenten zullen vanwege het thuiswerken van hun personeel structureel moeten investeren in digitalisering. Dat brengt extra kosten met zich mee, die overigens deels worden gecompenseerd omdat minder kantoorruimte nodig is.

Onderzoeksbureau AEF heeft in opdracht van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten middels een enquête onder gemeenten de verwachting geïnventariseerd omtrent het thuiswerken na corona en daar ook een kostenplaatje aan gehangen. Nauwelijks een verrassing is dat de verwachting breed wordt gedeeld dat ambtenaren meer dan voor de crisis gaan thuiswerken. ‘Ook wanneer de versoepelingen zijn doorgevoerd en iedereen weer naar kantoor mag, denken gemeenten dat thuiswerken onderdeel blijft van hun werkgeverschap’, aldus de onderzoekers.

 

Digitale beveiliging

Dat betekent volgens AEF wel dat gemeenten structureel zullen moeten investeren in digitalisering. Naast de aanschaf van laptops, softwarelicenties en dergelijke, voorzien gemeenten namelijk ook structurele extra kosten voor ict-ondersteuning en digitale beveiliging.
 

In het eerste kwartaal van dit jaar gaven gemeenten circa 3,5 tot 5,5 miljoen euro extra uit aan digitalisering. Het afgelopen jaar is er blijkens de enquête bij veel gemeenten versneld gedigitaliseerd. ‘De benodigde stappen in het aanschaffen van software (bijvoorbeeld Microsoft Teams) en hardware (laptops) om zo goed mogelijk thuis te kunnen werken, zijn bijna volledig gezet. Doordat er meer apparatuur en software in omloop is, groeien ook in 2021 de licentiekosten en kosten voor ondersteunende diensten’, aldus de onderzoekers. Dezelfde uitgaven worden verwacht in het tweede kwartaal, zodat de teller uitkomt op zo’n 11 miljoen euro.

 

Extra kosten

Blijkens het onderzoek hebben gemeenten de eerste maanden zo’n 14 miljoen euro extra kosten gemaakt voor ondersteuning en overhead. Dat zit ‘m deels in de extra kosten om de coronamaatregelen te communiceren naar burgers. En ook maatregelen op het gemeentehuis leiden tot extra kosten leiden, zoals de inkoop van beschermingsmiddelen. Bovendien hebben sommige gemeenten extra personeel ingehuurd, zoals medewerkers voor het dossier corona, op burgerzaken en bij het subsidieloket. Die kosten zullen in het tweede kwartaal ongeveer van dezelfde omvang zijn, zodat halverwege het jaar sprake is van een extra kostenpost van circa 28 miljoen euro.

 

Besparen op opleidingen

De extra kosten worden overigens naar verwachting voor een deel gecompenseerd door lagere uitgaven aan de fysieke werkomgeving en een woon-werkverkeervergoeding. ‘Mogelijk kunnen gemeenten ook besparen op kantoorruimte, hoewel dit sterk afhankelijk is van bestaande contracten’, aldus de onderzoekers. Zij becijferen dat er tot en met juni sprake zou kunnen zijn van een besparing van zo’n 20 miljoen euro op de werknemersuitgaven. Zo hebben de meeste gemeenten – net als in 2020 – de afgelopen maanden minder uitgegeven aan catering en andere facilitaire zaken. Soms blijkt er ook bespaard op de opleidingen van medewerkers, omdat die zijn uitgesteld of geannuleerd. De reiskosten van medewerkers zetten sommige gemeenten om in een thuiswerkvergoeding. Bij enkele gemeenten is ook er op bespaard.

Huisafval
Een van de andere gevolgen van het vaker thuiswerken is dat er een verschuiving van kantoor- naar huisafval plaatsvindt. Verder zal er in het algemeen meer leegstand zijn van kantoren, niet alleen bij de gemeente zelf. Dat kan negatief zijn voor het toekomstperspectief van bestaande kantoorgebieden, maar ook mogelijkheden bieden tot herontwikkeling en het verlichten van de woningnood.

---

Den Bosch: 1,5 miljoen voor thuiswerken
Om ambtenaren naar behoren te kunnen laten thuiswerken, trekt de gemeente Den Bosch in 2020 en 2021 anderhalf miljoen euro uit. Het gaat dan onder andere om het aanpassen van thuiswerkplekken. Om het thuiswerken te faciliteren zijn er extra ict-kosten zoals het uitbreiden van de server- en geheugencapacteit, de aanschaf van het programma Microsoft Teams en het kopen van extra thuiswerklicenties. Daarnaast zijn er meer laptops en schermen ter beschikking gesteld. Dat blijkt uit de vierde coronarapportage van de gemeente. Het thuiswerken levert Den Bosch ook geld op. Door een aantal vaste werkplekken te schrappen, bespaart de gemeente 1 miljoen euro.