Rekenen met 'planningsoptimisme'

Leiden heeft niet genoeg ambtelijke capaciteit om de komende vier jaar alle ­beoogde investeringen uit te voeren. Daarvoor waarschuwde accountant Deloitte het lokale bestuur begin dit jaar. Het college en de ambtelijke leiding vrezen er niet voor dat ­investeringskredieten straks stof staan te vergaren. Integendeel, de gemeente houdt zelfs rekening met haar eigen ‘planningsoptimisme’.

Planningsoptimisme

Het is een wat lieflijke term, ‘planningsoptimisme’. Je kunt ook spreken van ‘onderbesteding’, ‘niet-gebruik’, of ‘handelingsverlegenheid’, allemaal ­synoniemen met een iets kritischere ondertoon. Daarnaast ligt bij ‘planningsoptimisme’ wel heel erg de nadruk op de inschatting vooraf, en minder op de constatering achteraf, namelijk dat je als gemeente niet bereikt hebt wat je had willen bereiken. Het is ‘we waren iets te optimistisch’, in plaats van ‘we hebben niet ­genoeg ons best gedaan’.

Accountant

Misschien is het een kwestie ‘glas halfvol of halfleeg’, in dat geval zijn ze in Leiden echte rasoptimisten. Wethouder Ashley North (GroenLinks, Klimaat, Mobiliteit en Financiën) en gemeentesecretaris Pim van Vliet lazen de bevindingen van Deloitte terug in onder andere Binnenlands Bestuur, maar waren anders dan de media niet verrast door de opmerkingen van de accountant. Want Leiden staat pal achter haar eigen planning, de overschatting die zij daarin maakt, en denkt ook dat niet-gebruik nooit volledig te voorkomen is.

Meer projecten dan lukt

‘We zien inderdaad dat we hoopvolle voornemens stellen’, zegt North. ‘We zetten in op meer projecten dan uiteindelijk lukt, maar dat heeft niet primair te maken met personele beschikbaarheid.’ Dat statement vraagt om nuance. Want waarom zou gemeentelijk accountant Deloitte het dan noemen als belangrijk aandachtspunt? Volgens North, die benadrukt dat Deloitte aangeeft dat Leiden het planningsoptimisme onderkent, ligt het genuanceerder.

Volgorde van redeneren

‘Wij kiezen ervoor om eerst zoveel mogelijk belangen in beeld te brengen en daarvoor de beschikbare financiële middelen bij elkaar te krijgen. Dan weten we precies welke uitdagingen er allemaal op de stad afkomen en wat we financieel gezien allemaal kunnen aanpakken de komende periode. Daarna kijken we hoe we de ambtelijke capaciteit het beste kunnen inzetten. Het alternatief is om te redeneren vanuit de ambtelijke organisatie, maar dan moet je dingen die wel moeten gebeuren niet opnemen in het investeringsplan.'

Verder vooruitkijken moeilijk waar te maken

De manier waarop North het stelt is kiezen tussen twee kwaden: óf een planning maken die te vol is voor het aantal ambtenaren, óf noodzakelijke investeringen niet in een plan vastleggen. Maar is er dan geen gulden middenweg? Bijvoorbeeld door een gedegen meerjarenplan te maken, dat misschien langer is dan het investeringsplan van vijf jaar maar daarmee wel sluitend en realistisch? Dat is volgens North moeilijk waar te maken.

Autonome ontwikkelingen

‘Hoe verder je vooruitkijkt, hoe onzekerder het wordt. Planningsoptimisme heeft vooral te maken met externe, autonome ontwikkelingen. Dingen waar wij als gemeente niets aan kunnen doen. Leveranciers en uitvoerders met vertraging, maar ook nieuwe regelgeving die opeens veel vraagt van onze organisatie. Dat is voor de komende vijf jaar al erg onzeker. We zien gewoon dat je ieder jaar een bepaalde ­marge van onzekerheid hebt. Daar houden we rekening mee.’

Al 60 miljoen gereserveerd

Van het investeringsplan ter hoogte van 400 miljoen euro is een bedrag van 60 miljoen euro ‘gereserveerd’ om te blijven liggen. Dat is het bedrag dat de gemeente verwacht niet te spenderen. Daarmee is het planningsoptimisme dus zelfs al financieel onderbouwd. Het lijkt tegenstrijdig: de gemeente die zegt niet veel te kunnen doen om overschattingen te voorkomen, maar wel al precies weet hoeveel ze overschat. ‘Dat is op basis van historische gegevens’, zegt gemeentesecretaris Van Vliet. ‘We weten hoeveel gemiddeld niet gespendeerd kan worden, maar niet vooraf welke projecten dit zijn. Daarom schaven we over de gehele breedte af.’

Onzekerheden nemen toe

Pim van Vliet is al sinds 2018 gemeentesecretaris van Leiden. De onzekerheden over uitgaven zijn volgens haar groter geworden naarmate het gemeentelijk takenpakket is gegroeid, maar ze zijn er tegelijkertijd ook altijd. Onzekerheden in het openbaar bestuur hoeven volgens haar niet problematisch te zijn, zolang je er als organisatie maar goed mee omgaat.

Samenwerking bestuur en ambtelijke organisatie

‘De wisselwerking tussen ambtenaren en wethouders is wat dat betreft heel belangrijk. Wanneer dingen dreigen uit te lopen en wanneer er prioriteiten moeten worden gesteld wil je dat het de bestuurder is die, op basis van de politieke besluitvorming de keuzes maakt. Maar daarvoor moeten wij als ambtenaren wel op tijd aan de bel trekken. Anders keert de wal het schip vanzelf.’

Lees het volledige artikel in Binnenlands Bestuur 06 van deze week.