De controleur wordt onbetaalbaar

De vijver om te vissen naar een accountant ligt bijna droog, ondervonden recent gemeenten in Noord-Limburg. En vaak betalen ze zich blauw aan meerwerk. Tijd voor herintroductie van eigen regionale accountantsdiensten?

‘Ik herinner me geen controle waarna géén meerwerk is opgevoerd’, put Geert van Soest uit zijn herinnering. ‘En in twintig jaar heb ik aardig wat accountants zien komen en gaan’, aldus de raadsgriffier van Venlo. Meerwerknota’s voor controle van de gemeentelijke jaarrekening ergeren hem mateloos. ‘Het betreft immers gesloten, all-in contracten.’ Venlo gaat – vaak het verweer van de accountantswereld – niet voor het laatste dubbeltje: ‘Wij laten in de aanbesteding de prijs niet zo zwaar meewegen. Doe je dat toch, dan val je later in je eigen mes.’

Eens werden tariefafspraken met de toenmalige accountant al na een jaar opengebroken. ‘De prijs kwam 50 procent hoger uit. Dat noem ik redelijk schunnig.’ Een van de lessen daaruit: ‘In Venlo verwachten wij dat de accountant óns slimmer maakt. Als accountantsbureau loop je dan aanvankelijk harder, maar na een aantal jaren verdien je misschien geld doordat je ons het kunstje goed hebt geleerd. Andersom wordt voor gemeenten de accountant goedkoper naarmate zij hun zaken beter voor elkaar hebben.’

In Venlo is volgens Van Soest de interne beheersing van de administratieve processen goed op orde. ‘Meerwerknota’s komen nog steeds, maar dat ligt niet alleen aan de accountant. Het rijk strooit steeds meer Sisa-regelingen over gemeenten uit, specifieke regelingen buiten het Gemeentefonds om. Die moet je apart verantwoorden en reken je met de accountant apart af. Daar hoor je mij niet over.’

Koehandel

Even verderop in Bergen (Limburg) heeft griffier Sjaak van ’t Hof evenmin een juichverhaal over samenwerking met accountantskantoren. Zijn gemeente maakte gebruik van de diensten van EY, dat zich inmiddels geheel heeft teruggetrokken uit de gemeentelijke markt. Ook in de relatie met dit Big Four-kantoor was er irritatie over meerwerkrekeningen. ‘Schering en inslag’, aldus Van ’t Hof.

Vrijwel altijd volgt een aanvullende rekening

‘Je denkt klaar te zijn met wat je hebt afgesproken, maar vrijwel altijd volgt een aanvullende rekening. En dan? Je gaat om de tafel, de accountant presenteert wat staatjes en schrapt ter plekke nog wat. Uiteindelijk staat onder de streep de helft van het aanvankelijke meerwerkbedrag.’ Koehandel, noemt hij het.

Na een aanbesteding ging Bergen in zee met KSG, een regionale speler, opgericht door voormalige rijksaccountants. Ook dat kantoor stuurde een forse meerwerknota. Maar behalve dat gebeurde er iets anders. ‘We kregen bericht dat dit kantoor een samenwerking was aangegaan met Astrium in Zoetermeer. Zowel de opdrachtbevesting als de rekeningen kwamen daarvandaan.’ De samenwerking zou geen inhoudelijke gevolgen hebben, zo was van tevoren verzekerd.

Aan meerwerk stelde Van ’t Hof paal en perk. ‘Dat kan uitsluitend na overleg vooraf. Ik heb dat strikt geformuleerd. Na de controle kreeg ik uit de organisatie het signaal dat er een goedkeurende verklaring zou komen en dat Astrium over de schouder van uitvoerend accountant KSG had meegekeken.’ Volgens Astrium waren zaken geconstateerd die beter verantwoord moesten worden. ‘Met een meerwerkrekening van 7.000 euro. Onaangekondigd. Die weiger ik te betalen.’

Kort daarop werd Astrium zelf overgenomen door FLYNTH, dat met z’n controlepraktijk voet tussen de deur wil krijgen in de markt van gemeenten en andere decentrale overheden. Sindsdien hoorde Van ’t Hof niets meer over de onbetaalde factuur. En Bergen? Dat heeft nog steeds KSG als controlerend accountant.

Helderheid

Iets vergelijkbaars gebeurde in Beesel, waar de naam KSG wederom valt in een gesprek met griffier Niki Vintcent. ‘Hun kantoor zit bij ons aan de overkant’, vertelt hij. ‘Met KSG hadden we een raamovereenkomst. Over de samenwerking met Astrium is gecommuniceerd dat KSG de verantwoordelijke en uitvoerende accountant van de jaarrekeningcontrole bleef. De opdrachtbevestiging kwam wel van Astrium. Bij KSG heb ik gepoogd helderheid te krijgen over de situatie. Zij moesten, als derden hun diensten zouden uitvoeren, vooraf schriftelijk toestemming vragen.’ Een vreemde zet vindt hij dat, ‘zeker voor een dienstverlener die zich bezighoudt met rechtmatigheid.’

Beesel speelde de zaak volgens Vintcent hoog op. Maar als opdrachtgever namens de raad stond de griffier met de rug tegen de muur: ‘Bij de provincie moesten we tijdig een goedgekeurde jaarrekening met accountantsverklaring overleggen.’

Ondanks de eerdere perikelen is de relatie met KSG door Beesel na afloop van de contractduur voortgezet. Door de geschatte waarde van de opdracht lukte het de gemeente meervoudig onderhands aan te besteden en kantoren actief te benaderen. ‘Een aantal zei op voorhand niet geïnteresseerd te zijn, door een gebrek aan personeel.’ Uiteindelijk resteerde één inschrijving: KSG. Dat mag de volgende jaarrekening van Beesel controleren.

Over meerwerk merkt Vintcent op: ‘Wat ik zo ingewikkeld vind, is om met de collega’s van team financiën in te schatten of zo’n factuur terecht is.’ Hij wil niet bij voorbaat uitsluiten dat administratief zaken beter kunnen, of dat de controle van tientallen Sisa-regelingen tot hogere prijzen leidden. Ook hecht de Beeselse griffier eraan te zeggen dat de ambtelijke organisatie best te spreken was over de dienstverlening door KSG. ‘Het was niet uitsluitend kommer en kwel.’

Ongenoegen

Venlo, met ruim 102.000 inwoners, had het evenmin voor het uitkiezen. Geert van Soest: ‘Bij onze laatste aanbesteding in 2015 deden twee kantoren mee. Het ene was een bureau waar we op dat moment mee gebrouilleerd waren.’ Het gemeentelijk ongenoegen over openbare accountants, meerwerk en aangescherpte controlestandaarden sleept al jaren. Een paar jaar geleden leidden de irritaties zelfs tot een harde botsing tussen de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en NBA, de beroepsorganisatie van accountants.

Een beperkt aantal kantoren en accountants kreeg van toezichthouder Autoriteit Financiële Markten (AFM) een vergunning om audits te doen. Dat maakt kiezen in een krappe markt bijna onmogelijk voor gemeenten. Kantoren staan niet te springen om in te schrijven op aanbestedingen en hebben genoeg ander werk. Bovendien moeten ook zij een slag leveren om gekwalificeerd personeel. De vrees bestaat zelfs dat gemeenten helemaal geen accountant vinden.

Het tekort aan overheidsaccountants brengt opnieuw de oprichting van eigen gemeentelijke accountantsdiensten in beeld, eventueel in regionaal verband. De voormalige minister van Binnenlandse Zaken Ronald Plasterk opperde die mogelijkheid in 2017. De controlerend accountants staan dan op de gemeentelijke loonlijst, zoals tot aan de jaren vijftig heel gewoon was. Nu hebben alleen Den Haag en Amsterdam nog een eigen Gemeentelijke Accountants Dienst (GAD). De andere gemeenten werken met een externe (‘openbare’) accountant. Voor GAD’s gelden even strenge wettelijke controlerichtlijnen als voor openbare accountants, benadrukt Carla Slotema-Tesser, gemeente-accountant en directeur van de Gemeentelijke Accountantsdienst in Den Haag. Maar de expertise is wel net anders, zegt ze. ‘Controle van de gemeentelijke jaarrekening is geen standaardwerk. Je moet echt gespecialiseerd zijn.’

Wij zijn ambtenaren en hanteren geen winstmarges

Zij ziet voor grotere gemeenten vooral voordelen aan eigen accountants: ‘Wij zijn ambtenaren en hanteren geen winstmarges. Dat scheelt in de kosten.’ Bij een gemeentelijke accountantsdienst is er verder niet de verplichte scheiding van advies- en controlewerk. ‘Een GAD is er om de gemeentelijke organisatie elke dag te helpen verbeteren en de controlerende rol van de gemeenteraad te versterken’, aldus Slotema. ‘Wij zitten er 24/7, niet slechts in de controlepiek.’ Ander voordeel: ‘We weten precies wat in een gemeente speelt.’ Continuïteit van de controle is volgens haar zo gegarandeerd, en het circus van aanbestedingen vervalt.

Opstartkosten

Slotema is niet bang dat accountants en collega-ambtenaren te dicht op elkaar kruipen. ‘Mijn dienst heeft ook een externe compliance officer. Dat is nodig, want we moeten jaarlijks onze eigen kwaliteitstoetsingen doen. Daarnaast hebben we indirect een zorgplicht voor de integriteit van de informatievoorziening van de overheid.’ Ze ziet het elders niet snel komen van het oprichten van GAD’s. Vooral vanwege het benodigde volume. ‘Voor kleinere gemeenten zijn de opstartkosten fors. Al kun je overwegen het in regioverband te organiseren.’

Maar ook dat heeft de nodige voeten in de aarde. Niki Vintcent had wel oren naar het bestuderen van de mogelijkheid van een regionale accountantsdienst. ‘Wij overwogen bij de start van de aanbesteding serieus of we iets gezamenlijks konden doen. Ook onze auditcommissie vroeg zich af of we samen een grotere opdracht in de markt konden zetten, om het aantrekkelijker te maken. Maar na de accountantsperikelen kwam het gesprek niet meer van de grond. Andere gemeenten hadden hun aanbesteding al afgerond. Er was geen punt waarop een en ander bij elkaar kwam.’

Ook Geert van Soest zwengelde onder griffiers in de regio de discussie over de oprichting van een GAD aan. Hij schreef mee aan een VNG-handreiking over het onderwerp. Door corona en andere oorzaken kwam het gesprek in zijn regio evenmin op gang. Het idee laat hij niet definitief varen, al is er voor Venlo geen directe noodzaak, door de huidige samenwerking met PwC. De Venlose griffier schat dat een volume nodig is van 200.000 tot 250.000 inwoners. Maar het belangrijkste: ‘Je hebt gemeenten nodig die er ontzettend in geloven en bereid zijn er veel geld in te stoppen. Voor het laten functioneren van een GAD is zeker een jaar of twee nodig. In die periode heb je mensen in dienst die nog niks opleveren. Maar de kost gaat voor de baat uit. Ik wil er wel energie in steken, maar heb geen zin in de Don Quichot-rol.’