Utrecht kan bezuinigen mét ICT

Doorlichten
De gemeente heeft een aantal organisatieonderdelen laten doorlichten als onderdeel van het programma Organisatievernieuwing. Uit de analyse van de Dienst Burgerzaken & Gemeentebelastingen concludeert Deloitte Consulting dat er vooral met een verschuiving naar digitale dienstverlening binnen een paar jaar tijd geld is te besparen. Maar dan moet er wel eerst geïnvesteerd worden.

Duur
Utrecht is een relatief inefficiënte gemeente als het om de afdeling Burgerzaken gaat. Per Utrechter kost deze afdeling 39 euro, tegen gemiddeld 34 euro bij andere 100.000+-gemeenten. Dat geeft ruimte voor besparingen, hoewel de kosten in Amsterdam, Rotterdam en Den Haag nog significant hoger liggen. Deels zijn die besparingen te realiseren door het sluiten van de balie Burgerzaken in Wijkservicecentrum Vleuten de Meern, het ‘werken op afspraak’ en een snelloket. Dat zou samen 0,6 miiljoen euro opbrengen in 2014.

Verschuiven
Maar echt te verdienen valt er met het verschuiven van een kwart van alle klantcontacten van de balie naar het internet, concludeert de gemeente uit de Deloitte-studie. Dat levert mogelijk een rechtstreekse structurele besparing op van ruim 2 miljoen euro per jaar. Als ook een kwart van de inkomende poststroom naar email wordt omgezet levert dat nog eens ruim 1,7 miljoen euro per jaar op. Ook het reduceren van de telefoondruk levert vier ton op, is de verwachting. Het op dezelfde manier stroomlijnen en standaardiseren van dienstverleningsprocessen scheelde in Almere al 32 fte, dus zoiets is haalbaar, denkt de gemeente.

Investeren
De voor een dergelijke omslag benodigde ICT-systemen zijn in Utrecht deels nog niet aanwezig en als ze dat wel zijn nog maar beperkt ingevoerd. Aan extra ontwikkel- en implementatiekosten zal voglens Deloitte dus eerst tussen de 12 miljoen en 15 miljoen euro moeten worden geïnvesteerd. Daar komen dan nog de exploitatiekosten bij. De gemeente hoopt de plannen en de benodigde investeringen in de komende tijd verder te kunnen specificeren.