Provincie Gelderland creëert een flexibel en efficiënt Wob-proces

Vier jaar geleden klopte het provinciaal bestuur van Provincie Gelderland aan bij George Meurders, hun teammanager bestuurlijk juridische zaken: er bestond onrust over de manier waarop de provincie om ging met Wob-verzoeken en zorg over hoeveelheid tijd die het afhandelen van een verzoek kostte.

De weg naar betere Wob: centralisatie en specialisatie

Naar aanleiding van de zorgen begon Meurders aan het verbeterproces van de Wob-operatie van het provinciaal bestuur. Er waren twee essentiële knelpunten in het proces: de ad hoc methode waarmee de provincie Wob-verzoeken oppakte en de decentrale afhandelingswijze.

 

Op organisatorisch niveau was het benoemen van zogenaamde Wob-regisseurs, medewerkers die bekend zijn de regels en processen van de Wob, die samen met de behandelend medewerker het verzoek afhandelen.

 

Optimalisatie en automatisering

Het handmatig zoeken, vinden, verzamelen, beoordelen, aflakken en openbaren van informatie kost veel tijd, ongeacht de mate van expertise van de uitvoerende. Voor Meurders aanleiding om op zoek te gaan naar een technologische oplossing.

 

Na een korte zoektocht klopte Meurders aan bij ZyLAB. ZyLAB maakte het voor de provincie mogelijk het werkproces rondom het afhandelen van een Wob-verzoek te consolideren in één platform. Volgens Meurders zorgt dit voor een consistenter en transparanter proces: “ZyLAB geeft ons meer snelheid, efficiëntie, en veel meer controle over het proces. We kunnen sneller de taken verdelen, beoordelen en rapporteren over de voorgang.”

 

Consistenter, efficiënter, en transparanter openbaar bestuur

De verbetering in organisatie, proces en uitvoering heeft niet alle uitdagingen rondom het afhandelen van Wob-verzoeken opgelost. Voor Meurders is het voornaamste resultaat de tevredenheid bij het bestuur: “Steeds vaker worden er complimenten gegeven vanuit het College over de manier waarop [een verzoek] is afgehandeld.”

 

Ook vanuit de media en indieners van verzoeken komen positieve signalen, vertelt Meurders: “Als er verzoeken zijn die bij meerdere organisaties zijn ingelegd over hetzelfde onderwerp, krijgen wij vaak terug dat we het in vergelijking met anderen heel goed doen. Dat is mede te danken aan ZyLAB.”

 

Lees de volledige aanpak van Provincie Gelderland in deze case study.