Rekenkamer: veel strakkere regie op ICT-projecten

De overheid moet meer en eenduidiger gegevens over haar ICT-projecten boven water krijgen, vervolgens veel strakker dan nu daarop sturen en deze projecten bekijken vanuit de ‘business’.

Eén sterke man of vrouw voor ICT voor de hele rijksoverheid zal de automatiseringsproblemen van de overheid bovendien niet oplossen.

Dat zijn de belangrijkste aanbevelingen uit het rapport ‘Lessen uit ICT-projecten van de overheid’ deel B, dat de Algemene Rekenkamer vandaag publiceert.

Het rapport is het vervolg op deel A, dat een antwoord gaf op de vraag waarom ICT-projecten bij de overheid mislukken. Als belangrijke oorzaak werd daarin genoemd dat er te weinig overzicht is op de vele (grote) projecten binnen de overheid. Dit rapport, deel B, bevat aanbevelingen hoe de overheid meer grip krijgt op ICT-projecten.

Gebrekkige informatie
De Rekenkamer onderzocht een vijftal grote ICT-projecten en concludeert dat het aan veel informatie ontbreekt. Zo is lang niet altijd duidelijk wat het begin- en het eindpunt van een project is en is er niet altijd informatie over de beschikbare mensen voor en de kosten van een project. Er worden wel totaalbedragen genoemd, maar vaak is onduidelijk waaruit deze zijn opgebouwd.

Bovendien worden de kosten niet eenduidig geadministreerd, zodat het heel lastig is om projecten te vergelijken en boven water te krijgen welke vertragingen en kostenoverschrijdingen te vermijden waren geweest. Verder blijken kostenramingen soms te optimistisch te zijn of worden kosten buiten beschouwing gelaten.

Doordat gegevens onvolledig en onbetrouwbaar zijn, oordeelt de Rekenkamer dat een rijksbreed onderzoek naar grote ICT-projecten momenteel niet haalbaar is. Daar heeft de Tweede Kamer wel om gevraagd.

Een eerste aanbeveling van de Rekenkamer aan de coördinerend minister voor informatievoorziening (BZK), is om heldere informatie over de lopende ICT-projecten boven water te krijgen. Verder raadt de Rekenkamer aan om samen met de Tweede Kamer vast te stellen welke kostensoorten (extern en intern personeel, kosten voor software, e.d.) gebruikt gaan worden voor het maken van ramingen en realisaties van ICT-projecten. Ook raadt de Rekenkamer aan om voor elk project een helder start- en eindpunt vast te stellen.

Verder pleit het voor een ‘houdbaarheidsdatum’ voor ICT-systemen, zodat duidelijk wordt hoeveel per jaar gereserveerd moet worden voor de vervanging van een systeem. Deze aanbevelingen gelden in ieder geval voor de ICT-projecten die zijn genoemd in de inventarisatie die minister Guusje ter Horst (BZK) in oktober vorig jaar aan de Tweede Kamer stuurde.

Besturing
Het valt de Rekenkamer op dat veel ICT-projecten worden gezien als een louter technologische oplossing voor een probleem. Dat klopt niet, omdat het eigenlijk altijd gaat om organisatievraagstukken, aldus de Rekenkamer. Het probleem en de organisatie moet volgens haar leidend zijn bij het zoeken naar een oplossing. De leiding van de ‘business’ is ook verantwoordelijk voor budget en prioritering.

Belangrijk voor een betere besturing en een sterke koppeling van ICT met de ‘business’, is een IT-directeur (CIO). Dat is volgens de Rekenkamer ‘een functionaris op het strategische niveau van een organisatie, die informatiemanagement op de bestuurlijke agenda kan krijgen.’ De Rekenkamer ziet vooral veel baat bij een dergelijke CIO op departementaal niveau. In een CIO voor het hele Rijk ziet ze weinig nut, omdat elke minister zijn eigen verantwoordelijkheid heeft voor de ICT-projecten van zijn departement.

Wel zou rijksbreed een uniforme indeling in kostensoorten vastgesteld moeten worden, net als kaders voor beveiligingsstandaarden, standaarden voor samenwerking tussen ICT-systemen, kaders voor projectbeheersing en kwaliteitsbewaking.

Reactie BZK
De minister van BZK heeft nog niet inhoudelijk gereageerd op het rapport. Ze heeft wel toegezegd om extra aandacht te geven aan het inzichtelijk krijgen van de kosten van ICT-projecten, de invulling van een CIO-functie en een door de Rekenkamer geopperde systematiek (‘Gateway’: tussentijds vakgenoten om hun mening vragen) om te leren van eerdere ervaringen. Maar hoe ze dat precies gaat doen, is niet duidelijk.

Overigens heeft de ministerraad afgelopen vrijdag besloten dat er elk jaar een rapportage over ICT-projecten naar de Tweede Kamer zal worden gestuurd.

Ter Horst komt nog voor het zomerreces met een brief aan de Tweede Kamer, waarin voorstellen tot een betere aansturing van ICT-projecten zijn uitgewerkt. De Rekenkamer beschouwt deze brief, en een brief van de minister aan de Rekenkamer zelf, als antwoord op dit rapport.

Het rapport van de Rekenkamer is hier te downloaden. (MV)