Advertentie
digitaal / Nieuws

'Probleem met raadsinformatiesysteem is breder'

Om inwoners te betrekken bij de lokale politiek, is investeren in een transparanter raadsinformatiesysteem slechts de eerste stap.

23 januari 2024
Vrouw achter computer houdt bordje 'help' omhoog
Shutterstock

In bijna de helft van de gemeenten is het vinden van informatie in het raadsinformatiesysteem moeilijk of zelfs onmogelijk, zo bleek onlangs uit onderzoek van het actualiteitenprogramma Nieuwsuur. Het probleem is breder dan ict, zeggen betrokkenen. De noodzaak tot verbetering moet eerst overal in de organisatie worden gevoeld. En met een intuïtiever en transparant systeem alleen ben je er niet.

Iedereen zoekt zich suf

Uit onderzoek van Nieuwsuur blijkt dat in bijna de helft van de 342 gemeenteraden het raadsinformatiesysteem tekortschiet: informatie is moeilijk vindbaar, vaak ontbreken er belangrijke documenten en vergaderingen zijn niet te zien of te beluisteren. Eerder beschreef Binnenlands Bestuur al eens hoe raadsleden zich suf zoeken in de systemen, terwijl de vindbaarheid van informatie essentieel is voor het beoefenen van het ambt. Uiteraard lopen ook inwoners (en journalisten en onderzoekers) aan tegen de gebrekkige en onvolledige informatievoorziening in sommige gemeenten.

Grote verschillen

Uit het onderzoek blijkt dat de kwaliteit van de beschikbare informatie verschilt per gemeente. Zo zijn er nog altijd gemeenten die inwoners niet de mogelijkheid bieden om vergaderingen online mee te kijken. Een mogelijke verklaring is dat de gemeenteraden het moeilijk vinden om in hun eigen ondersteuning te investeren. Bij de griffiers, met name in kleine gemeenten, is onvoldoende capaciteit om invulling te geven aan alle taken, waaronder die om die systemen goed te vullen. En ondertussen neemt de interesse in de lokale politiek alleen maar af, constateert Nieuwsuur.

Intuïtief systeem nodig

Dat het raadsinformatiesysteem beter doorzoekbaar en transparanter moet worden, daarover zijn de griffiers van Nederland het wel eens. ‘De buitenwereld denkt niet in commissie- en vergaderstructuren,’ zegt Kirsten ten Cate, voorzitter van de Vereniging van Griffiers. ‘Die wil gewoon weten waar de schriftelijke vragen staan, of waar het laatste verslag van de vergadering van de raad te vinden is. Een systeem moet wat dat betreft intuïtief zijn.’

De buitenwereld denkt niet in commissie- en vergaderstructuren.

Kirsten ten Cate, voorzitter Vereniging van Griffiers

Krachten bundelen

Onder de griffiers bestaat de indruk dat het streven naar meer transparantie niet alleen aan de markt kan worden overgelaten. Om die reden is de Vereniging van Griffiers bezig om de krachten te bundelen. Ten Cate: ‘De markt gaat niet bouwen voor een paar gemeenten. Leveranciers moeten een duidelijk signaal krijgen welke kant wij op willen. Ze moeten weten dat er een markt voor is.’

Samenspel

Maar het bundelen van de krachten is makkelijker gezegd dan gedaan. Eerst moet het probleem door zowel de ambtelijke organisatie als door de colleges, de raad en de griffie worden onderkend, stelt Ten Cate. Vervolgens moet de griffie de tijd en ruimte worden gegund om zich op het probleem te storten (bij voorkeur samen met de burgemeestersberoepsverenigingen en die van de gemeentesecretarissen). De griffiecapaciteit is beperkt. ‘Raden zijn vaak huiverig om die ruimte voor de griffie vrij te maken,’ ziet Ten Cate. ‘Binnen de griffies is het zoeken naar de flexibiliteit om tijdelijk de krachten te bundelen, te investeren in de relatie met de ambtelijke organisatie en om samen de schouders eronder te zetten. Het gaat om het samenspel.’

Belang minder gevoeld

Dat beaamt Jacqueline Vrolijk, raadsgriffier bij de gemeente Heemskerk. Ze merkt dat het belang van het raadsinformatiesysteem vanuit de ambtelijke organisatie en het college minder wordt gevoeld dan door de griffie en de raad. ‘Ik heb een keer een discussie gehad met iemand van de ict-afdeling die zei dat het raadsinformatiesysteem geen cruciaal systeem is. Dan gaan bij mij de haren rechtovereind staan. Het is ons besluitvormingssysteem, ons communicatiekanaal naar inwoners. Raadsleden moeten er alles in vinden, om op basis daarvan beslissingen te kunnen nemen. Hoezo geen cruciaal systeem?’

Hoezo is het raadsinformatiesysteem 'geen cruciaal systeem'?

Jacqueline Vrolijk, griffier Heemskerk

Nieuwe functies griffie

Vrolijk gelooft overigens niet dat de oplossing alleen zit in het verbeteren van het systeem. Om zich heen ziet ze een ontwikkeling waarbij griffies nieuwe functies in het leven roepen om inwoners te betrekken bij de lokale politiek. Zo heeft de griffie van Haarlem een informatiemanager aangetrokken, om mensen wegwijs te maken in het systeem en te zorgen dat het goed is ingericht. De griffie van Heemskerk is van plan om een communicatieadviseur aan te stellen voor het contact met inwoners.

Inwonersperspectief

Vanuit een inwonersperspectief kijken naar het raadsinformatiesysteem is een eerste stap in een groter proces. ‘Meestal vragen inwoners op welk moment ze invloed kunnen uitoefenen op een bepaald onderwerp,’ zegt Vrolijk. ‘Het zou dus helpen als je in het raadsinformatiesysteem bijvoorbeeld een tijdlijn kan laten zien met de momenten waarop inwoners aan zet zijn.’ Ze denkt daarnaast onder meer aan video’s die inwoners uitleggen hoe participatie werkt, een chatfunctie, QR-codes en een persoon die inwoners begeleidt in het participatieproces.

Investeren in jezelf

Dat gemeenteraden huiverig zijn om in de eigen systemen te investeren, onderschrijven beide griffiers. ‘Het zou helpen als ze het zien als een investering in de informatie voor de inwoners, in plaats van als een investering in de eigen ondersteuning.’ Al is er ook niets mis met investeren in jezelf, betoogt Vrolijk. ‘Het is net als in de liefde. Je kan niet van de ander houden als je niet van jezelf houdt.’

Reacties: 2

U moet ingelogd zijn om een reactie te kunnen plaatsen.

Nico Bos
Het grappige is dat ook de raad en het college bij ons in Stichtse Vecht, en veel andere gemeentes, zelf ook geen flauw idee hebben wat participatie is en presentaties houden die al volledig door ambtenaren en ontwikkelaars zijn uitgewerkt :-). De nieuwe omgevingswet gaat dit niet oplossen, integendeel.
Peter van Heeswijk
Ik zie op vele plaatsen dat mensen iets in het RIS opzoeken via google.
Ik zelf moet ook constateren dat ik via google betere en volledigere informatie kan vinden dan via het RIS.
Zo lang dat voor velen de norm is weet je dat je systeem niet functioneert.
Advertentie