De 'thermometer' moet voortdurend in het ICT-project
De zakelijke rechtvaardiging voor grote ICT-proejcten blijkt vaak een eenmalige exercitie en dan gaat het gauw mis, stelt Rob Meijer, die daarop vorige week promoveerde.
De zakelijke rechtvaardiging voor grote ICT-proejcten blijkt vaak een eenmalige exercitie en daarom gaat het regelmatig mis, stelt Rob Meijer van PBLQ die daarop vorige week promoveerde. Hij komt met een simpele methode om dat te veranderen. Ook handig voor gemeenten.
Statische rechtvaardiging
In zijn proefschrift 'Businescases en grote ICT-intensieve overheidsprojecten' neemt hij een viertal grote ICT-projecten onder de loep, waaronder het programma modernisering GBA. Hij constateert dat de businesscase, een document waarin de zakelijke rechtvaardiging voor een project wordt vastgelegd (kosten en baten, uitvoeringsvorm, risico's enzovoort), vaak eenmalig wordt opgesteld en daarna in de spreekwoordelijke la verdwijnt. Maar omstandigheden veranderen en veel is er aan het begin van een project nog niet eens bekend. "In de praktijk blijkt dat de businesscase wordt vastgesteld als het geld moet worden gefourneerd en daarna niet meer wordt geactualiseerd", aldus Meijer.
Periodieke thermometer
Hij komt met een eenvoudige graadmeter als hulp: de M-index, die wordt bepaald op basis van vragen als 'zijn de risico's in beeld' en 'is duidelijk wie de belanghebbenden zijn' et cetera. De maximale score is 100. Elke score daaronder betekent dat er ruimte voor verbetering is. Het gebruik van deze 'thermometer', zoals Meijer de M-index ook noemt, is geen eenmalige test; de bijbehorende vragenlijst moet periodiek worden ingevuld. Een tweede groot verschil met hoe businesscases doorgaans worden ingezet is dat de opdrachtgever van een groot ICT-project deze vragenlijst vaststelt, maar dat vervolgens de leden van de stuurgroep deze anoniem invullen.
Erg transparant
Meijer is tevreden over de reacties op zijn voorstel. "De hogere ambtenaren die ik heb gesproken zijn er enthousiast over. Maar de vraag is wel of men de methode ook zal gaan gebruiken. Het wordt daarmee wel heel transparant." Niet alleen voor betrokkenen wordt het makkelijker te constateren of er problemen zijn, maar ook voor mensen 'van buiten', zoals Kamerleden. "Voor hun is het nu buitengewoon lastig om grip te krijgen op dit soort zaken." Hij denkt dat de tijdelijke Kamercommissie die momenteel onderzoek doet naar ICT-proejcten bij de overheid wel oren zal hebben naar een dergelijke methode.
Weinig baten
Overigens moet niet alleen het gebrúik van businesscases beter; ze moeten ook goed zijn opgezet. En daar schrot het ook nog wel eens aan. "er zijn veel projecten die worden beoordeeld op budget en of ze op tijd af zijn, maar heel vaak kijkt men naar batenmanagement, dus of men wel realiseert wat de bedoeling was."
Ook gemeenten
Het proefschrift is gericht op grote ICT-projecten bij de overheid, maar Meijer, ooit hoofd ICT bij de VNG en in 2008 ook even Rijks-CIO, denkt dat de M-index ook voor gemeenten relevant is. "Zeker de grote gemeenten boven de 100.000 inwoners hebben projecten die vergelijkbaar zijn. En het is ook een hele simpele methode die voor kleinere projecten is te gebruiken."
Een business case is nu te vaak een administratief 'moetje', geschreven door een architect of project controller, i.p.v. een door de executive in het bijzonder en projectboard in het algemeen, doorleefde zakelijke rechtvaardiging waar eigenaarschap voor gevoeld wordt. Helaas wordt dit bestuurlijk (de geldgever) in stand gehouden, gedoogd en/of wordt er onvoldoende het gesprek over gevoerd. De meest loze kreet die ik in dit kader ken is 'afspraak is afspraak'. Zo zouden we noooit een project moeten beginnen zonder een business case......ja dûh ga maar eens na hoeveel zgn. projecten al een eind op streek zijn zonder de noodzakelijke zakelijke rechtvaardiging. #wakeupcall
PS Vooralsnog heb ik geen mening over het werk van Meijer; daar wil ik eerst beter kennis van nemen.