Goed is goed genoeg voor razendsnel gedigitaliseerde omgevingsdienst

Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied behoort met zijn razendsnelle digitalisering van werkprocessen tot de kopgroep voor de aansluiting op het Digitale Stelsel Omgevingswet. Het leverde de dienst onlangs een verkiezing op voor winnaar van de Eenvoudig Beter Trofee. Programmamanager van Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied Patricia Croese legt aan Binnenlands Bestuur uit wat de aanpak van NZKG zo succesvol maakt.

Werken vanuit één zaaksysteem
Uit handen van minister Schultz van Haegen kreeg omgevingsdienst NZKG de Eenvoudig Beter Trofee overhandigd voor het digitaliseren en verbinden van zijn werkprocessen. Het was voor de organisatie een beloning na een hectische periode, waarin veel is veranderd. De digitaliseringsslag van Omgevingsdienst NZKG begon bij een veranderopgave enkele jaren geleden, waarbij de uitvoeringstaken op het terrein van vergunningverlening, toezicht en handhaving van gemeenten Zaandam, Haarlemmermeer, Amsterdam en Provincie Noord-Holland werden samengevoegd tot één omgevingsdienst. 'Die samenvoeging werd landelijk ingevoerd en moest in een snel tempo gebeuren. Veel omgevingsdiensten kozen ervoor om de bestaande werkwijze  in stand te houden, alle verschillende afdelingen zoals de juridische afdeling of die van toezichthouders zouden op die manier nog steeds in een eigen afgesloten systeem blijven werken. Wij kozen daar niet voor en hebben een nieuw zaaksysteem ontworpen waarin alle afdelingen en  collega’s in één dossier kunnen werken. Het programmaplan hiervoor hadden we in juni 2013 bedacht, waarna eind 2013 de aanbestedingsprocedure en voorbereiding kon beginnen. In juni 2014 begonnen we zodoende met de ontwikkeling van processen.'
 

Medewerkers en ontwikkelaars werken samen
Een team van Omgevingsdienstmedewerkers, procesadviseurs en ontwikkelaars hield een aantal sessies van een dag waarin de medewerkers hun wensen kenbaar maakten en ontwikkelaars medewerkers inzicht gaven. ‘De samenwerking tussen ontwikkelaars en de medewerkers zelf verliep erg goed. De ontwikkelaars konden uit de voeten met de aanwijzingen en andersom hadden medewerkers geen grote technische kennis nodig om alles te begrijpen. Het directe overleg tussen deze partijen wierp dus echt zijn vruchten af.’ Ook werd er bij de ontwikkeling goed nagedacht over de belangen van klanten. De wijze waarop je terugkoppeling krijgt bij het invullen van Belastingdienstgegevens werd daarbij gezien als voorbeeld. Ook de online service van het vooruitstrevende bedrijf BOL.com diende volgens Croese als inspiratie, vanwege zijn gebruiksvriendelijkheid.
 

‘Transparant en gebruiksvriendelijk’
De eerste vergunning werd in oktober 2014 al verleend. Inmiddels werken alle medewerkers er mee en ook een aantal ketenpartners ‘Het is razendsnel gegaan. Het mooie is dat dit helemaal transparant is voor medewerkers van diverse afdelingen, en natuurlijk ook voor de burger. Dat is wel even wennen, omdat er ineens heel veel ogen meekijken bij het verwerken van een aanvraag. Uiteindelijk geeft dat wel grote voordelen.’ Croese constateert dat het systeem nog wel wat verfijning nodig heeft. 'Webformulieren en sjablonen moeten anders worden ingericht, de gebruiksvriendelijkheid kan nog hoger. Informatie moet soms nog handmatig worden toegevoegd. Maar het systeem is functioneel. Mocht er iets niet naar wens zijn, dan kunnen we dat vaak zelf razendsnel aanpassen.' Het credo van Omgevingsdienst NZKG bij de ontwikkeling van het zaaksysteem luidde 'Goed is goed genoeg'. 'Je kan het systeem eerst helemaal perfect willen hebben voor je ermee aan de slag gaat, maar dan ben je nog jaren bezig. Daarbij is zo'n systeem nooit helemaal af, er zijn altijd wel verbeterpunten.'
 

Volledig digitaal werken
Van dikke stapels papieren is bij Omgevingsdienst NZKG sinds de zomer van 2014 geen sprake meer. Een bijkomend voordeel. 'We hebben bewust gekozen voor  digitaal te werken en zien dat als een strategische keuze. We bleken echter de eerste omgevingsdienst te zijn die volledig digitaal werkt. Dat wisten we niet, zo werden we dus onbedoeld pionier. Het betekende een flinke juridische uitdaging; je moet bijvoorbeeld met zekerheid kunnen aantonen of iemand een bericht wel of niet heeft ontvangen. Met dank aan slim gebruik van het track& trace-systeem en sjablonen lukte dat uiteindelijk.' Naast het digitaliseren, was ook het werken met één gegevensmagazijn van meerdere afdelingen pionierswerk. 'Er is veel vraag naar onze ervaring daarmee, zo werken we met één kaart waar je niet alleen bodeminformatie kan waarnemen, maar bijvoorbeeld ook aanwezigheid van  gevaarlijke stoffen kan vinden. Toezichthouders, juristen: ze werken allemaal vanuit dezelfde gegevens.' De verbinding van gegevens van verschillende afdelingen levert uiteindelijk grote voordelen op, met name voor integraal werken binnen de keten. Ook is er nu nog één medewerker verantwoordelijk voor één dossier. Dit zorgt ervoor dat de aanvragen veel sneller afgehandeld kunnen worden.
 

Meerdere diensten werken vanuit één kaart
De ontwikkelaars van de Omgevingswet streven er naar om binnen afzienbare tijd meerdere landelijke organisaties met één kaart te laten werken. Omgevingsdienst NGKZ is daar op eigen kracht al heel ver mee. 'De overgang wordt daardoor wel makkelijker, omdat we alle informatie al op één plek hebben. We werken digitaal en daarnaast met alle organisaties integraal in één dossier. Uiteindelijk wil men omgevingsplannen en visie kunnen ontwikkelen met hulp van een 3D-model. Hartstikke mooi, zo’n 3D-model, maar dat vergt data, het is belangrijk voor gemeenten om deze data bij elkaar te krijgen en digitaal verwerkbaar te maken. Hoeveel bij die stappen komt kijken hebben wij met ons zaaksysteem in de praktijk ervaren.'