Gemeenten worstelen met floppy’s, tapes en cd-roms

Gemeenten ondervinden problemen met archiveren van informatie die op verouderde wijze is opgeslagen, zoals op floppy’s, taperecorders en cd-roms. Informatie uit het verleden is daardoor moeilijk vindbaar, niet doorzoekbaar en soms geheel ontoegankelijk. Dat blijkt uit een steekproef van Binnenlands Bestuur onder eindverantwoordelijken voor het gemeentelijk archief. De ruime meerderheid van de 26 ondervraagden gaf bovendien in de correspondentie aan informatie te missen in de archiefbewaarplaatsen.

Problemen met oude software
Informatie die door gemeenten aangemerkt wordt voor blijvende bewaring moet volgens de Archiefwet na maximaal twintig jaar verhuisd zijn naar zogeheten archiefbewaarplaatsen, zodat de informatie openlijk beschikbaar is en blijvend bewaard wordt. Door de digitale revolutie die in de jaren negentig werd ingezet zijn gemeenten steeds minder informatie op papier gaan bewaren, doordat er nieuwe digitale opties voor archiveren ontstonden. Deze zijn echter niet altijd even duurzaam gebleken. Zo is er door diverse gemeenten nog informatie opgeslagen op inmiddels verouderde software en floppy’s en cd-roms, die na verloop van tijd onleesbaar zijn.
 

Informatie te laat overgezet naar nieuwe hardware
Het tijdig overplaatsen van de informatie naar nieuwe hardware kan de problemen verhelpen, maar dit hebben gemeenten door de jaren heen niet voldoende gedaan. Uit de 26 interviews met eindverantwoordelijken van gemeentelijke archieven wordt duidelijk dat de verplichte overplaatsing naar een gemeentelijke archiefbewaarplaats anno 2016 diverse problemen oplevert. Dertien van de zesentwintig ondervraagden geven aan ‘soms’ of ‘vaak’ moeilijkheden te ervaren. Informatie die overgeplaatst moet worden is door verouderde soft- en hardware ontoegankelijk, niet vindbaar en bovendien niet doorzoekbaar, zo geven de geïnterviewden aan. Genoemde voorbeelden van moeilijkheden zijn CD/DVD-drives, maar ook floppy’s zoals Floppy Disk 5.25 en 3.5, tapes, bijbehorende taperecorders en verouderde versies van Windows. 

Bitrot
Twee van de ondervraagde gemeenten hebben aangegeven dat hun archiefmateriaal wordt geteisterd door bitrot. Dat is een verschijnsel waarbij de elektrische lading van een bit langzaam uitdooft waardoor programma’s mogelijk niet werken. Data die op tapes zijn opgeslagen blijken hier gevoel voor. Ook de diversiteit aan tapes en taperecorders is een probleem. Het zou goed kunnen dat er in werkelijkheid meer gemeenten last hebben van bitrot: maar liefst tien van de 26 gemeenten beantwoorden deze vraag met ‘onbekend’. Gemeenten die zeiden geen last te ondervinden, gaven aan dat tijdige conversie, het overzetten van informatie naar andere hardware, deze problemen oplost.
 

Informatie voor archiefbewaarplaatsen mist
Ook diverse softwareprogramma’s en de koppelingen tussen deze programma’s maken het archiveren lastig. Een gevolg van deze technische moeilijkheden is dat het merendeel, namelijk vijftien van de zesentwintig gemeenten, informatie die voor de archiefbewaarplaats bestemd is zegt te missen. En dat brengt gevolgen met zich mee. Gemeenten kunnen informatie zodoende niet verstrekken aan de vragende partij, zo geven zij aan. De gemeenten die informatie missen stellen tevens dat dit tot extra werk leidt. Voor vijf gemeenten betekent de ontbrekende informatie ook extra kosten, waarbij één gemeente aangaf dat er externen worden ingehuurd. Eén van de grote gemeenten stelt dat het ontbreken van informatie heeft geleid tot een actie om gedrag rond digitaal archiveren te verbeteren. 
 

‘Digitale duurzaamheid onderwerp van gesprek'
Het Nationaal Archief zegt in een reactie op het onderzoek bekend te zijn met ‘de uitdagingen van digitale duurzaamheid’ en stelt dat Bitrot een voorbeeld van zo’n uitdaging is. 'Wij zien dat ook gemeenten daar tegenaan lopen. Momenteel is dit meer dan voorheen in het hele land een onderwerp van gesprek.' Kennisdeling zou volgens het Nationaal archief kunnen bijdragen aan digitale duurzaamheid. ‘Het Nationaal Archief stimuleert kennisontwikkeling en kennisdelen over dit onderwerp.’
 

Ambtenaren niet bewust van belang goede archivering
Dat er nog flink wat stappen te maken zijn op het gebied van kennis over digitale duurzaamheid laat de beantwoording zien op de vraag of gemeenteambtenaren zich voldoende bewust zijn van het belang van goede archivering. Ongeveer de helft van de eindverantwoordelijken voor het archief geven aan dat ambtenaren zich niet voldoende bewust zijn van het belang van goede archivering, door hun bewustzijn te beoordelen als ‘matig’ of ‘onvoldoende’. De gemeentebestuurders komen er beter vanaf: slechts zes gemeenten geven aan dat zij zich niet voldoende bewust zijn van het belang van goede archivering. De kennis van medewerkers van het gemeentelijke archief wordt over het algemeen hoog geschat. Slechts vijf van de zesentwintig gemeenten stellen dat zij over een matige kennis beschikken. 

Lees het hele artike in Binnenlands Bestuur nr. 10 van deze week (inlog)