Advertentie
digitaal / Nieuws

Bestuurders waarschuwen voor ‘digitale dementie’

Bestuurders van gemeenten, waterschappen en provincies waarschuwen voor de gevolgen van de slechte digitale dossier- en archiefvorming bij decentrale overheden.

24 april 2015

Een aantal bestuurders van gemeenten, waterschappen en provincies waarschuwt voor de gevolgen van de slechte digitale dossier- en archiefvorming bij decentrale overheden.  Zij voorzien schade bij burgers, ondernemers en de overheden zelf.


Archiefinnovatie
Om digitale informatie van overheden duurzaam toegankelijk te houden - en deze dus niet alleen ergens te bewaren maar ook víndbaar te maken - zijn maatregelen nodig. De noodzaak van archiefinnovatie is al eerder onderkend, maar er gebeurt nog te weinig, vinden de initiatiefnemers van de brandbrief die aan alle decentrale overheden is gestuurd. Dat zijn de burgemeesters Backhuijs (Nieuwegein) en Delissen-Van Tongerlo (Peel en Maas), wethouder Bat (Goes), de dijkgraven Geluk (Hollandsche Delta), Oosters (Schieland en de Krimpenerwaard) en Van Haersma Buma (Delfland) en de CdK’s Bijleveld-Schouten (Overijssel) en Polman (Zeeland).

Onvoldoende nagedacht
Maria Wiebosch (die ervaring heeft als bestuurder in alledrie decentrale bestuurslagen) is ambassadeur voor het project Archiefinnovatie Decentrale Overheden (AIDO) van de drie koepels. Zij verwoordt de kern van het probleem: “Het bijzondere is dat ook meneer Elias in zijn rapport over ICT bij de overheid opmerkt dat het ontzettend moeilijk bleek om alle documenten te vinden die nodig waren om onderzoek te kunnen doen, maar dat er blijkbaar dan niet ook de conclusie wordt getrokken dat er iets aan de informatiehuishouding moet worden gedaan. Ik zie dat gemeenten en anderen zijn begonnen met digitaal werken, maar dat er nog onvoldoende is nagedacht over ‘hoe bergen we dat op voor de langere termijn, hoe zorgen we voor de toegankelijkheid, wat bewaren we wel en wat niet’. De selectielijsten zijn nog gericht op papier en niet op digitaal. En als je alles gaat bewaren wordt het natuurlijk hartstikke duur.”

Erfgoed verloren
De bestuurders doen een oproep: ‘Onvindbare informatie zal ertoe leiden dat de eerste twintig jaar van deze eeuw de slechtst gedocumenteerde ooit worden. Belangrijk cultureel erfgoed zal hiermee verloren gaan. Alleen wanneer u duurzame digitale toegankelijkheid op de bestuurlijke agenda zet, kunnen we de dreiging van digitale dementie afwenden. Niet alleen om aan een wettelijke verplichting te voldoen, maar ook om goede dienstverlening aan de burger te garanderen.’


'E-depots' geen doel

Het bouwen van zogeheten e-depots is volgens Wiebosch het sluitstuk. “Eerst moet je goed je informatiehuishouding organiseren en dan kún je besluiten het samen op te bergen in een e-depot, maar dat is slechts een middel, geen doel." Implementatie van het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) is bijvoorbeeld een stap. "Het doel is transparant langdurig bewaren en zorgen dat mensen er altijd bij kunnen komen. Wat doe je bijvoorbeeld met e-mailberichten? Staan er documenten bij mensen thuis op de PC omdat ze thuiswerken?” Gemeenten doen er wijs aan de onderlinge samenwerking te zoeken om die informatiehuishouding goed georganiseerd te krijgen. 

Reacties: 13

U moet ingelogd zijn om een reactie te kunnen plaatsen.

Een ander geluid
Volgens mij lijkt de dementie al begonnen. Maar niet in de dossiers, maar in de hoofden van de bestuurders. Weten zij nog hoe het oude (niet digitale) archief er uit zag? Grote achterstanden en vaak slechte of geen s[documentatie. En nu gaan we ons druk maken om de mail? Straks ontdekken ze nog dat de telefoontjes niet worden gearchiveerd (klopt).



Nee, dames en heren. Niets nieuws onder de zon. De archiefwet uit 1995 is nooit ingevuld. Die wet was overigens een vervanger van een wet die ook niet werd ingevuld. Rapport na rapport van algemene rekenkamer gaf zelfde beeld. Het papieren archief was niet op orde. Waarom zou het anders zijn met en digitaal archief? Zoals Einstein het al zëi: Het toppunt van dwaasheid is denken dat je door hetzelfde te doen iets anders kunt bereiken.
Uw emailadres wordt enkel gebruikt om mogelijk contact met u op te nemen naar aanleiding van uw bericht en is enkel zichtbaar voor de redactie.
Rik / journalist
En als er al digitaal gearchiveerd wordt, hoe ontsluiten we die archieven als de huidige machines, besturingssystemen en CMS'en niet meer bestaan. Schijven vol met onleesbare inhoud?

Kent u de Commodore Pet nog? Wat doet u als u data voor zo'n systeem in handen krijgt?
Uw emailadres wordt enkel gebruikt om mogelijk contact met u op te nemen naar aanleiding van uw bericht en is enkel zichtbaar voor de redactie.
Fonk / Directeur
Mogelijk is het beter eens na te denken hoe wij het voor elkaar krijgen met miljoenen investeringen in ICT en digid en nog veel meer, fors te bezuinigen op bibliotheken en bestaande archieven. De vraag lijkt te zijn; willen wij wel een open samenleving? Het meeste geld gaat op aan controlesystemen. Daarbij worden de systemen vaak te groot opgezet met teveel functies. Hou het toegankelijk, eenvoudig en overzichtelijk en neem openheid en een gezonde samenleving als uitgangspunt
Uw emailadres wordt enkel gebruikt om mogelijk contact met u op te nemen naar aanleiding van uw bericht en is enkel zichtbaar voor de redactie.
Tranendal
Onderlinge samenwerking is geen oplossing op zich. Hoe vaak daar niet op blind wordt gestaard. Gemeenten moeten zelf hun zaken op orde brengen en dat betekent (helaas) meer personele capaciteit en middelen inzetten.
Uw emailadres wordt enkel gebruikt om mogelijk contact met u op te nemen naar aanleiding van uw bericht en is enkel zichtbaar voor de redactie.
spiedend oogje
Beste archief is een papieren archief. Tijdloos en altijd toegankelijk!
Uw emailadres wordt enkel gebruikt om mogelijk contact met u op te nemen naar aanleiding van uw bericht en is enkel zichtbaar voor de redactie.
Jeroen Litjens / zelfstandig adviseur / interim manager doc. informatievoorziening
Wat ik hier lees verbaast mij niet zo erg. Volgens mij hebben we dit probleem al eeuwen lang, en heeft dit niet specifiek te maken met de digitalisering.

De conclusie "dat het ontzettend moeilijk bleek om alle documenten te vinden die nodig waren om onderzoek te kunnen doen" van dhr. Elias is ook een conclusie van alle tijden, die niet alleen geldt voor het digitale archief. Er gaat altijd meer informatie om in organisaties dan dat er gearchiveerd wordt. Dat was ook al zo in het papieren tijdperk. Stukken worden niet of te laat aangeleverd aan het archief. Al jaren onderkennen we met zijn allen dat o.a. de email heeft geleid tot een explosie van informatie die vaak maar ten dele het archief bereikt.

Bovendien heeft lang niet iedereen in het archief de kennis om dan te bepalen waar al die informatie thuishoort. Een goede dossiervormer heeft naast zijn DIV-kennis, namelijk ook de inhoudelijke kennis nodig van het vakgebied waar de stukken betrekking op hebben. En welke dossiervormer leest bijvoorbeeld iedere dag de lokale krant om op de hoogte te blijven van wat er speelt zin zijn of haar organisatie en de (directe) omgeving?



Daarnaast wordt informatie maar op enkele kenmerken toegankelijk gemaakt. Vaak op archiefcode, soms ook op andere kenmerken (de metadata). Maar het lastige is om een goede context mee te geven, zeker bij wat complexere zaken. En inderdaad, dit probleem is bij digitale zaken groter dan bij fysieke stukken die meestal bij elkaar worden opgeborgen en zo de context verhelderen.



Samenvattend concludeer ik eigenlijk dat het probleem niet zo zeer de duurzaamheid is van digitale documenten maar dat het belangrijkste probleem vooral een complete en goede aanlevering aan het archief is.

En daarmee wil ik niet de schuld bij al die anderen leggen. Integendeel: dossiervormers, ga naar je klanten toe en haal die informatie op, en voedt je informatieleveranciers op!

Uw emailadres wordt enkel gebruikt om mogelijk contact met u op te nemen naar aanleiding van uw bericht en is enkel zichtbaar voor de redactie.
Post
Ik ben nu 6 jaar met pensioen en heb de periode meegemaakt dat er zowel op papierenbasis werd gearchiveerd en digitaal. Ik ben verbaasd, dat er sinds die tijd, men zich niet heeft gerealiseerd, dat het digitale archief niet de oplossing is. Er is in het verleden al heel veel informatie verloren gegaan omdat er andere besturingssoftware en opslagdragers werden ingevoerd.

Los van de historische aard van vele stukken, dienen een aantal van die stukken als bewijs en recht. Zo lang er op het digitale gebied geen zekerheden zijn gesteld, zal men m.i. de papieren archieven moeten handhaven. Gaat men voort op de ingeslagen weg zonder zekerheden in te bouwen, dan kan dat leiden tot heel veel schadeclaims en betrouwbaarheid van de historie.
Uw emailadres wordt enkel gebruikt om mogelijk contact met u op te nemen naar aanleiding van uw bericht en is enkel zichtbaar voor de redactie.
Peter Schuttevaar / samenwerkingsprofessional
Inzake dossiervorming zou de overheid er goed aan doen om z'n eigen broek op te houden en niet zo maar allerlei leveranciers achterna te lopen en hun oplossingen te kopen. Beter is het om een bestaande open source oplossing te kiezen en deze samen met de daarachter zittende community door te ontwikkelen. En dan voor alle gemeenten tegelijk. Dan heeft de VNG er ook weer een leuke coördinatietaak bij.
Uw emailadres wordt enkel gebruikt om mogelijk contact met u op te nemen naar aanleiding van uw bericht en is enkel zichtbaar voor de redactie.
Sjaak
Papier is nog steeds de meest duurzame vorm voor bewaren. Veranderzucht maakt veel kapot, als er niet meer wordt nagedacht over uiteindelijke consequenties. Informatie is afhankelijk van de drager waarop het is vastgelegd. Daaraan wordt kennelijk vaak aan voorbij gezien. Digitaal gemak dient de mens slechts onder voorwaarden. Het is goed dat er nu bewustwording komt.
Uw emailadres wordt enkel gebruikt om mogelijk contact met u op te nemen naar aanleiding van uw bericht en is enkel zichtbaar voor de redactie.
P.A.Stringa / Senior Adviseur DIV / beleidsmedewerker DIV
Berichtje aan mw Maria Wiebosch.



Allereerst zal ik mij zeer bondig voorstellen. 40 jaar werk ik al binnen de Documentaire Informatie.

Het maakt niet uit op welk soort drager de gegevens en informatie staan!

De drie grootste problemen zijn:

1. Het ontbreken van juiste ontsluitings-, zoek en terugvindmethodes met juiste technieken,

2. Het ontbreken van de juiste kennis en niveau bij strategisch, tactisch en uitvoerend DI-personeel,

3. Door bovenstaande en het ontkennen van de DI-impact op een organisatie, het ontbreken van commitment aan het DI-vakgebied door het strategisch ambtelijke en politieke top binnen organisaties.



Als aan drie punten wordt gewerkt zal papieren en digitale dementie veel minder worden. Het gaat per slot van rekening om de mate van kwalitatief eten wat je voorzet. Hoe beter de kwaliteit van voedsel, hoe minder de kwalijke gevolgen als bv dementie.
Uw emailadres wordt enkel gebruikt om mogelijk contact met u op te nemen naar aanleiding van uw bericht en is enkel zichtbaar voor de redactie.
P.A.Stringa / Senior Adviseur DIV / beleidsmedewerker DIV
Verbeterde versie.

Allereerst zal ik mij zeer bondig voorstellen. 40 jaar werk ik al binnen de Documentaire Informatie.

Het maakt niet uit op welk soort drager de gegevens en informatie staan!

De drie grootste problemen zijn:

1. Het ontbreken van juiste ontsluitings-, zoek- en terugvindmethodes met aanwezige juiste technieken en dito relaties tussen die drie.... binnen organisaties,

2. Het ontbreken van juiste kennis, niveau en presentatiemogelijkheden bij strategisch, tactisch en uitvoerend DI-personeel,

3. Door bovenstaande en het ontkennen van de DI-impact op een organisatie, ontbreekt er commitment aan het DI-vakgebied door het strategisch ambtelijke en politieke top binnen organisaties.



Als aan deze drie punten wordt gewerkt zal papieren en digitale dementie veel minder worden. Het gaat per slot van rekening om de mate van kwalitatief eten wat je voorzet. Hoe beter de kwaliteit van voedsel, hoe minder er kwalijke gevolgen als bv dementie zijn.
Uw emailadres wordt enkel gebruikt om mogelijk contact met u op te nemen naar aanleiding van uw bericht en is enkel zichtbaar voor de redactie.
Leo Koekkoek / Records Manager
Dit probleem speelt al zo lang. We kunnen wel zeggen dat papieren archieven duurzaam zijn, maar dan zijn we net struisvogels en steken de koppen in het zand. Ten eerste hangt of staat het met een goed gestructureerd en duidelijk beleid. Het begint bij het ontstaan van de informatie. Het is nu eenmaal zo dat we in een digitaal tijdperk leven en we kunnen niet meer terug. Oplossing is een goed document management systeem, met daar achter een record management applicatie. Daarnaast een goede en betrouwbare zoekmachine. Er zijn drie partijen die de koppen bij elkaar moeten steken: ICT, Quality & Compliance en Records Management. Geen van deze partijen zullen hun kennis en kunde van hun eigen specialisatie toe moeten voegen. Vaak is het zo dat een van deze partijen hun eigen ideeën er doorheen willen duwen. Daar loopt het meestal spaak. Alles begint dus aan het begin van de keten en niet achteraf alles proberen te herstellen.

Probeer ook alles in één systeem te zetten en geen gebruikmaken van alle archief functionaliteiten die software pakketten ingebouwd hebben, zoals SAP.

Misschien hebben jullie hier iets aan, het is maar een gedachte die ik heb.
Uw emailadres wordt enkel gebruikt om mogelijk contact met u op te nemen naar aanleiding van uw bericht en is enkel zichtbaar voor de redactie.
Lex Schampers / Informatieprofesional
Het is een feit dat oganisaties informatiedement worden.

Dit geldt voor zowel overheid, non-profit als profit organisaties.

Waarom? Simpel, het wordt tegenwoordig meer als lastige kostenpost aangezien, dan dat het als belang gezien wordt voor vastlegging van beslissingen en besluiten. Helaas glijdt de overheid en non-profit steeds verder weg in dit moeras.

Dit wordt veroorzaakt dor een paar oorzaken;

1. Geld, bezuinigingen en zo meer;

2. De IT-afdelingen die met fantastische ideeen zijn gekomen en denken dat een E-opslag de panacee is voor dit verhaal;

3. De techniek toch erg weerbarstig is om al die documenten slim op te slaan;

4. Het nog erger is om de juiste documenten terug te vinden;

5. Het idee dat iedereen meet veel plezier metadata aan documenten zit te koppelen;

6. Er zoveel fouten gemaakt worden bij de opslag (lees goede metadata), dat een goed dossier opbouwen niet gegarandeerd is.

Watgaat nu straks dit schip keren?

Waarschijnlijk het moment dat een overheidsorganisatie zijn dossier niet op orde heeft wanneer ze naar de rechter moet of naar de Raad van State. Maar het mag wat kosten (deze was cynisch, helaas).

Sommige organisaties hebben nu verzonnen dat ze een apart systeem in gaan richten (zaakgericht) om de belangrijkste dosiers "goed" te archiveren. Een aardige stap, maar dit riekt naar dubbel archiveren. Daar worden de niet-documentaire medwerkersniet vrolijk van en is dus niet erg gebruikersvriendelijk.

Is er dan een oplossing?

Dat denk ik wel, maar dat moet beginnen met een goed doordacht plan met een werkbare oplossing voor alle medewerkers. Nog een uitdaging dus.
Uw emailadres wordt enkel gebruikt om mogelijk contact met u op te nemen naar aanleiding van uw bericht en is enkel zichtbaar voor de redactie.
Advertentie