Gemeentesecretarissen zetten in op hybride werken

Werknemers mochten even voor vijftig procent terug naar de werkvloer, maar dat werd al snel weer teruggedraaid naar ‘zoveel mogelijk thuis’. Hoe moet het verder? Veel ambtenaren vinden het nieuwe, hybride werken wel prettig. Gemeentesecretarissen van Leiden en Haarlem aan het woord.

Terug naar de werkvloer
Praatjes bij de koffieautomaat, een fysieke vergadering, inspirerende gesprekken met collega’s, het delen van lief en leed, brainstormsessies. Allemaal elementen van het werk van een ambtenaar die al bijna anderhalf jaar lang niet of nauwelijks voorkomen. Ook nu weer, terwijl de lokroep van het ‘terug naar de werkvloer’ heel duidelijk begon te klinken, blijft corona ons teisteren en wordt terug naar de werkvloer toch weer minder vanzelfsprekend dan het vlak voor de zomer leek te worden.

Vakantiehuis
Dat betekent niet dat het denken over terug naar de werkvloer stil heeft gestaan. ‘We hebben het er regelmatig over gehad binnen de vereniging tijdens de lunchuurtjes’, vertelt Pim van Vliet, voorzitter van de Vereniging van Gemeentesecretarissen en gemeentesecretaris/algemeen directeur in Leiden. Tijdens die digitale ‘lunchuurtjes’ bespraken de gemeentesecretarissen allerlei thema’s, zoals werken in coronatijd. ‘Je merkt dat het fijn is om erover te spreken. Hoe doe jij dat? Zijn er bijzonderheden? Iemand wilde twee weken naar een vakantiehuis in Duitsland en van daaruit werken. Hoe ga je daarmee om? Meestal gaat het in prima interactie met het college en de politiek. Soms gaat het wat stroever. Je hebt er van de conservatievere en van de rekkelijkere lijn.’

Flex-concepten
Het laatste overleg ging over het klaarmaken voor terug naar de werkvloer. Veel gemeenten hebben daar al lang plannen voor klaarliggen. Zo ook Van Vliet zelf. In 2020 maakte ze al een nieuwe visie op toekomstig werken. ‘Die heeft lang in de la gelegen, eerst was meer versoepeling nodig.’ Eigenlijk gold dat ook voor de andere gemeentesecretarissen. Ze waren bezig met verhuizingen naar nieuwe panden, flex-concepten en versnelling van het nieuwe werken met meer flexibiliteit. ‘Die plannen zijn vaak opgesteld met de ondernemingsraad en na enquêtes onder ambtenaren over hoe vaak ze naar kantoor willen komen.’

Twee kanten
Dat geldt natuurlijk voor mensen die kunnen kiezen. Er zijn ook mensen die al die tijd al naar kantoor kwamen, omdat ze aan de balie of in de buitendienst werken. ‘Gemiddeld vinden mensen het fijn als er meer flexibiliteit is. Soms zijn er uitschieters, maar de meesten zitten rond 50/50. Werkgevers zitten aan dezelfde kant’, aldus Van Vliet. Dat thuiswerken brengt goede dingen in de werk-privébalans, minder prikkels, maar er zijn ook zorgen over isolement. ‘Het is belangrijk dat je elkaar fysiek ziet. Het heeft heel duidelijk twee kanten. Daarom zeggen de werkgevers: we moeten de balans vasthouden. Dat betekent genoeg faciliteren voor de thuiswerkplek. Nagenoeg iedereen heeft daarin geïnvesteerd. En een hybride concept met vergadervoorzieningen. In de samenwerking moet je nadenken over hoe je leiding geeft op afstand.’

Onvrijwillige pilot
De Haarlemse gemeentesecretaris Catrien Lenstra zag in de snelle omwenteling in maart 2020 ook een kans. ‘Het was eigenlijk een onvrijwillige pilot, waarbij moderniseren en eigentijds werken in een versnelling kwamen.’ De gemeente hield al een coronamonitor bij met vragen over hoe de inwoners de coronatijd ervoeren, maar voerde die ook uit in de eigen organisatie: hoe ervaar je het thuiswerken en het contact met de direct leidinggevende en de directie? Dat bleek individueel bepaald en af te hangen van persoonlijke omstandigheden. ‘Voor sommige mensen kon thuiswerken simpelweg niet en daar is ruimte voor gecreëerd. In de toekomst laten we het afhangen van persoonlijke behoefte. Wij vertrouwen medewerkers daarin. Voer het gesprek met je leidinggevende.’

Zichtbaarheid
Volgens Lenstra missen mensen de ontmoeting het meeste en wordt daar dus ruimte voor geboden op kantoor. ‘Je wilt gaan oefenen met vergaderruimtes, hoe werkt het om in te loggen op een groot scherm?’ Er is een projectgroep opgericht die eerst kijkt naar de korte termijn met anderhalve meter afstand. ‘De vraag is hoe we straks het nieuwe werken introduceren. Dat is meer dan de bureaus terugzetten. Het gaat om meer persoonlijke wensen, maar we willen ook meer zichtbaarheid van de organisatie in de stad.’ Het gesprek over wie wanneer thuiswerkt en op kantoor moet je met zijn allen voeren, aldus Lenstra. ‘Daarin heeft de leidinggevende een belangrijke rol. Als je een samenwerkingsopgave hebt als team, dan heb je dat gesprek zeker nodig, want dan ben je echt vaker op kantoor nodig.’

Lees het hele artikel in Binnenlands Bestuur nummer 14 (inlog)