Norm externe inhuur zo flexibel als een tuinslang

De officiële norm voor het inhuren van externen lag op 6 procent van de totale loonsom. In werkelijkheid gaf Súdwest-Fryslân in 2019 er echter ruim 16 procent aan uit. Iedereen in de gemeente, zo ontdekt de plaatselijke rekenkamer tijdens het onderzoek Inhuur van derden, blijkt met verschillende  normen te werken.

Het bedrag van bijna 11 miljoen euro dat in 2019 opging aan de inhuur van derden, was voor een aantal gemeenteraadsfracties aanleiding de plaatselijke rekenkamer te vragen er nader onderzoek naar te doen. In plaats van de begrote 3,8 miljoen euro, vloeide in dat jaar uiteindelijk 10,7 miljoen euro richting externen. In 2020 was het verschil minder groot. Waar zo’n 5 miljoen euro was begroot, gaf de jaarrekening 8,5 miljoen euro aan.

Roemernorm

De rekenkameronderzoekers stellen vast dat bij het opstellen van de begrotingen wel naar de normen wordt gekeken, maar dat die vervolgens niet meer worden aangehouden in de daarna gewijzigde begrotingen. Er blijkt bovendien geen centrale sturing op de normen te zijn. En lang niet iedereen in de organisatie is ermee bekend. Binnen de gemeente blijkt met verschillende normen ten aanzien van inhuur te worden gewerkt. Zo presenteren de primitieve programmabegrotingen normen van 6 procent (2019), 8 procent (2020) en 9 procent (2021). Het college hanteert de norm van 18 procent die wordt ontleend aan het A+O fonds Gemeenten (2020), terwijl in de gemeenteraad de zogeheten Roemernorm is voorgesteld: 10 procent van de totale loonsom.

Eigen personeel

Het college van burgemeester en wethouders blijkt vooral te sturen op basis van de vacatureruimte, waarbij gedurende het jaar wordt bekeken welke activiteiten door eigen personeel kunnen worden uitgevoerd, dan wel externe inhuur benodigd is. Zo kunnen afdelingen in de loop van het jaar vacatureruimte inzetten voor inhuur van externen. Dat is volgens het college de reden waarom het percentage externe inhuur hoger is dan primitief begroot.

De rekenkamer beveelt aan om voortaan concreet aan te geven ‘wie nu precies wat moet doen met betrekking tot inhuur.’ Om daadwerkelijk centraal te sturen, ligt het voor de hand om de directie in stelling te brengen. ‘Dit wil niet zeggen, dat de directie in het vervolg alle besluiten over inhuur zelf moet nemen, maar wel dat de directie periodiek inzicht heeft in het verloop van inhuur en kan interveniëren als dat nodig is.’

Minder realistisch

En verder zou het raadzaam zijn vooraf een duidelijke norm met betrekking tot inhuur te formuleren en die dan ook goed te communiceren. Die norm zal bovendien realistisch moeten zijn. Een norm van 6 of zelfs 9 procent is in de ogen van de rekenkamer vergeleken met wat andere gemeenten eraan uitgeven – gemiddeld zo’n 18 procent volgen het A+O fonds – minder realistisch.’

Vaste bezetting

Tot slot wijzen de onderzoekers de gemeente op mogelijkheden de inhuur van externen te beperken. Bij ziek en piek valt er niet aan te ontkomen, maar waar het gaat om tijdelijke projecten of programma’s ligt dan anders. Andere gemeenten laten volgens de rekenkamer zien dat daarvoor structureel vast personeel wordt aangetrokken. Dit vanuit het besef dat de tijdelijke projecten zich dermate frequent voordoen, dat het feitelijk een structureel karakter heeft. ‘Het is dan verstandig om vast personeel aan te trekken en een soort projectenpool op te richten’, adviseert de rekenkamer.

Knelpunten

De inzet van eigen personeel op plekken elders binnen de organisatie zou wat dat betreft ook een optie zijn. Maar dat blijkt tot dusver problematisch. Het rekenkameronderzoek leert dat de inzet van eigen ambtenaren in Súdwest-Fryslân nogal wat knelpunten kent. ‘Er wordt toch vaak specifieke kennis gevraagd die collega’s niet hebben. Daarnaast opteren ambtenaren in vaste dienst niet snel voor een tijdelijke klus binnen een ander team, als daarmee hun vaste aanstelling gevaar dreigt te lopen’, constateren de onderzoekers.