Stichtse Vecht neemt onrust ambtenaren weg

Binnen de ambtelijke organisatie van Stichtse Vecht is sprake van onrust en leven er gevoelens van onveiligheid. Reden is het plaatsingstraject van managers. Vier huidige managers passen niet meer in het nieuwe managersprofiel en moeten op zoek naar een andere functie. Gemeentesecretaris Frank Halsema snapt de ongerustheid en het gevoel van onveiligheid en doet er alles aan deze weg te nemen.

Perspectief

Het viel dan ook niet mee om op hele korte termijn een interviewafspraak met Halsema te maken, nadat er raadsvragen over de onrust waren gesteld. De prioriteit van Halsema lag bij de gesprekken die hij vorige week heeft gevoerd met de teams die per november hun manager noodgedwongen zien vertrekken. Ook sprak hij met de managers wiens profiel niet meer bij de nieuwe eisen passen. Deze week volgt nog een aantal gesprekken. ‘Er was onrust in met name die vier teams. Daarom wilde ik ze snel spreken. En hen daarbij het perspectief voorhouden waarom we dit doen: iedere inwoner verdient een goed functionerende gemeente. Dat perspectief is nodig om de benodigde organisatieverandering te kunnen doorgronden.’

Opgavegericht

Dat perspectief vloeit voort uit de veranderopdracht die Halsema anderhalf jaar geleden van het college kreeg. Om toe te groeien naar een goed functionerende overheid moet de ambtelijke organisatie van Stichtse Vecht meer opgavegericht gaan werken, meer in regionaal verband gaan opereren en als netwerkorganisatie gaan functioneren; zowel in- als extern, legt Halsema uit. ‘Je kunt er dan voor kiezen zo’n opdracht bij een extern bureau te beleggen, maar daarvoor heb ik niet gekozen. Ik wilde het van binnenuit organiseren.’

Managementprofiel

Een aantal werkgroepen ging aan de slag met ieder een eigen opdracht. De ene werkgroep boog zich over een nieuw organisatiemodel, een andere over de bedrijfsvoering en weer een andere over de nieuwe managementprofielen. Vanuit die nieuwe managementprofielen volgde een plaatsingsproces. ‘Dat is met de zittende managers, de ondernemingsraad en de vakbonden afgestemd’, aldus Halsema. In het nieuwe organisatiemodel is plaats voor achttien managers. Negen huidige managers hebben op die nieuwe functies gesolliciteerd; vijf van hen zijn per 1 november benoemd. Vier managers zijn niet geplaatst en krijgen twee jaar de tijd om op zoek te gaan naar een andere functie, binnen dan wel buiten de organisatie, en krijgen daarbij ondersteuning. ‘We gaan dicht bij de mensen staan.’

Kwetsbaar proces

Dertien managementfuncties staan nog open. Nu de sollicitatieronde voor de zittende managers is afgerond, worden de vacatures voor andere medewerkers binnen de gemeente opengesteld. Als er dan nog functies onvervuld blijven, wordt extern geworven. Het plaatsingsproces is een van de meest moeilijke onderdeel van het veranderproces, stelt Halsema. Het is begrijpelijk dat dit binnen de organisatie tot onrust en gevoelens van onveiligheid leidt. ‘Zo’n proces is ingewikkeld, kwetsbaar en maakt mensen angstig.’ Er was onder medewerkers ook de vrees dat dit de start zou zijn van een grote reorganisatie. Daarvan is geen sprake, benadrukt Halsema. Wel gaat er ‘in de breedte wat veranderen’. Mensen gaan in nieuwe teams werken, met nieuwe managers. Die teams moeten onderling meer gaan samenwerken dan ze nu doen. ‘Veranderingen geven nu eenmaal reuring.’

Plek geven

De onrustgevoelens van zijn mensen raken hem. ‘Ik hou hen zo veel mogelijk het doel voor ogen; een goed functionerende overheid die opgavegericht, regionaal en in netwerken werkt. Om zo onze inwoners de best mogelijke dienstverlening te kunnen bieden.’ Op de vraag of hij met de gesprekken de ambtenaren voldoende heeft kunnen geruststellen, moet Halsema het antwoord schuldig blijven. ‘Aandacht helpt altijd, maar of het voldoende is, kan ik niet inschatten. Het heeft tijd nodig om aan een verandering te wennen. Mensen moeten het een plek geven. Ik heb aangegeven dat ze daar de tijd voor kunnen pakken. Dat geldt ook voor de niet-geplaatste managers.’ De nieuwe organisatie gaat op 1 november van start. De niet-geplaatste managers kunnen tot die datum hun huidige functie blijven vervullen, maar hij heeft er ook begrip voor als niet iedereen dat kan opbrengen. 

Gevolgen dienstverlening

Raadslid Ron Druppers van de Fractie Lokaal Liberaal, die raadsvragen over de onrust binnen de ambtelijke organisatie stelde, is bezorgd over de continuïteit van de dienstverlening aan de inwoners ‘als er zoveel onrust heerst in de ambtelijke organisatie en zoveel teamleiders de organisatie gaan verlaten’. Het college erkent in zijn beantwoording dat de impact van de stappen die nu worden genomen op korte termijn gevolgen kunnen hebben voor de dienstverlening. Er wordt alles aan gedaan om dat te voorkomen. Mocht de nood aan de man komen, wordt extra capaciteit ingehuurd, zo heeft het college toegezegd.    

Schrale organisatie

Een makkelijke periode om zo’n organisatieverandering door te voeren is het niet, erkent Halsema. Door corona werkt vrijwel iedereen thuis en nam de arbeidsproductiviteit af. En dat terwijl de gemeente vanwege corona stapels extra werk kreeg, in een ‘schrale organisatie’, zoals de gemeentesecretaris het noemt. In ‘gewone’ tijden kan met de ambtenaren van Stichtse Vecht het werk worden gedaan dat gedaan moet worden. Maar met alles wat er rondom corona kwam kijken, ‘zag ik, en ons college, ook de realiteit onder ogen. We moesten keuzes maken. We hebben projecten geprioriteerd en beleid teruggeschroefd.’ Het helpen van ondernemers en kwetsbare inwoners ging voor het maken van een nieuw beleidsplan. Halsema: ‘Ik gun alle gemeente die prioritering en het maken van keuzes om het voor medewerkers behapbaar te maken. Niemand heeft er wat aan als er mensen uitvallen.’