Gezocht: paarse medewerkers op financiën

Digitalisering vraagt andere vaardigheden

De invulling van de financiële functie bij gemeenten wordt de komende jaren veel meer strategisch van karakter. Dat heeft gevolgen voor een groot deel van de circa tienduizend gemeenteambtenaren die op dat terrein werkzaam zijn, zo blijkt uit een verkenning die in opdracht van het A&O fonds Gemeenten is uitgevoerd onder 44 gemeenten. Eén van de belangrijkste triggers voor die verandering waarmee financials te maken gaan krijgen: de tekorten in het sociaal domein. De afgelopen jaren zijn steeds meer verantwoordelijkheden verlegd van de centrale naar de lokale overheid. Die nieuwe verantwoordelijkheden leiden voor gemeenten tot financiële en inhoudelijke uitdagingen, zo staat het enigszins eufemistisch in het rapport. Wat wordt bedoeld, is dat de decentralisaties van met name de taken in het sociaal domein gemeenten opzadelen met gigantische tekorten.

Mede daardoor is de rol van de financiële functie cruciaal geworden. De tekorten versterken de noodzaak van het samenvoegen van financiële en niet-financiële informatie in combinatie met geavanceerde analyses om zo tijdig mogelijk tot juiste inzichten te komen en te kunnen ingrijpen. Behalve de impact van de tekorten in het sociaal domein, vergroot ook de coronacrisis nog eens de noodzaak om de financiële functie anders in te richten. De komende vijf jaar verleggen volgens de verkenning van het A&O fonds gemeenten om die reden het accent van het effectief uitvoeren van de administratie naar meer bedrijfseconomische analyses bedoeld voor college, directie en management. Daarmee komt het zwaartepunt van de financiële functie te liggen bij het ondersteunen van en adviseren over strategische besluitvorming.

Handmatige invoer exit
Werkzaamheden zoals het verwerken van transacties, het opstellen van rapportages en het uitvoeren van controles zullen (deels) worden overgenomen door technologie en gaan volgens de onderzoekers in ieder geval aanzienlijk minder tijd kosten. Zo veel repeterend en routinematig werk door automatisering al niet verdwijnt, zal het naar verwachting worden uitgevoerd door minder, maar hoger geschoolde medewerkers. Boekhoudkundige vaardigheden zullen minder van belang zijn. Waar medewerkers eerst een proces grotendeels zelf uitvoerden, zullen ze nu meer de regie moeten voeren op een automatisch proces. Dat proces vraagt niet meer om handmatige invoer: factuurherkenning bijvoorbeeld kan het aantal menselijke handelingen terugbrengen in het proces van bestellen tot en met betalen. Dat levert minder uitval op en alleen de uitzonderingen dienen te worden bekeken.

‘De ruimte die dit creëert, kan worden benut ten behoeve van werkzaamheden die meer waarde toevoegen aan de organisatie’, aldus de verkenning. Daar hoort wel een waarschuwing bij: er moet rekening worden gehouden met weerstand vanuit de organisatie. Die ontstaat omdat medewerkers taken zien verdwijnen en werkwijzen grondig moeten aanpassen. Afhankelijk van de keuzes die gemeenten maken, kunnen zelfs volledige functies verdwijnen. ‘Dat maakt medewerkers onzeker over hun toekomst. Dit doet zich vooralsnog met name voor bij Operationele Financiën [zie kader onder dit artikel].’

De inschatting van veel gemeenten is dat niet iedere medewerker zal kunnen of willen meebewegen. Ze vrezen dat ‘andere werkwijzen en baanonzekerheid kunnen leiden tot weerstanden.’ Ook technologiepartners als Centric, Oracle en SAS voorzien op dat vlak problemen. Doorgaans signaleren ze al dat lokale overheden ‘niet vooroplopen in het adopteren van nieuwe technologieën die zij introduceren.’ Enthousiasme kweken voor de veranderingen zou in hun ogen helpen, bijvoorbeeld door medewerkers voor te houden dat het werk uitdagender en daarmee ook interessanter wordt. Sommige gemeenten doen dat al. Zo probeert Zwolle enthousiasme en betrokkenheid te creëren door medewerkers zelf een robot te laten ontwikkelen.

Sneller reageren
Volgens de technologiepartners is de impact van nieuwe technologieën het grootst op de gevraagde vaardigheden van medewerkers. Investeringen zijn dan ook nodig in zowel analytische vaardigheden (om uitzonderingen te kunnen analyseren en hier actie op te kunnen ondernemen) als technische vaardigheden: om meer geavanceerde boekhoudpakketten en systemen te kunnen gebruiken, feedback te kunnen geven aan de ontwikkelaars en de kwaliteit van de data te kunnen garanderen. Dat geldt overigens niet alleen voor de operationele functies. In alle onderdelen van de financiële functie worden nieuwe vaardigheden verwacht van medewerkers.

Waar Financial Control zich nu met name richt op verantwoording zal de rol steeds meer adviserend worden op basis van gerichte controles en analyses. Voor wat betreft de financiële controles geldt dat er een continu aanbod van sturingsinformatie beschikbaar is. Financial Control zal de organisatie doorlopend moeten gaan voorzien van actuele verantwoordings- en sturingsinformatie. Belangrijk wordt: sneller reageren op actuele risico’s of behoeften uit de organisatie. Business Control maakt de komende drie tot vijf jaar de ontwikkeling door naar business partner en gaat in toenemende mate de rol van ‘strateeg’ vervullen: een leidende rol bij het maken van strategische en financiële keuzes ten aanzien van beleidsontwikkeling. Veel nadruk zal komen liggen op het visueel maken van de opties. Dat vraagt sterke(re) analytische, zakelijke en communicatieve vaardigheden.

Blauw en rood
Volgens het A&O fonds Gemeenten zijn daarvoor ‘paarse’ mensen nodig: zij die een balans weten te creëren tussen zakelijke en communicatieve vaardigheden (blauw) en technische en analytische skills (rood). Die competenties hoeven overigens niet in één persoon te zitten. Zo’n balans kan zowel worden gecreëerd vanuit het perspectief van individuen als van teams. Het voordeel van paars? ‘Medewerkers en teams met een goede balans tussen blauwe en rode vaardigheden zijn in staat om vragen uit de organisatie scherp te krijgen. Ze vinden de passende data erbij en modelleren deze om te komen tot antwoorden, oplossingen of scenario’s. Ook het op overtuigende wijze presenteren van de gevonden inzichten maakt hier onderdeel van uit.’

Bij het ontwikkelen van nieuwe vaardigheden blijft financiële vakkennis overigens de basis voor het goed kunnen uitvoeren van de financiële functie. Die wordt niet vervangen door bijvoorbeeld digitale vaardigheden of noncognitieve soft skills, zoals communicatieve en zakelijke vaardigheden. Volgens het A&O fonds mag de grootste uitdaging dan wel liggen bij het ‘ontwikkelen en meenemen’ van medewerkers in de verandering, daarmee zijn gemeenten er echter niet. Er wacht namelijk een uitdaging van een geheel andere orde. Die is van technische aard: de bestaande boekhoudpakketten blijken soms grote moeite te hebben om te ‘praten’ met nieuwe technologie.

Tienduizend financials
Momenteel werken er circa tienduizind personen in een financiële functie bij gemeenten. Als ook financiële medewerkers die buiten de financiële functie werken – bijvoorbeeld in het sociaal domein – worden meegerekend, gaat het om nog veel meer medewerkers. Op Operationele Financiën zitten de meesten. Daarbij gaat het om onder andere medewerkers financiële administratie, medewerkers debiteuren/crediteuren, administratief medewerkers en medewerkers grootboek. Zij houden zich bezig met het beheren van de administratie, het verwerken van verrekeningen en maand-, kwartaal- of jaarafsluitingen. Hier zit ongeveer 45 procent van het totaal aan financials.

Op Financial Control is 30 procent van het totaal werkzaam. Daar ressorteren de controllers, de medewerkers bedrijfsvoering en AO/IC, financieel adviseurs en consulenten en medewerkers planning en control. Zij ondersteunen de organisatie bij het besturen en beheersen van de organisatie. Binnen dit vakgebied vallen activiteiten die te maken hebben met de planning- en controlcyclus, het opstellen van sturingsinformatie, kwaliteits- en risicomanagement en het uitvoeren van interne controles en beheersing.

Op Business Control (25 procent) tenslotte zitten financieel strategisch adviseurs, controllers, business controllers en concern controllers. Zij ondersteunen de organisatie met input en advies gericht op het nemen van (strategische) besluiten en het optimaliseren van de bedrijfsvoering. Hierbij gaat het onder andere om het uitvoeren van analyses, plannen, begroten, prognosticeren, het opstellen van business cases én hierover het gesprek voeren met de organisatie. Business Control kijkt breder dan alleen vanuit financieel perspectief.

Pioniergemeenten
Een aantal pionierende gemeenten maakt blijkens de verkenning van het A&O fonds Gemeenten inmiddels een ontwikkeling door naar datagedreven organisaties. Rotterdam heeft daarvoor bijvoorbeeld een omvangrijk en gemeentebreed programma ingericht. Utrecht vergroot volgens het principe van datagedreven werken de effectiviteit en efficiëntie van audits en controles en beperkt de controlelast in de organisatie tot een minimum.

En steeds meer gemeenten, zoals onder andere Zwolle en Ridderkerk, starten initiatieven met de inzet van Robotic Process Automation (RPA). Dat moet leiden tot een grotere mate van efficiency. Dat creëert dan ruimte voor de financiële functie om zich te ontwikkelen tot business partner van de gemeentelijke organisatie. Bij deze veel meer strategische invulling van de functie kan geavanceerde technologie zoals en kunstmatige intelligentie een ondersteunende rol spelen, bijvoorbeeld bij het opstellen van prognoses en toekomstscenario’s. De mogelijkheid om met nieuwe datavisualisatie- en analysetechnologie waardevolle sturingsinformatie te creëren, trends in beeld te brengen en betere voorspellingen te doen, versterken die ontwikkeling.