Factor K in overheidsland

Het is hier al vaker gezegd. Dé leeropgave in overheidsland zit ‘m in het dieper analyseren van de problemen die we willen oplossen. In het vermijden van onze ‘copy-paste’-achtige neigingen. Minder ‘grote stappen, snel thuis’ en veel, veel meer onderzoek, analyse en uitstel van onze conclusies tot we écht weten waar het aan schort.

Als daar dan vervolgens de écht goede oplossingen uit rollen is het natuurlijk opnieuw heel verleidelijk om deze elders te ‘copy-pasten’. Maar wat we eigenlijk moeten delen is de wijze waaróp we tot die oplossingen zijn gekomen. Dan pas worden we met elkaar een daadwerkelijk lerende overheid!

Klinkt misschien iets te veel als een mooie droom die niet te realiseren is. Maar joy oh joy voor diegenen die hier toch echt iets mee willen. Er is zojuist een bijzonder boek verschenen waarin al deze wijsheden op handzame wijze worden behandeld en van passende tools worden voorzien. Factor K - how to make knowledge work – is geschreven door kennis-expert én ex-collega ambtenaar Daphne Depassé. Een vrouw die heel goed weet hoe leerzame theorieën in de weerbarstige werkelijkheid kunnen verwateren. En die aan den lijve heeft ondervonden hoe organisatiecultuur kennisdeling kan ‘killen’. Juist die ervaringen zijn waardevol gebleken in het maken van dit uiterst toepasbare boek.

Haar werk biedt een helder framework voor het van de grond krijgen van kennismanagement in welke organisatie dan ook. Bij het lezen ervan voel je je als de gestructureerde bouwer aan een lerende organisatie. Welke obstakels heb je weg te nemen voordat kennis gaat stromen tussen je medewerkers? Als je dat eenmaal weet dan heb je goud in handen! Maar óm dat te weten te komen moet er diep en nog dieper worden gedoken in bestaande structuren en culturen die hierin hun belemmerende werk doen. Ook krijg je de uiterst tegennatuurlijke opgave om niet gelijk al allerlei oplossingen te verzinnen bij alles wat je ontdekt. De ‘parkeerzone’ is de plek in het framework waar je deze opborrelende ideeën even neerzet totdat je je analysewerk helemaal gedaan hebt.

Gelukkig word je – naast het leren weerstaan van je impulsieve oplosneigingen – tegelijkertijd gewezen op de natuurlijke ‘krachten’ die wij als mensen gewoon allemaal hebben en gebruiken. De schrijfster wijst op ons gebruik van sociale media. Wij willen blijkbaar van nature best graag van alles met elkaar delen. De fout die veel organisaties maken is dat ze dit ‘delen’ uit de natuurlijke context halen en er formele procedures en processen rondom organiseren. Daarmee maken we kennisdeling en leren tot extra handelingen die los komen te staan van de dagelijkse flow. Dan worden het al snel taken waar medewerkers tegenop gaan zien. Terwijl je dus beter de natuurlijke deelneigingen van je mensen kunt ondersteunen op de manieren die zij al kennen en hanteren.

Oplossingen voor gezamenlijk leren hoeven volgens Depassé dus helemaal niet moeilijk te zijn. En voor overheden heeft ze extra goed nieuws. Ze stelt dat wij ambtenaren – meer dan ‘gewone’ werknemers – een positieve oriëntatie op ons werk hebben. Wij kunnen namelijk met onze kennis onze stad en zelfs ons land beter en gelukkiger maken. Een krachtiger motivatie om te verbeteren in ons werk is bijna niet denkbaar. Ik wens onszelf dus veel Factor K toe – zowel in Kennis als in Kracht. Op naar die lerende overheid!

Melissa Schouman
Meer columns van Melissa Schouman leest u hier.