Leer prioriteiten stellen met het Eisenhower-model

Wilt u meer tijd overhouden voor de dingen die er echt toe doen? Op uw werk en privé? Het Eisenhower-model is een eenvoudig hulpmiddel om prioriteiten te stellen en uw tijd beter in te delen.

Timemanagement met Dwight Eisenhower

Dwight Eisenhower was niet alleen de 34ste president van de Verenigde Staten, generaal van de geallieerde krachten tijdens de Tweede Wereldoorlog en de eerste leider van de NAVO, maar ook een expert op het gebied van productiviteit en timemanagement. Hij wist tijdens zijn leven heel veel werk te verzetten. Niet alleen tijdens zijn presidentschap, maar ook daarvoor en daarna. Hoe hij dat allemaal voor elkaar kreeg? Hij creëerde het Eisenhower-model.

Wat houdt het Eisenhower-model in?

Het Eisenhower-model is een handige manier om prioriteiten te stellen. In het model maakt Eisenhower onderscheid tussen de dingen die belangrijk zijn en de dingen die dringend zijn. Het model bestaat uit vier categorieën die ontstaan door twee tegenstellingen tegenover elkaar te zetten: belangrijk versus onbelangrijk en dringend versus niet dringend. Dan ontstaat de volgende matrix:
 

	Dringend	Niet dringend
Belangrijk	Doen	Inplannen
Onbelangrijk	Delegeren	Schrappen

De categorieën van het Eisenhower-model

Al uw werkzaamheden kunnen volgens het Eisenhower-model worden ingedeeld in een van de vier categorieën.

1. Dringend en belangrijk

Dit zijn de werkzaamheden en taken op uw to-dolijst die onmiddellijke aandacht vragen. Denk aan deadlines, lokale incidenten en actuele vragen van belangrijke interne of externe stakeholders. Deze taken moeten zo snel mogelijk gedaan worden en kunnen maximaal enkele dagen wachten.

2. Belangrijk, maar niet dringend

Hier gaat het om werkzaamheden die wel belangrijk zijn, maar niet dringend. Denk aan het voorbereiden van een presentatie of het schrijven van een beleidsplan. Stel uzelf de vraag: als ik dit niet doe, brengt me dat op de lange termijn in de problemen? Is het antwoord ja, dan hoort de taak in deze categorie. Het gaat hierbij om:

• Taken die u alleen kunt doen. Deze horen bij uw functieomschrijving of bij uw rol in uw organisatie
• Taken die niet meteen uitgevoerd hoeven te worden, maar die ook onder geen enkele voorwaarde vergeten mogen worden
• Taken die worden ingepland in uw agenda of to-dolijst

3. Dringend, maar niet belangrijk

Dit zijn vaak taken die belangrijk lijken, maar die eigenlijk niet bijdragen aan het behalen van uw persoonlijke doelen. Ze zijn misschien wel dringend, maar niet belangrijk voor u. Denk bijvoorbeeld aan een vergadering waar u weinig aan heeft of het continu beantwoorden van (telefonische) vragen. Veel van deze taken kunt u waarschijnlijk delegeren en anders is nee zeggen ook een antwoord. 

4. Dringend en niet belangrijk

In de vierde categorie staan taken die niet belangrijk zijn en niet dringend. Met andere woorden: hier staan werkzaamheden in die u beter niet kunt doen en iemand anders ook niet. Het zijn dan ook niet zozeer taken of werkzaamheden maar meer activiteiten die u graag wilt doen. Denk bijvoorbeeld aan het scrollen door social media of het checken van uw telefoon. Vaak bent u – bewust of onbewust – uw eigenlijke taken aan het uitstellen of vooruit aan het schuiven.

Waarom het Eisenhower-model gebruiken?

Met het Eisenhower-model kunt u slimmer werken en leven, zolang u elke taak indeelt in een van de vier categorieën. Zo weet u altijd:

1. Waar u meteen aan moet beginnen
2. Waar u daarna mee aan de slag kunt
3. Wat u kunt delegeren aan een collega, secretaresse of externe partner
4. Wat u niet zou moeten doen

Met name de laatste categorie is interessant. Dat is de echte sleutel tot succes. U erkent in deze categorie taken en activiteiten waar u tijd aan verspilt en waar u dus niet mee bezig zou moeten zijn. Ze dragen niet bij aan uw persoonlijke doelen, maken niet deel uit van uw functie en zijn dodelijk voor uw productiviteit. Identificeer deze activiteiten en schrap ze meteen. Zo geeft u een boost aan uw productiviteit en houdt u meer ruimte over voor taken en werkzaamheden die er wel toe doen (1, 2 en 3).

Aan de slag met het Eisenhower-model

Dus: wilt u net als Eisenhower een meester worden in prioriteiten stellen en beslissingen nemen? Of wilt u gewoon efficiënter met uw tijd omgaan en meer dingen gedaan krijgen? Pas dan eens minimaal een week lang elke dag het Eisenhower-model toe. Onthoud daarbij het verschil tussen dringend en belangrijk (categorie 1-3) en wees kritisch op de taken die u mag schrappen (categorie 4).