Teammanager Facilitair, Documentaire informatievoorziening en Managementondersteuning

Teammanager Facilitair, Documentaire informatievoorziening en Managementondersteuning
Gemeentehuis Maasdam | 32 tot 36 uur | Hbo/Wo | Max. € 7740,00

Waar kom je te werken?
Als organisatie is het belangrijk aandacht te geven aan waar het beter kan en moet. We werken aan de ontwikkeling van de organisatie en kijken kritisch naar wat er nodig is op bepaalde vakgebieden nu en in de toekomst. Met het programma “doorontwikkeling organisatie” hebben we de koers voor de komende tijd te pakken. Daarin vervullen de teammanagers een belangrijke rol. We hebben nu meerdere vacatures voor teammanager beschikbaar waarbij iedere teammanager gekoppeld wordt aan een specifiek vak of aandachtsgebied.

In deze functie ben je verantwoordelijk voor drie teams: Facilitair, Documentaire informatievoorziening (DIV) en Managementondersteuning (MO). Samen met 38 collega’s zet je je dagelijks in voor de interne dienstverlening. Je initieert en bevordert samenwerking en zorgt ervoor dat de teams zichtbaar zijn zowel binnen als buiten de organisatie. Je stuurt hierbij op output en effectiviteit met oog voor kwaliteit, samenwerking en doorontwikkeling van de organisatie. De gemeente heeft ambities voor één nieuw gemeentehuis, digitalisering van de informatievoorziening & archieven en professionalisering van de ondersteuning aan directie en teammanagers. Van jou wordt hier een actieve adviserende en coördinerende inbreng verwacht.

Team Facilitair zet zich in voor de facilitaire ondersteuning van de organisatie, zoals de post, schoonmaak, mailing, beheer van het HW Café & de huiskamer, huwelijken en vele avondvergaderingen. De servicedesk houdt zich bezig met bestellingen, reserveringen en gebouwenbeheermeldingen waarbij er nauw wordt samengewerkt met de medewerker gebouwenbeheer om ervoor te zorgen dat verbouwingen, installatie- en onderhoudssystemen door blijven gaan. De adviseurs van het team zorgen voor de grotere inkooptrajecten, onderhouden contact met leveranciers, optimaliseren werkwijzen (Topdesk) en adviseren op het gebied van huisvesting en overige facilitaire uitgangspunten.

Team DIV zorgt voor de kwaliteit van het informatiebeheer van de organisatie, waaronder het de hele week draaiend houden van de helpdesk. De helpdesk beantwoordt eerstelijns vragen van medewerkers over het zaaksysteem en registreert binnenkomende post en mail. De senior medewerkers coördineren de helpdesk, zorgen voor de juiste (digitale en fysieke) archivering en dat de informatie in alle apps klopt. De adviseur adviseert op complexere vraagstukken met betrekking tot het informatiebeheer binnen de gemeente.

Team MO zet zich in voor de ondersteuning van de teammanagers (20) en 3 directeuren door middel van agendabeheer, planning, communicatie en correspondentie. De directieondersteuning zit in een transitieperiode waarbij gekeken wordt of bepaalde taken anders (en elders) zullen worden ingevuld of belegd.

Wat ga je doen?

• Je hebt een coachende stijl van leidinggeven en bouwt samen met de teams verder aan hun ontwikkeling en die van de organisatie. Je stimuleert professionele en persoonlijke ontwikkeling door o.a. opleidingsplannen voor de teams te ontwikkelen en personeelsgesprekken te voeren;
• Je bent integraal verantwoordelijk voor de adviezen en concrete resultaten van jouw teams en zorgt voor een scherpe vertaling van de organisatiedoelstellingen naar duidelijke teamdoelstellingen;
• Je stuurt de medewerkers aan, je bent sparringpartner & coach en helpt hen in hun positie;
• Je bent eindverantwoordelijk voor de bedrijfshulpverleningsorganisatie, ontwikkelt en toetst het beleid en zorgt voor een effectieve coördinatie;
• Je stuurt op tijdige en gedegen aanbestedingstrajecten, waarbij je scherp bent op actuele trends, behoefteanalyse, koppeling organisatiedoelen en stakeholderbetrokkenheid;
• Je onderhoudt contacten met de archiefinspectie voor het organisatie-brede informatiebeheer en bent verantwoordelijk voor het uitvoeren van de inspectieadviezen;
• Je coördineert de advisering van de wethouder met facilitaire zaken en DIV in portefeuille.

Wie ben jij?

• Je hebt een afgeronde hbo-/wo-opleiding;
• Je hebt leidinggevende ervaring, bij voorkeur binnen een gemeente/overheid;
• Je hebt ervaring en/of aantoonbare affiniteit met tenminste 2 van de 3 disciplines (Facilitair, DIV of MO);
• Je bent open en verbindend en zichtbaar voor de medewerkers. Je bent een stevige gesprekspartner voor jouw teams, het bestuur, de directie en de gemeentesecretaris. Daarnaast heb je een positieve en flexibele instelling, je doorziet ingewikkelde processen snel en hakt knopen door waar dat nodig is. Je bent toegankelijk en duidelijk in je communicatie en dit is onder andere van waarde in het kader van de crisisorganisatie, omdat er een beroep op jouw inzet kan worden gedaan.

Waarom kies je voor ons?
Onze organisatie denkt vooruit en bereidt zich actief voor op de toekomst. We zijn blij met collega’s die initiatief tonen en verantwoordelijkheid durven nemen. Je krijgt de ruimte om jezelf te laten zien én jezelf te blijven ontwikkelen. Natuurlijk zetten we daar ook graag iets tegenover. Daarom kun je rekenen op aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden:

• Een salaris dat minimaal € 5885,00 en maximaal € 7740,00 (schaal 13, HR21 Manager II) bruto per maand bedraagt bij een 36-urige werkweek en uitzicht op een vast dienstverband na 1 jaar;
• Een pensioen bij ABP met keuzemogelijkheden, zoals eerder stoppen met werken, een variërende hoogte van het uitgekeerde bedrag of gedeeltelijk doorwerken;
• Volledige reiskostenvergoeding ongeacht woon-werkafstand van € 0,23 per kilometer en een thuiswerk/internetvergoeding van € 3,00 op de dag(en) dat je thuis aan het werk bent;
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% boven op je bruto jaarsalaris – hierin zitten o.a. je vakantiegeld en eindejaarsuitkering. Jij bepaalt hoe je dit budget inzet: laat het uitbetalen, koop extra verlofdagen of investeer in een opleiding;
• We bieden flexibele werktijden en de mogelijkheid deels vanuit huis te werken, zodat werk en privé goed in balans blijven;
• Via onze Hoeksche Campus kun je allerlei trainingen en opleidingen volgen die bijdragen aan jouw persoonlijke én professionele ontwikkeling;
• 28 vakantiedagen op fulltime basis en (deels betaald) cao-ouderschapsverlof;
• Een enthousiaste personeelsvereniging met een gevarieerd aanbod aan activiteiten.

Herken jij jezelf in deze functie? Reageer dan snel via de sollicitatiepagina. Want wij sluiten de vacature zodra wij de geschikte kandidaat gevonden hebben en misschien ben jij dat wel!

Vragen?
Neem dan contact met ons op via werken@gemeentehw.nl of bel 088 – 6471868.