'Van tevoren nadenken over ketensamenwerking'

Bestuurders kijken binnenkort wellicht iets minder glazig als de term NORA voorbij komt. Deze referentiearchitectuur voor de elektronische overheid wordt uitgebreid met concrete richtlijnen voor de besturing van ketensamenwerking.

Ketens de Baas
Uitvoeringsproblemen bij het aanleveren van inkomensgegevens door de Belastingdienst zitten de geplande inkomensafhankelijke huurverhoging in de weg. Weer een mooi voorbeeld van een organisatieoverstijgende samenwerking die niet optimaal werkt, bevestigt Cor Franke. Hij is als projectleider doorontwikkeling NORA verantwoordelijk voor het in mei te verschijnen boekje 'Ketens de Baas'. Dat zogeheten NORA-katern is een uitbreiding op de Nederlandse Overheids Referentie Architectuur (NORA), de blauwdruk voor onze nationale elektronische overheid.

Begrijpen hóeft niet

Ketens de Baas is nadrukkelijk gericht op bestuurders en overheidsmanagers die in ketens moeten gaan samenwerken - en daar vragen bedrijven en burgers steeds meer om. Diezelfde bestuurders vinden NORA een beetje eng, omdat het alleen iets voor technici en IT-architecten lijkt te zijn. Franke: "Je hoeft het meer technische deel van NORA ook niet helemaal te begrijpen, je kunt het ook gebruiken om vragen te stellen. Het is een middel om te sturen. Bestuurders kunnen met NORA in de hand zorgen dat IT-architecten binnen hun organisatie de zaken zodanig inrichten dat ze de samenwerking met andere organisaties niet in de weg staan. En voor ketenbesturing, waar ze zelf voor aan de lat staan, hebben ze dan het nieuwe katern."

Verticaal en horizontaal

Het probleem met ketensamenwerking is dat het verticale organisatiebelang doorgaans centraal staat,en dat staat haaks op het horizontale ketenbelang. "Er ontstaat een spanning tussen het verticaal sturen en het horizontaal verbinden in de keten." Franke heeft met een aantal specialisten uit de loonaangifteketen gekeken hoe bestuurders op een heldere manier van een andere aanpak kunnen worden overtuigd. "In een keten is er geen baas. Dat vergt dat betrokkenen samen sturen. En als die besturing niet goed is opgezet, is de kans levensgroot dat het maken van de nodige afspraken op lagere niveaus over processen en standaarden in onvoldoende mate tot stand komt."

Conferentie houden
Eén van de richtlijnen in Ketens de Baas is het houden van een 'initiële ketenconferentie' waar de basis wordt gelegd voor het gezamenlijke 'ketendenken'. Franke: "We zien vaak ketens van start gaan zonder dat er heldere afspraken worden gemaakt over wat het doel is van de ketensamenwerking en op welke manier de samenwerking bestuurd moet worden. De gedachte is: probeer nou eens van tevoren na te denken over ketenbesturing in plaats van gaandeweg." 

Handzaam boekje

De NORA-aanvulling zal in mei worden gepubliceerd op noraonline.nl, maar dat zal niet voldoende zijn om bestuurders de link tussen NORA en de besturing van ketens opeens te laten zien. "Dus we gaan er ook een boekje van maken voor de doorsnee bestuurder. We denken er ook aan dit katern, maar ook de andere nieuwe onderdelen van NORA, in een breder kader onder de aandacht van bestuurders te brengen door bijvoorbeeld aan te haken bij opleidingen en conferenties en dan nadrukkelijk aandacht te vragen voor NORA."