of 59045 LinkedIn

'Overheden moeten hun websites gewoon archiveren'

Decentrale overheden kunnen (delen van) websites niet zomaar vernietigen, stelt onderzoeker Mathieu Paapst. De Archiefwet is hier net zo goed van toepassing.

Decentrale overheden kunnen (delen van) websites niet zomaar vernietigen, stelt onderzoeker Mathieu Paapst. De Archiefwet is hier net zo goed van toepassing.

Staat in de wet
Paapst, wetenschappelijk adviseur bij ICTRecht en universitair docent aan de Rijksuniversiteit Groningen, onderzocht met twee studenten of overheden hun websites blijvend moeten bewaren en wat daar in de praktijk van terecht komt. De Archiefwet blijkt gewoon van toepassing, concluderen zij. Websites moeten blijvend bewaard worden en na twintig jaar in een archiefbewaarplaats terecht komen, alwaar ze kostenloos te raadplegen zijn. "Ook als de informatie niet beeldbepalend is voor de burger, geldt nog een termijn van tien jaar", zegt Paapst. "Je zult het dus toch moeten archiveren." En hoewel de Archiefwet sociale media als Twitter en Facebook niet noemt, zou zelfs de overheid die zich daarop manifesteert alle uitingen ten minste tien jaar moeten bewaren.

Proef op de som
De drie provincies (Groningen, Friesland en Overijssel) die Paapst cs vervolgens onderzochten blijken zich daar niet echt aan te houden. Archivarissen weten wel dat het volgens de Archiefwet eigenlijk zou moeten, maar in de praktijk komt er van archivering van websites niets terecht. De kennis ontbreekt namelijk bij de andere ambtenaren in de organisatie - de webmasters, maar ook de bestuurders. Men realiseert zich eenvoudigweg niet dat er een wet uitgevoerd moet worden.

Vermeende vernietigingsplicht
Een deel van het probleem is volgens Paapst dat (delen van ) websites ten onrechte vernietigd worden omdat betrokkenen uit dezelfde Archiefwet concluderen dat er een vernietigingsplicht zou bestaan. Paapst: "Om de een of andere reden hebben vooral informatiemanagers het idee dat voor veel soorten informatie er een kortere termijn geldt en dat die informatie daarna verwijderd moet worden. De informatiemanagers kijken naar die informatie lós van een website waarop die staat. Ze weten klaarblijkelijk niet dat websites specifiek worden genoemd in de Archiefwet."

Veel toptakenwebsites
Paapst ziet geen reden om aan te nemen dat het bij gemeenten anders gaat dan bij de drie provincies die hij heeft onderzocht. De ontwikkeling dat veel gemeenten hun websites vervangen door 'toptakenwebsites', waarbij het merendeel van de webpagina's wordt geschrapt, bracht hem zelfs op het idee van dit onderzoek.

Verstuur dit artikel naar Google+

Gerelateerde artikelen

Reageer op dit artikel
















Even geduld a.u.b.

Reactie op dit bericht

Door Rienk Jonker op
In aansluiting op André Plat, de vraag is op welke manier tegen het 'probleem' aangekeken kan worden. Daarvoor zijn een aantal mogelijkheden.

Een mogelijkheid is een website te beschouwen als (dynamisch) informatieobject (met elementen als inhoud, structuur, gedrag (!), context en techniek) die te fixeren en te bewaren is . De vraag is dan wat er met de (inhoud van de) systemen moet gebeuren waar de informatie op de website uit afkomstig is.

Maar misschien is zo langzamerhand het concept van een website als zelfstandig object wel achterhaald. Een mogelijkheid zou ook kunnen zijn de informatie centraal te stellen. In dat geval is het nodig te bepalen welke bedrijfsprocessen een rol hebben, wat de bewaarbelangen en bewaartermijnen van de informatie zijn en welke technische voorziening het meest geschikt is om het voortbestaan van die informatie op aantoonbare manier te verzekeren. Daarbij zal een organisatie over toetsbare afspraken moeten beschikken over de gekozen vorm van bewaring, de methode van vernietiging en de manier van toegankelijkheid en beschikbaarheid van deze informatie. Dat laatste kan nog altijd via een webinterface.

Door Erika Hokke (archivaris, trainer en adviseur archief- en informatiemanagement) op
Wat fijn dat het onderwerp archivering van websites opnieuw aandacht krijgt. De onderzoekers verwijzen naar mijn adviesrapport uit 2003, waarin ik aan het ministerie van Verkeer en Waterstaat het advies uitbracht dat de website onder de definitie van archief valt en hoe de website te archiveren valt. In 2005 adviseerde ik met collega Peter Horsman over het inbedden van archiveringseisen in de Webrichtlijnen. Recent heb ik een nieuw principe geformuleerd: Open blijft Open, tenzij... Dit principe volgt op "Overheidsinformatie is openbaar, tenzij..." en stelt dat bij creatie en publicatie van informatie via overheidswebsites ook bepaald moet worden hoe lang deze informatie online (of offline) beschikbaar blijft. Ik hield hierover in mei een presentatie, zie https://www.forumstandaardisatie.nl/fileadmin/os …

De komende maanden doe ik verder onderzoek naar de implemenatie van dit principe. Dat onderzoek vindt plaats binnen het kader van het atelier Actieve Openbaarheid van Overheidsinformatie (www.archiefateliers.nl )
Door Cor Fijma (gepensioneerd archiefambtenaar) op
Het probleem lijkt mij te zijn dat digitale administratie gewoon haar gang gaat zonder dat men zich bewust is van het feit dat de archiefwetgeving daarop van toepassing is.
Door Daniël Boon (webredacteur/tekstschrijver) op
Prachtig werk, dit onderzoek. Maar dit had je de afgelopen jaren ook gewoon aan de doorsnee archiefmedewerker kunnen vragen. Die had je het antwoord én de situatiebeschrijving zo kunnen geven. Bij iedere archiefopleiding is dit een terugkerend item en pijnpunt... Helaas wordt er veel te weinig naar deze beroepsgroep geluisterd vanwege het stoffige imago dat er nog altijd aan kleeft.
Door Petra borsboom (teammanager communicatie) op
Inmiddels zijn er diverse platforms waarop een overheidsinstantie zich manifesteert. Als organisatie maar ook als individuele ambtenaar en bestuurder. Al deze informatie bewaren is niet mogelijk, lijkt mij. De archiefwet nog eens onder de loep nemen en afspreken welke digitale informatie moet eorden bewaard en nu handelen in de geest van de wet? Het gaat erom lijkt mij dat de besluitvormingen afwegingen gevolgd moeten kunnen worden. En hoe archiveren we mondelinge bijeenkomsten die live te volgen zijn? Moet dit allemaal op band worden bewaard? En alle filmproducties bv.
Door Amdré Plat (Informatiemanager) op
Web publicatie is stap in het proces, maakt deel uit van het dossier en wordt in context bewaard of vernietigd, verplicht met als amdere archiefbescheiden. Derhalve geen apart regime, ook al is de vorm anders. Voor onderwerpen of processen gelden termijnen voor bewaren en vernietigen. Die toepassen op het proces, het dossier als geheel en inderdaad niet apart uitvoeren voor websites. Er zit wel een keten uitdaging om openbare informatie op jet web openbaar te houden. Ik zou jet onderzoek graag integraal lezen. Met als vaker, vertelt deze webpagina niet het hele verhaal. DAt zou wat mij betreft wel moeten. Deze pagina en mijn reactie, moet dat nu wel of niet bewaard blijven?