'Overheden moeten hun websites gewoon archiveren'
Decentrale overheden kunnen (delen van) websites niet zomaar vernietigen, stelt onderzoeker Mathieu Paapst. De Archiefwet is hier net zo goed van toepassing.
Decentrale overheden kunnen (delen van) websites niet zomaar vernietigen, stelt onderzoeker Mathieu Paapst. De Archiefwet is hier net zo goed van toepassing.
Staat in de wet
Paapst, wetenschappelijk adviseur bij ICTRecht en universitair docent aan de Rijksuniversiteit Groningen, onderzocht met twee studenten of overheden hun websites blijvend moeten bewaren en wat daar in de praktijk van terecht komt. De Archiefwet blijkt gewoon van toepassing, concluderen zij. Websites moeten blijvend bewaard worden en na twintig jaar in een archiefbewaarplaats terecht komen, alwaar ze kostenloos te raadplegen zijn. "Ook als de informatie niet beeldbepalend is voor de burger, geldt nog een termijn van tien jaar", zegt Paapst. "Je zult het dus toch moeten archiveren." En hoewel de Archiefwet sociale media als Twitter en Facebook niet noemt, zou zelfs de overheid die zich daarop manifesteert alle uitingen ten minste tien jaar moeten bewaren.
Proef op de som
De drie provincies (Groningen, Friesland en Overijssel) die Paapst cs vervolgens onderzochten blijken zich daar niet echt aan te houden. Archivarissen weten wel dat het volgens de Archiefwet eigenlijk zou moeten, maar in de praktijk komt er van archivering van websites niets terecht. De kennis ontbreekt namelijk bij de andere ambtenaren in de organisatie - de webmasters, maar ook de bestuurders. Men realiseert zich eenvoudigweg niet dat er een wet uitgevoerd moet worden.
Vermeende vernietigingsplicht
Een deel van het probleem is volgens Paapst dat (delen van ) websites ten onrechte vernietigd worden omdat betrokkenen uit dezelfde Archiefwet concluderen dat er een vernietigingsplicht zou bestaan. Paapst: "Om de een of andere reden hebben vooral informatiemanagers het idee dat voor veel soorten informatie er een kortere termijn geldt en dat die informatie daarna verwijderd moet worden. De informatiemanagers kijken naar die informatie lós van een website waarop die staat. Ze weten klaarblijkelijk niet dat websites specifiek worden genoemd in de Archiefwet."
Veel toptakenwebsites
Paapst ziet geen reden om aan te nemen dat het bij gemeenten anders gaat dan bij de drie provincies die hij heeft onderzocht. De ontwikkeling dat veel gemeenten hun websites vervangen door 'toptakenwebsites', waarbij het merendeel van de webpagina's wordt geschrapt, bracht hem zelfs op het idee van dit onderzoek.
Een mogelijkheid is een website te beschouwen als (dynamisch) informatieobject (met elementen als inhoud, structuur, gedrag (!), context en techniek) die te fixeren en te bewaren is . De vraag is dan wat er met de (inhoud van de) systemen moet gebeuren waar de informatie op de website uit afkomstig is.
Maar misschien is zo langzamerhand het concept van een website als zelfstandig object wel achterhaald. Een mogelijkheid zou ook kunnen zijn de informatie centraal te stellen. In dat geval is het nodig te bepalen welke bedrijfsprocessen een rol hebben, wat de bewaarbelangen en bewaartermijnen van de informatie zijn en welke technische voorziening het meest geschikt is om het voortbestaan van die informatie op aantoonbare manier te verzekeren. Daarbij zal een organisatie over toetsbare afspraken moeten beschikken over de gekozen vorm van bewaring, de methode van vernietiging en de manier van toegankelijkheid en beschikbaarheid van deze informatie. Dat laatste kan nog altijd via een webinterface.