Hoe digitalisering het werk van ambtenaren verandert

Digitalisering leidt tot efficiëntere werkprocessen in het gemeentehuis. Maar ook tot verlies van banen. Een inventarisatie op basis van de laatste digitale ontwikkelingen. Hoe snel rukt de robot op? Een analyse.

Krimpende overheid
Het aantal gemeente-ambtenaren daalt al jaren. Van 174.000 in 2013 naar een kleine 156.000 vorig jaar. Is dit een gevolg van het samenvoegen van gemeenten, van bezuinigingen of is de voortgaande digitalisering de voornaamste oorzaak? Zeker is dat door deze digitalisering de laatste jaren veel werkprocessen zijn verdwenen, vooral door het slim gebruik van data.  Verschillende gemeenten zijn momenteel hard aan de slag om de kwaliteit van hun data te verhogen, wat niet veel anders is dan fouten eruit halen. Overheidsorganisaties gooien hun gegevens steeds vaker in één database en maken deze goed vindbaar en doorzoekbaar. Door het stelsel van Basisregistraties werken overheden straks altijd met dezelfde gegevens. 

Kwaliteitsslag van data
Er worden binnen de overheid op diverse terreinen databases samengevoegd en uiteenlopende partijen gaan allemaal met dezelfde uniforme data werken. Bijvoorbeeld de Omgevingsdiensten die op grote schaal hun taken gezamenlijk verdelen en uitvoeren, zoals onlangs in Gelderland is voltooid. De kwaliteitsslag en samenvoeging van de data zorgt ervoor dat Gelderse omgevingsdiensten data-gestuurd kunnen werken en zo hun toezichtcapaciteit slimmer kunnen verdelen. Bedrijven die in eerdere jaren de milieuregels overtraden, worden vaker gecontroleerd dan bedrijven die zich wel netjes hebben gedragen.
Kwalitatief goede data kun je op allerlei gebieden gebruiken. Er is veel mogelijk met het naast elkaar leggen van datastromen, een techniek waarvan de Rijksdienst voor identiteitsgegevens inmiddels dankbaar gebruikmaakt. Door adresgegevens te combineren met energieverbruik plukken zij eenvoudig de 'opmerkelijke gevallen' eruit. De inzet van controleurs wordt daardoor effectiever.
Met datagestuurd werken kunnen uiteenlopende werkprocessen anders worden ingericht, zoals de inzet van parkeerwachters of vuilnisophalers. Door data bij te houden kunnen overheden hun toezicht en handhavingscapaciteit beter verdelen. Daardoor zijn er minder toezichthouders en controleurs nodig.
 

Digitale identificatie betrouwbaarder
Niet alleen de kwaliteit van de data neemt toe, ook de betrouwbaarheid van digitale dienstverlening. Het rijk is met diverse pilots bezig om het inloggen bij de overheid op te krikken tot het hoogste veiligheidsniveau. Dit gebeurt bijvoorbeeld met Idensys, een systeem van digitale identificatie. Het baliebezoek neemt bij gemeenten sowieso al steeds verder af, zo blijkt uit onderzoek. Veel burgers geven aan liever via e-mail contact te hebben met de gemeente.  Met Idensys kunnen gemeenten gezichtsherkenning toepassen, waardoor documenten als paspoorten in de toekomst mogelijk zonder bezoek aan de balie thuis gestuurd kunnen worden. Andere baliehandelingen als verhuizen, het sluiten van een huwelijk of overlijdensaangiftes kunnen inmiddels geheel digitaal worden geregeld. Het is in Den Haag zelfs al mogelijk om elkaar digitaal te machtigen. Een baliemedewerker is in de toekomst vermoedelijk vooral bezig om de burgers die er niet uitkomen nog te woord te staan.

Robotisering
De meest sensationele ontwikkelingen worden tot nu toe teweeggebracht door robotisering. Hebben gemeenten in de toekomst nog chauffeurs nodig voor de regiotaxi als er zelfrijdende auto's zijn? Hoe worden gewassen gecontroleerd en gebieden gemeten als we met drones de lucht in kunnen? Ook komen tot nu toe door gemeente amper ontdekte technologieën als blockchain steeds beter in beeld. Met blockchain kan er betrouwbaar en veilig informatie worden uitgewisseld, zonder dat controlerende en administrerende derde partijen nodig zijn. De gemeente Amsterdam en het Kadaster zijn bezig met verkenningen van deze bitcoin-technologie. In het algemeen lijken gemeenten met hun deze en vergelijkbare andere pilots erg vooruitstrevend en krijgen ze ook veel positieve publiciteit. Maar dit zijn de resultaten van een enkele koploper, in het brede veld gaan de veranderingen gaan niet zo snel. Pas als technologie en digitalisering echt betrouwbare, duurzame en veilige diensten leveren, kunnen ze gemeentelijke werkprocessen definitief overnemen. Het duurt dus nog wel even voordat de robot massaal de ambtenaarstoel inneemt. 

Dit is een (sterk) ingekorte versie. Lees het volledige verhaal in Binnenlands Bestuur nr. 20.