Helft gemeenten doorgeefluik van onnodig GBA-uittreksel
Ooit nodig voor inschrijving leerling op middelbare school, maar inmiddels zijn er andere, kosteloze manieren. Gemeenten blijven echter doorgeefluik, stelt adviesbureau Telengy.
Bijna de helft van de gemeenten verstrekt nog steeds onnodig uittreksels uit de gemeentelijke basisadministratie (GBA) voor de leerlingenadministratie op middelbare scholen. Dat kost ouders en leerlingen dit jaar 600.000 euro en de gemeenten bijna 5000 werkuren.
Bijna 73.000 onnodige uittreksels verstrekt
Dat blijkt uit onderzoek onder 133 gemeenten, uitgevoerd door adviesbureau Telengy. In totaal dreigen dit jaar bijna 73.000 leerlingen onnodig een uittreksel GBA te kopen voor de inschrijving bij het voortgezet onderwijs. Ooit was dat noodzakelijk, maar sinds enige jaren is in de Wet op het voortgezet onderwijs (art. 27b) geregeld dat een inschrijving op de middelbare school ook zonder uittreksel mogelijk is. De school verlangt naam, geboortedatum, geslacht en het burgerservicenummer van een leerling. Het uitschrijvingpapiertje van de basisschool volstaat als controlemiddel. Scholen kunnen de informatie ook zelf opvragen via de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO).
Gemeenten zijn doorgeefluik
Van de onderzochte gemeenten zegt 57 procent de aanvragers van een uittreksel te wijzen op andere (kosteloze) manieren om de persoonsgegevens van leerlingen te identificeren. Dat is iets meer dan voorgaande jaren, zegt Peter ter Telgte van Telengy. ‘Maar het lijkt te stokken en dat is zonde van ieders tijd en geld. Kennelijk zitten onderwijsinstellingen in vastgeroeste patronen en gemeenten doen daar als doorgeefluik aan mee.’
Ouderwetse instellingen
Naar aanleiding van eerdere onderzoeksresultaten hebben het ministerie van Onderwijs (OCW) en DUO de scholen al voorlichting gegeven over hun tijd- en geldverspillende werkwijze. Waarom scholen desondanks vasthouden aan de uittreksels, heeft Telengy niet onderzocht, maar uit gesprekken met scholen komt bij Ter Telgte het beeld naar voren van ouderwetse instellingen. ‘Vaak hebben scholen nog van elke leerling een papieren dossier en daar willen ze dan graag een papieren uittreksel bij stoppen. Ze zijn gewoon niet gewend om digitaal te werken.’
Geen discussie aan de balie
Veel gemeenten hebben geen zin om aan de balie de discussie aan te gaan met de aanvrager, verklaart Ter Telgte de uitgifte van uittreksels. ‘Dat kost meer tijd en geld dan een druk op de knop van de GBA.’ Hij denkt niet dat de gemeenten het doen voor de inkomsten, die per gemeente variëren van circa 3 tot 17 euro per uittreksel. Niet echt een verdienmodel, meent Ter Telgte. Volgens hem kost de onnodige procedure zowel de scholen, als de gemeente en de ouders tijd en geld. ‘Hier zit een win-win-win situatie in voor iedereen.’
Reacties: 7
U moet ingelogd zijn om een reactie te kunnen plaatsen.
Je kunt ouders zelf vragen om het BSN van de leerling maar wij vragen daar altijd een onderliggend stuk voor. Je wil niet weten hoe vaak mensen hun eigen BSN verwarren met dat van hun kind. Om dan het correcte BSN boven water te krijgen...
Het inschrijven van een leerling obv het uitschrijfbewijs van de basisschool is vanuit leerplicht de omgekeerde wereld: voor zover mij bekend moet de basisschool de inschrijving aanhouden tot zij een bewijs van inschrijving van het voortgezet onderwijs hebben [of bijvoorbeeld een dubbele inschrijving in BRON bij DUO].
Ik ben er helemaal voor om uitvraag van onnodige GBA-uittreksels te stoppen en we doen dat ook zo veel mogelijk. Het lijkt me echter goed om scholen te vragen waarom ze nog steeds onderliggende documenten opvragen. Dat de onderzoekers dat niet gedaan hebben vind ik een fout van jewelste.
De afgelopen jaren is er wel degelijk regelmatig navraag gedaan bij diverse onderwijsinstellingen waarom er nog steeds om het uittreksel gevraagd wordt. In het artikel verwoordt de journalist kort wat de gegeven antwoorden zijn. We hebben bij de scholen echter geen diepgravend onderzoek gedaan zoals bij de gemeenten.
Onderstaand enkele manieren die momenteel veelvuldig in de praktijk voorkomen, ook in samenwerking met scholen:
Voor inschrijving bij het voortgezet onderwijs hoeft de (toekomstige) leerling geen uittreksel GBA te overleggen. De school heeft enkel de volgende gegevens nodig: Burgerservicenummer (BSN), geslachtsnaam, voorletters, geboortedatum en geslacht. Mogelijke andere manieren van organiseren zijn:
• De leerling overlegt de gegevens aan school via een uitschrijvingsbewijs van de vorige school, ID-bewijs of geboortebewijs.
• De leerling overlegt de gegevens aan school via een zorgpas (formeel niet toegestaan).
• De gemeente levert rechtstreeks de benodigde gegevens aan de school, nadat de ouder daarvoor toestemming heeft gegeven.
• De gemeente controleert de inschrijfgegevens, die de school aanlevert. De ouder heeft hiervoor toestemming gegeven aan de school.
Dank voor de suggesties.
Je noemt naast de opties ID-bewijs en geboortebewijs nog wel het bewijs van uitschrijving van het basisonderwijs.
Dat laatste kan naar mijn idee dus niet. De basisschool moet inschrijving van de leerling laten staan totdat ze een bewijs van inschrijving van het VO hebben, of op andere wijze voldoende zekerheid hebben dat de leerling in het VO terecht is gekomen [bijvoorbeeld een dubbele inschrijving in BRON].
Los daarvan is het nu vrijwel al het onderwijs in BRON meedoet onzin dat we als vo-scholen dat bewijs van uitschrijving nog wel altijd in onze administratie moeten opnemen. Maar dat is een andere kwestie.
Ik wijs je graag op een artikel in Burgerzaken & Recht van de NVVB en in afstemming met DUO waarin een bewijs van uitschrijving als voorbeeld genoemd wordt: http://www.slideshare.net/PeterterTelgte/110630- …
Verder ben ik het met je laatste opmerking volledig eens, over adminsitratieve last gesproken.
Leuk artikel.
Het zou kunnen dat bijvoorbeeld bij andere overgangsmomenten dan po-vo het bewijs van uitschrijving wel mogelijk is. Ik ben er echter niet van overtuigd dat dit ook in de praktijk mogelijk is voor po-vo. Ik ga er dan van uit dat een basisschool die een bewijs van uitschrijving uitdraait de leerling ook bij BRON uitschrijft. Dat mag de basisschool pas als deze redelijke zekerheid heeft dat de leerling in het vo is aangenomen. Dat kan blijken uit een bewijs van inschrijving van het vo, of uit een dubbele inschrijving in BRON.
Volgens mij is staat voor de Nieuwkomersregeling [leerlingen korter dan twee jaar in Nederland] in het artikel een fout. De datum vanaf welke teruggerekend wordt is de teldatum voor het voortgezet onderwijs, dus 1 oktober van het schooljaar waarin de leerling op het vo zit of komt. De Nieuwkomersregeling geldt overigens alleen voor leerlingen die de Nederlandse nationaliteit niet hebben.