Haarlem pioniert op digitaal overheidsplein

'Plein overheid’ is zowel een sociaal netwerk voor ambtenaren als een online plek waar projectteams besloten kunnen samenwerken. Via zelf te creëren deelgroepen kunnen ambtenaren er met elkaar of met burgers informatie uitwisselen. En daar lijkt behoefte aan. Tijdens de testfase van Pleio die in september vorig jaar van start ging meldden meer dan 2 duizend mensen zich aan en werden al 142 vergadergroepen gevormd.

Het initiatief voor Pleio komt van Ambtenaar 2.0 en drie medewerkers van de Belastingdienst. Zij zochten een overheidsbrede opvolger voor BDplaza, het besloten sociale netwerk van de Belastingdienst waar momenteel ruim 15 duizend medewerkers gebruik van maken.

Elgg

De website is gebouwd met de technologie van Elgg, een gratis te downloaden programma dat ontwikkeld is voor het opzetten van sociale netwerken en het delen van kennis. Elgg wordt onder meer gebruikt door de Britse overheid, de Wereldbank, NASA en Oxfam.

De techniek achter Elgg is openbaar (open source). Iedereen mag het programma gebruiken en verder ontwikkelen. Wel moet elke toevoegde functie gedeeld worden met anderen. Volgens Davied van Berlo van Ambtenaar 2.0 is dat voor de overheid erg nuttig. ‘Als een gemeente bijvoorbeeld een verlofplanner of een participatie-instrument laat ontwikkelen kan dat meteen door andere overheden worden gebruikt.’

Gecertificeerd hostingkantoor

Een ander voordeel van Pleio is volgens Van Berlo dat het programma, in tegenstelling tot websites als Ning en Google, op Nederlandse servers loopt bij een door de overheid gecertificeerd hostingkantoor. ‘Daarmee heb je dus meer controle over de informatie die je online zet. Dat is heel belangrijk voor de overheid. We moeten kunnen aantonen dat alle informatie beschermd is.’ Binnenkort laat Van Berlo een officiële overheidstest (audit) uitvoeren naar de veiligheid van Pleio.

Hoewel Pleio bedoeld is voor de overheid, is het geen officieel overheidsprogramma. ‘We gaan niemand dwingen om Pleio te gebruiken. Als ambtenaren behoefte hebben aan zo’n systeem dan kloppen ze wel bij ons aan. Het moet van onderop komen. Dat is ook hoe wij willen werken.’

Insite Haarlem

Een van de meest vergevorderde Pleio-groepen wordt gemaakt in opdracht van de gemeente Haarlem. Binnen Pleio ontwikkelt de gemeente momenteel haar nieuwe intranet: Insite 2.0. De deelsite wordt deze maand officieel gelanceerd tijdens de Haarlemse Week van Het Nieuwe Werken.

Projectmanager Dirk Jan van der Wal denkt dat het nieuwe intranet tegemoet komt aan de wens van veel ambtenaren om informatie te delen en te bespreken via internet. ‘Binnen de gemeente Haarlem zijn al driehonderd ambtenaren actief op Yammer. Daarbinnen kan je mensen uit je eigen organisatie korte berichten sturen, net als op Twitter. Er is dus een grote behoefte om online informatie over het werk uit te wisselen. Dat kan straks iedereen doen.’

Goedkoop

Daarnaast laat Van der Wal binnen Pleio twee extra functies installeren door een IT-bedrijf, zodat ook de centrale nieuwsvoorziening en het personeelsblad via Insite 2.0 te volgen zijn. Ook de huisstijl van de gemeente Haarlem is vertaald naar Insite 2.0, en er is een navigatiebalk toegevoegd. Hiermee hebben werknemers straks direct toegang tot bijvoorbeeld de facilitaire servicedesk en het personeelssysteem.

Doordat de gemeente slechts enkele functies aan Pleio toe hoeft te voegen is de bouw van Insite 2.0 relatief goedkoop, stelt Van der Wal. Bovendien kunnen andere geïnteresseerden binnen Pleio de nieuwe functies straks kopiëren. Andere overheden lijken geïnteresseerd; Van der Wal is al door vier andere gemeentes benaderd voor informatie. ‘Binnen Pleio is het gemakkelijk om online met andere overheden samen te werken en zo direct kennis in huis te halen. Dat is voor elke gemeente nuttig en op termijn kostenbesparend.’

Chatspreekuur

Ook het projectteam Grensinfopunt is onlangs begonnen met het werken via Pleio. Grensinfopunt.nl geeft informatie over wonen, werken en studeren in Nederland, België en Duitsland. Het is een gezamenlijk project van twee ministeries, de
Belastingdienst, de sociale verzekeringsbank, het UWV en het College voor Zorgverzekeringen (CVZ).

Projectleider Ton Douben heeft Pleio ingevoerd om de samenwerking tussen de zeven partners binnen het project te verbeteren. ‘Iedere organisatie heeft zijn eigen systemen. Dat maakt het samenwerken soms lastig. Met Pleio kunnen we bijvoorbeeld samen aan een beleidsdocument werken of online vergaderen, dat kon vroeger niet.’

De volgende stap is om een deelsite te maken waar burgers ook toegang tot krijgen. Verschillende ambtenaren kunnen hun informatie daar kwijt en omgekeerd kunnen burgers hun vragen stellen. Douben: ‘Veel burgers die over de grens gaan werken hebben veel vragen. Daarvoor worden in de grensprovincies speciale spreekuren georganiseerd. Maar binnen Pleio kunnen we ook een chatspreekuur instellen.’

Jeroen Visser