Digitaal geheugenverlies dreigt voor Noord-Brabant

Als de provincie Noord-Brabant doorgaat met de omslag naar volledig digitaal werken, bestaat het risico dat er informatie van de provincie niet duurzaam toegankelijk blijft. Dat stelt de Zuideljke Rekenkamer na recent onderzoek. Een overkoepelende visie op informatiebeleid ontbreekt.

Voortvarende vervanging
Niet alleen besluitvorming moet transparant en reconstrueerbaar zijn, maar ook het gehele provinciale handelen. Het informatiebeleid is daar niet op gericht, aldus de rekenkamer. Sinds juli 2013 beproeft de provincie al het digitaal werken, waarbij het hybride archief (digitaal en papier) plaatsmaakte voor een volledig digitaal archief. De rekenkamer heeft onderzocht of dat proces goed verloopt. Op zich was dat wel het geval; het 'vervangingsproces' was zorgvuldig opgezet.

Medewerkers verantwoordelijk
Maar met ingang van deze week is de situatie bij de provincie veranderd; een moderne digitale werkomgeving is ingevoerd die veel veranderingen met zich meebrengt. Deze omgeving kan volgens de rekenkamer de gebruikers veel gemak en gebruiksmogelijkheden bieden, maar 'de rekenkamer wijst erop dat de veelheid aan veranderingen anderzijds wel een groot beroep doet op het absorptievermogen en de flexibiliteit van de medewerkers.' Die krijgen zelf namelijk meer verantwoordelijkheid voor de compleetheid en juistheid van dossiers, in plaats van de daarin gespecialiseerde DIV'ers.

Niet alleen besluitvorming
De provincie heeft in een Kadernota ICT-beleid 2013-2015 wel doelen vastgelegd vanuit het perspectief van de gebruiker (de medewerker), 'maar geen uitgangspunten geformuleerd vanuit het perspectief van het informatiebeheer en daaraan te stellen eisen zoals toegankelijkheid, duurzaamheid en transparantie. [...] De provincie gaat bij de uitvoering van de Archiefwet uit van een te smalle scope door als uitgangspunt te nemen dat alleen de transparantie en reconstrueerbaarheid van de besluitvorming dient te gewaarborgd. Transparantie en controleerbaarheid gelden niet alleen voor de besluitvorming, maar voor het gehele provinciale handelen. De provincie moet zich kunnen verantwoorden over alle activiteiten, hetzij de activiteiten die zij zelf uitvoert, hetzij de activiteiten die een andere organisatie onderneemt bij de uitvoering van provinciale taken.'

Te snel vernietigd
De rekenkamer constateert ook dat het vernietigen van de documenten in de procedure is losgekoppeld van de functie die de documenten in een proces hebben. 'Met andere woorden, de termijn waarop een papieren document wordt vernietigd, heeft geen relatie tot de status van het document in een proces: een aanvraag voor een vergunning kan al zijn vernietigd, vóórdat het besluit over die aanvraag is genomen.'

i-Visie
Voorzichtigheid en een 'pas op de plaats' is dus geboden voor de provincie, beveelt de rekenkamer aan. Allereerst zou er snel een 'i-Visie' moeten komen, een visie op informatiebeleid die is gebaseerd op een analyse van ongestructureerde (documenten, informatieplatforms, sociale media) en gestructureerde informatie (systemen met databestanden).