Politieke dynamiek kan fusie das om doen

Drie van de vier colleges van recent geklapte ambtelijke fusies, lassen een radiostilte in. De bestuurlijk verantwoordelijken van Hardenberg, Ommen en IJsselstein willen het ‘defusieproces’ niet verstoren. Montfoort wil  aan andere gemeenten die op het punt staan te fuseren meegeven: ‘Investeren gaat voor de baat uit’ en ‘politieke dynamiek is een niet te verwaarlozen factor bij samenwerking’.

Politieke dynamiek

Een nipte meerderheid van de IJsselsteinse raad maakte in december een einde aan de in 2014 gestarte UW Samenwerking met Montfoort. ‘Bestuurlijk onverantwoord’, stelt het Montfoortse college desgevraagd in een (schriftelijke) reactie, temeer om dat er op collegeniveau consensus was over het harmoniseren en standaardiseren van werkprocessen. ‘Hier zijn alleen maar verliezers, maar als de wil om samen te werken er bij een van de partners gewoon niet is dan is het wellicht maar beter om afscheid te nemen.’ Het college van Montfoort stelt dat politieke dynamiek een niet te verwaarlozen factor bij samenwerking is. ‘Daarom is het van groot belang om direct vanaf het begin gezamenlijk eigenaarschap te ontwikkelen.’

Te forse taakstelling

Terugkijkend stelt het Montfoortse college dat er destijds te optimistisch van start is gegaan. Er waren te veel ambities , zonder dat daarvoor extra middelen beschikbaar werden gesteld. Montfoort wil, in tegenstelling tot IJsselstein, dan ook niet spreken van forse tekorten, maar van een ‘te forse taakstelling’ die bij de start van de fusie was ingeboekt en gaandeweg niet haalbaar bleek te zijn. ‘Het ontbreken van harmonisatie en standaardisatie van processen ging niet samen met het inboeken van een besparing c.q. bezuiniging op basis van te verwachten synergievoordelen. En ook de keuze voor een nieuwe organisatiestructuur waardoor regie op processen ontbrak en de organisatie niet meer control was, is achteraf ongelukkig gebleken’, blikt het college terug. Het college vindt het belangrijk om de ontvlechting zorgvuldig en snel vorm te geven. Daarbij wil het college benadrukken dat de medewerkers de volledige steun verdienen. ‘Zij hebben zich maximaal ingezet voor UW Samenwerking en kracht en wendbaarheid getoond.’

Gezamenlijk eigenaarschap

Ondanks het klappen van de ambtelijke fusie, ziet Montfoort nog steeds het belang van samenwerken in. De gemeente wil andere gemeenten  die overwegen of op het punt staan om een ambtelijke fusie aan te gaan, hun ervaring meegeven. Zo is ‘gezamenlijk eigenaarschap voor constructieve samenwerking van cruciaal belang. Blijf investeren in de relatie met voldoende plaats voor gezamenlijke doelen. Dat geldt voor besturen en raden onderling’, zo wil het college aan collega-gemeenten meegeven. Ook benadrukt het dat de kosten voor de baten uitgaan. ‘Het aangaan van een ambtelijke samenwerking brengt altijd extra kosten met zich mee. Zo zijn er de kosten om de samenwerking te implementeren en het werkend krijgen van de fusie-organisatie. Het is daarbij belangrijk om vooraf basisafspraken te maken over kostenverdeling, de verdeelsleutel, die door de partijen geaccepteerd worden.’

Transitiekosten

Ambtelijk fuserende gemeenten moeten daarnaast ‘voldoende rekening houden met de transitiekosten die gebruikelijk zijn bij een transfusie en de tijd die het kost om de daadwerkelijke inrichting te realiseren.’ Montfoort stelt dat bij de start van UW Samenwerking een te grote taakstelling op het personeel ingeboekt, ‘omdat verwacht werd dat de samenwerking een behoorlijke efficiency zou opleveren. Om die beoogde efficiency te halen werd gekozen voor een nieuwe organisatiestructuur. De gevolgen van die nieuwe structuur werden na twee jaar duidelijk toen de organisatie uit control raakte.’

Harmonisatie

Daarnaast moet worden ingezet op harmonisatie en standaardisatie van werkprocessen en besturen. ‘We hebben onderkend dat harmonisatie en standaardisatie van de dienstverlening beperkt is gebleven.’ Het is belangrijk dat beide gemeenten hun ‘vraag’ naar diensten zoveel mogelijk gelijktrekken en op elkaar afstemmen. ‘Als werkzaamheden vaker op eenzelfde manier kunnen worden gedaan, ontstaat er ruimte voor specialisatie en kwaliteitsverbetering.’

Lees het hele artikel in Binnenlands Bestuur nr. 3 van deze week (inlog)