Straffen als managementtool voor ambtenaren

Stroomstoringen, oude computers, een beperkt 'belastingmoraal' en straffen als managmenttool voor de ambtenaren. De voormalige gemeentesecretaris van Heerhugowaard krijgt het in Fiji allemaal op zijn bordje nu hij directeur van een van de tropische eilanden is geworden. Vrijwel niets is er vergelijkbaar met zjin vorige werkplek. Hij schrijft met enige regelmaat over zijn belevenissen.

Na 6 weken in the council van Nasinu te hebben rond gelopen beginnen dingen steeds duidelijker te worden. De overheidsstructuur bijvoorbeeld. Die is hier heel anders. Er is een sterke sturing door het Ministerie voor Lokale Overheid. Die stuurt in totaal 13 gemeenten aan, waarvan Nasinu er één is. Provincies zijn er ook, maar dat zijn meer rurale gebieden met traditionele structuren gebaseerd op de stammencultuur.

De provincies spelen geen formele rol tussen Rijk en Gemeente. Binnen het Ministerie is een Directeur Lokale Overheden die de contacten regelt met de lokale overheden. Primair met een Special Administrator, een soort Burgemeester, die weer nauwe banden heeft met de CEO (Town Clerk). De CEO is verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van het ambtelijk apparaat. De gemeente heeft hier minder taken dan in Nederland. Ze richt zich vooral op beheer en onderhoud van de buitenruimte, gezondheid en vergunningverlening. De gemeenten hebben géén raden en colleges. De Ordinary Council Meetings en de sub committees worden bevolkt door ambtenaren: de Special Administrator, de CEO, de afdelingshoofden en planners. Projecten in de buitenruimte moeten goedgekeurd worden door de Minister, die wel een democratische grondslag heeft.

Volgend jaar zijn er nieuwe landelijke verkiezingen. Ben zeer benieuwd hoe dat hier gaat. De politieke strijd is al een paar maanden aan de gang. In de bedrijfsvoering valt op dat er veel procedures zijn, er wordt gepland en er wordt gerapporteerd, maar er zit weinig tot géén samenhang in. Verder is Nasinu een vrij arme gemeente, ook voor Fijiaanse begrippen. De raming van de inkomsten voor 2017 is daarom wat enthousiaster dan de werkelijke inkomsten van de afgelopen jaren. Eerste belangrijke klussen intern zijn dan ook uitgaven en inkomsten met elkaar in evenwicht brengen en verbanden leggen tussen plannen en verantwoorden. Dan weten we in ieder geval waar we het over hebben. Als we de planningen dan ook nog voortschrijdend maken, ik bedoel relateren aan verleden en toekomst, dan kunnen we meters gaan maken.

Verder valt op dat er een sterke focus is op details en incidenten waarmee het zicht op de hoofdlijnen vervaagt. De komende tijd ga ik proberen belangrijke thema’s op de agenda te krijgen als het strategische plan, het jaarplan, de begroting en de grote projecten in plaats van de vraag of de grasmaaier al gerepareerd is. Betaling van aannemers gaat nog met cheques.

HRM verkeert in de fase waarin processen belangrijker zijn dan de mens en de prestaties. Straffen en belonen, maar vooral straffen, zijn belangrijke instrumenten voor het management. De ICT is gefundeerd op gerefurbishte apparaten uit 2009. Met de regelmatige stroomstoringen best wel een risicofactor. Hoewel het meeste nog op papier gaat, dus in die zin valt het ook wel weer mee. Deels heeft deze stand in de bedrijfsvoering te maken met het feit dat Nasinu een nog jonge gemeente (2000) is met weinig middelen. De sociale samenstelling van de gemeente is niet gunstig en de belastingmoraal is –laat ik zeggen- beperkt.

In het algemeen heeft Fiji best wel moderne bedrijven. De mensen zijn in het algemeen goed opgeleid en staan open voor verandering. Ze zijn vooral ook vriendelijk, relaxed, blij en behulpzaam. Het land wil echt vooruit, maar er is wel een duidelijk faseverschil met bijvoorbeeld West-Europa. Voor Nasinu is één van mijn bevindingen dat de financiële positie structureel forse verbetering behoeft. Onderhoud van gebouwen en machinerie staat onder druk en afgeschreven of gereserveerd wordt er nauwelijks. Voor vervanging van materieel is de gemeente afhankelijk van giften van het Rijk. Binnen de gemeente wordt dat erkend, maar het Ministerie is nog wat afhoudend. Al met al een uitdagende omgeving waar veel te doen is, maar wel in Fiji time...

Privé hebben we inmiddels een fijn appartement gevonden en zijn we in de weekenden het eiland aan het ontdekken. Erg groen met ook wel veel regen, altijd lekker warm (25-30 graden) mooie natuur, in het zuiden en westen mooie stranden en nog veel meer te ontdekken.

Deze blog verscheen eerder op de website van De Vereniging van Gemeentesecretarissen www.gemeentesecretaris.nl