Gemeente investeert in boventalligen

Wat te doen met 45 boventallige archiefmedewerkers op leeftijd? Omdat een collectieve herplaatsing weinig kansrijk lijkt, besluit de gemeente Utrecht ze met behulp van intensieve individuele begeleiding en onder meer opleidingen aan ander werk te helpen.

Door de digitalisering is er geen plek meer voor ze in de organisatie. Na wat gesprekken met potentiële andere organisaties wordt al snel duidelijk dat de markt voor ‘traditionele’ archiefmedewerkers slecht is. Het ontbreekt de veelal laaggeschaalde medewerkers vooral aan de benodigde digitale vaardigheden. ‘Hun vak is zo radicaal veranderd door de datarevolutie dat dat ook niet bij te benen was’, zegt voormalig hoofd informatievoorziening Dick de Maa van de gemeente Utrecht. ‘Informatiebeheer vereist 21ste-eeuwse skills.’

Tekenen wensen
De conclusie van De Maa is dat het beter is te gaan voor intensieve individuele begeleiding van de archiefmedewerkers. Samen met adviseur Maartje Kessels van PBLQ en zelfstandig consultant Patrick van Beukering vormt hij een trio dat dat gaat doen. Ze ontwikkelen een nieuwe maatwerkaanpak en starten met een pilot. Als eerste besluiten ze te stoppen met collectieve sessies rondom verplichte mobiliteit.

In plaats daarvan staat ‘het goede één op één gesprek’ over iemands dromen centraal. Wat ze de boventalligen vervolgens laten doen, is het simpelweg laten tekenen daarvan. ‘Veel outplacementtrajecten blijven steken in loopbaanscans en -testen. Dat zijn abstracte inventarisaties van wat je zou willen. Het tekenen van je persoonlijke wensen, van je netwerk, van de gedachte oplossingen, dwingt je daarentegen om creatief en concreet te worden met betrekking tot je ideeën. Dat helpt om  gerichte vervolgstappen te zetten en een concrete opleiding te kiezen die het verwezenlijken van die ene droombaan mogelijk maakt’, aldus Kessels.

Tijdelijke klussen
De boventalligen worden van tijdelijke klussen gehaald. Dat geklus leidt volgens Kessels zelden tot iets duurzaams. In veel gevallen schiet alleen de inlenende partij iets op met de goedkope flexibele arbeidskracht. Maar werkgever en werknemer lopen slechts vertraging op in het mobiliteitstraject en het zoeken naar een duurzame oplossing.

In plaats daarvan gaan De Maa, Kessels en Van Beukering fulltime aan de slag met de boventallige medewerkers met als doel ze zo snel mogelijk te laten uitstromen naar een nieuwe werkplek. Een deel van de medewerkers wordt via een speciale opleiding bij een uitzendbureau begeleid naar het zzp-schap en start vervolgens een eigen bedrijf. Sommigen van hen worden in die hoedanigheid tijdelijk en voor een beperkt aantal uren door Utrecht weer ingehuurd, om op die wijze bij te dragen een succesvolle start. Een ander deel van de medewerkers wordt geïntroduceerd bij het netwerk van de gemeente. Defensie blijkt meerdere mensen te willen overnemen, op voorwaarde dat ze op kosten van de gemeente digitaal worden bijgeschoold.

Gemeentelijke begroting
Andere boventalligen kiezen ervoor vroegtijdig uit dienst te gaan met een maatwerkregeling, waaronder vaak een ruim opleidingsbudget. Al met al blijkt dat twee jaar na de start van de pilot een groot deel van de boventallige archiefmedewerkers niet langer drukt op de gemeentelijke begroting. ‘Een boventallige die blijft zitten en vervolgens de ww in gaat, kost de organisatie al gauw twee à drie ton. Als je iemand sneller aan nieuw werk helpt, bespaar je daarmee als organisatie een hoop geld. Dan is het helemaal niet zo raar om duizenden euro’s te investeren in een opleiding van een jaar terwijl de medewerker nog in dienst is’, aldus Kessels.

Utrecht was zo tevreden over de pilot, dat de aanpak werd gekopieerd naar andere afdelingen. Door de in 2012 ­ingezette grote reorganisatie kampte de gemeente immers met veel meer boventalligen – volgens De Maa ergens tussen de 150 en 200. Daarvan zijn er inmiddels circa 125 uitgestroomd en zijn de mogelijke toekomstige financiële risico’s voor de gemeente op het gebied van loonsom en ww-lasten volgens Kessels aanzienlijk beperkt.

Tijdig scholen
De gemeente had mogelijk nog goedkoper uit kunnen zijn, als gedurende de loopbaan van ambtenaren tijdiger en adequater was geïnvesteerd in (bij)scholing. ‘Uit de gesprekken kwam naar voren dat er op sommige afdelingen onvoldoende is geïnvesteerd in het onderhoud van kennis en vaardigheden. Om een extra impuls te geven aan loopbaanbeleid en mobiliteit hadden alle ambtenaren de afgelopen drie jaar recht op een individueel loopbaanbudget van 500 euro per jaar. Daar is door sommige medewerkers nauwelijks gebruik van gemaakt. Als ook de werkgever niet stuurt op opleiden, kan er een achterstand in kennis en vaardigheden ontstaan die ertoe leidt dat medewerkers een grote afstand tot de arbeidsmarkt buiten de muren van de eigen organisatie krijgen’, zegt Kessels.

Lees het volledige artikel in Binnenlands Bestuur nr. 6 van deze week. (inlog)