Ambtenarenapparaat kleiner maar creatiever

Met het aannemen van de Wet elektronische dienstverlening burgerlijke stand gaan er dit jaar heel wat digitale deuren open. Zo hoeven nieuwbakken vaders hun kind binnenkort niet meer aan te geven op het gemeentehuis. Via een appje op de smartphone kan de nieuwe burger vanuit het kraambed, worden ingeschreven bij de burgerlijke stand. De digitale ontwikkelingen in het publieke domein gaan namelijk razendsnel en zorgen steeds weer voor verrassingen. De digitale revolutie bij de gemeente is een sprong voorwaarts voor de burger, maar voor de gemiddelde ambtenaar gaat het misschien wat te snel. 

Zelflerende ambtenaar

‘De ontwikkelingen gaan inderdaad hard, maar het gaat niet allemaal vanzelf,’ nuanceert Jan Smit, voormalig gemeentesecretaris en momenteel onderzoeker voor het A+O-fonds. Hij onderzocht hoe ver gemeenten zijn met de digitalisering van taken. ‘De zelflerende ambtenaar heeft zijn tijd nodig. Maar de zelflerende computer, oftewel ‘machine learning’ is een ander verhaal. Die krijgt in hoog tempo voet aan de grond bij de uitvoering van gemeenteaken. Zelflerende computers kunnen zonder voorgeprogrammeerde instructies werken,’ legt hij uit. ‘Dus data-entry via optische herkenning, spraak omzetten in tekst, juridische databases en de mogelijke inzet van sensoren en drones voor toezichtstaken.

Ambtelijke uren beperken

Allemaal voorbeelden van extreem effectieve manieren om ambtelijke uren tot een minimum terug te brengen. ‘Je kunt zelf al uitrekenen wat voor tijdswinst dit oplevert,’ stelt Smit vast. De G4 zijn overigens al bezig met het digitaliseren van het uitkeringssysteem op basis van ‘beslisbomen’, waarmee beschikkingen kunnen worden gemaakt. Ook wordt er al hard gewerkt aan gemeentelijke ‘burgeraccounts’ waarbij alle gegevens uit de gemeentelijke basisregistratie standaard ingevuld zijn. Alle diensten kunnen op die manier worden aangevraagd en op maat worden verleend.

Mini-revolutie

Met louter technische ontwikkelingen ben je er op het gemeentehuis nog lang niet. Zo’n nieuwe werkwijze vergt rigoureuze veranderingen in de werkprocessen. In feite is er een mini-revolutie op de afdeling nodig om zo’n toepassing in het dagelijks werk van de gemeenteambtenaar te integreren.

Kost banen

Betere service voor de burger, slecht nieuws voor de omvang van het ambtenarenapparaat. ‘Dit kost banen,’ geeft Smit toe. ‘Op termijn natuurlijk, want deze ontwikkelingen voltrekken zich niet van de ene op de andere dag. Ik kan me ook best voorstellen dat er tegenstand tegen deze ontwikkelingen bestaat. Maar de ontwikkelingen komen er nu eenmaal aan. Je moet je dus als ambtenaar afvragen of je ouderwets wilt blijven werken. Dat zou niet goed zijn voor de burger maar ook niet voor je eigen arbeidsproductiviteit. En gemeenten hebben bij sommigen al een beetje de naam dat die niet hoog genoeg is. Die nieuwe kansen moet je dus gewoon grijpen.’

Adaptieve ambtenaar

Het onderzoek van het A+O-fonds ‘Digitalisering en de toekomst van het werk’ moet in kaart brengen wat gemeenteambtenaren nodig hebben om op nieuwe manieren te werken. Maar hoe de gemeenteambtenaar van de toekomst eruit komt te zien blijft nog ongewis. ‘Daar is nog heel veel discussie over,’ vertelt Smit, ‘wereldwijd trouwens ook. De ambtenaar zal in elk geval adaptief moeten zijn, goed moeten kunnen samenwerken en communiceren.

Geen overheidsbaan voor het leven
Creativiteit zal ook steeds belangrijker worden, want dat is nu juist iets waar computers niet over beschikken.’ Een onontkoombaar gevolg van de algehele digitalisering is dat dezelfde overheidsbaan voor het leven tot het verleden gaat horen, denkt de onderzoeker. ‘Men zal wellicht drie, vier keer de ervaring van een andere baan moeten opdoen om zo te blijven leren. Dat zal ook moeten, want het motto voor ambtenaren is immers  “Een leven lang leren.”