of 59318 LinkedIn
Vakgebied:
Bestuur en Management
Opleiding:
mbo
Branche:
Overig
Provincie:
Zuid-Holland
Functie:
Managementassistent
Plaats:
Den Haag
Organisatie:
VNG Realisatie
Dienstverband:
Fulltime
Startersfunctie:
Nee
Vacaturenummer:
466533

Managementassistent

Tijdelijke opdracht:

inhuur Managementassistent 
(opdrachtnummer:19.130) 

Een onderdeel van de procedure is een formele inschrijving op het Dynamisch Aankoop Systeem (DAS) van VNG Realisatie door middel van het platform www.CTMsolution.nl .
Deze inschrijving is noodzakelijk in verband met Europese wet & regelgeving waar VNG Realisatie aan moet voldoen. Deze inschrijving is eenmalig.
Op deze offerteaanvraag is de conceptovereenkomst van toepassing, die als bijlage bij de offerteaanvraag beschikbaar is gesteld op CTM Solution. Verder zijn de ARVODI-2018 voorwaarden van toepassing. Eventuele afwijkingen op ARVODI-2018 worden benoemd in de overeenkomst. Voor zzp’ers hanteren we een standaard zzp-overeenkomst, afgeleid van ARVODI-2018.

De gepubliceerde offerteaanvraag op CTM Solution met aanbestedingsnummer 218972 is leidend boven elders gepubliceerde documenten. De eisen en wensen zijn bij eventuele discrepanties leidend boven het gestelde in de profieltekst. 

De offerteaanvraag staat in het vakgebied Secretariële en projectondersteuning http://www.ctmsolution.nl/project/vng-vngrealisatie

Het betreft een tijdelijke opdracht op basis van inhuur (ZZP-er, via bureau of detachering vanuit een andere organisatie). De maximale duur van dit contract  op grond van deze aanbesteding is 36 maanden. De omvang is maximaal 36 uur per week, de beoogde startdatum is 1 oktober 2019. 

Over VNG Realisatie
VNG Realisatie ondersteunt gemeenten bij het bundelen van kennis en expertise, zodat zij gezamenlijk hun gemeentelijke uitvoering kunnen verbeteren. De ontwikkelingen in de informatiesamenleving vragen in toenemende mate om kennis en flexibiliteit van de gemeentelijke organisatie. Ook is in de gemeentelijke dienstverlening een groot deel van de uitvoering in potentie gelijk voor alle gemeenten. Daarom willen gemeenten meer als collectief optrekken. Het gezamenlijk organiseren en invullen van gemeentelijke uitvoering leidt tot betere dienstverlening voor inwoners en bedrijven en tot een efficiëntere inzet van middelen. 

Over Bedrijfsvoering
Het basisteam bedrijfsvoering ondersteunt de VNG Realisatie organisatie. Dit betreft secretariële ondersteuning, projectsecretariaat, personeelsbeleid, kwaliteitsborging, communicatie en financiën. Doelstelling is om de medewerkers van VNG Realisatie zodanig te ontzorgen dat ze zich optimaal kunnen richten op de dienstverlening aan gemeenten.
Het secretariaat bestaat uit de officemanager, vier lijnsecretaresses, vijf projectondersteuners en twee algemene medewerkers secretariaat.

Omschrijving van de opdracht
Ondersteunen van manager Ontwikkelen Domeinen en onderliggende teams.
Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

Beheren van en regie hebben op een complexe agenda;
Proactief beheer van de inbox, prioriteren van mails en zelfstandig afhandelen, zodat de manager de meest prioritaire zaken krijgt voorgelegd (signaleren, acties uitzetten en voorbereidend werk);
Organiseren van vergaderingen en voorbereiden van presentaties; 
Proactief informeren van manager en projectleider zodat zij goed voorbereid zijn voor vergaderingen en presentaties;
Werken met Ibabs;
Ruime ervaring met het notuleren van vergaderingen;
Onderhouden van contacten in het netwerk;
Verantwoordelijk voor het (digitale) documentbeheer van één of meer projecten;
Actief samenwerken met andere projectsecretaris(sen) en programmasecretaris(sen) op inhoud, proces en procedures; 
Treedt op als plaatsvervangend programmasecretaresse binnen het team Omgevingswet;
Ophalen en verzamelen van input bij medewerkers voor de voortgangsrapportage; 
Aanmelden, ontvangen en begeleiden van bezoekers;
Ondersteunen en achtervang zijn van collega’s op het secretariaat;
Acties bijhouden en bewaken van lopende activiteiten.
Eisen
De inschrijving moet volledig voldoen aan de eisen die vermeld zijn in deze paragraaf. Het niet voldoen aan een of meerdere eisen betekent uitsluiting van verdere beoordeling van de inschrijving (knock-out). Het ontbreken van informatie of antwoorden, bijvoorbeeld door onjuiste of onvolledige overname van overzichten, gegevens en verklaringen, is voor eigen risico van de inschrijver, en kan leiden tot uitsluiting.
In de eerste plaats worden de aanbiedingen beoordeeld op het voldoen aan de gestelde eisen, uurtarief en de overige gestelde vragen voor deze specifieke functie. Bij twijfel over de juistheid van antwoorden (in vergelijking met het cv) kan telefonisch contact worden opgenomen voor verificatie. Als voor een bepaald aspect uitdrukkelijk bewijs in het cv of de motivatie is gevraagd en dat bewijs ontbreekt (in de ogen van de beoordelaar), dan kan zonder verificatie worden besloten de offerte terzijde te leggen.

Kennis en expertise
Uit het cv en de aangeleverde motivatiebrief blijkt minimaal dat de aangeboden kandidaat aantoonbaar (door opleidingen, cursussen, werkervaring, voorbeeldprojecten et cetera.) beschikt over:

Afgeronde MBO opleiding, met bijbehorend werk- en denkniveau, blijkend uit opleiding en ervaring;
Aantoonbaar minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare functie;
Aantoonbaar minimaal 3 jaar ervaring met het beheer van een mailbox op MT niveau in een complexe omgeving.  
Wensen
Nadat de inschrijvingen zijn gecontroleerd op de eisen, worden de wensen beoordeeld. Beoordeling van onderstaande wensen vindt plaats via een puntensysteem waarbij 100 punten de hoogste score is. De behaalde score wordt vervolgens opgeteld bij de behaalde score voor de opgegeven prijs. Het resultaat bepaalt de eindscore. 

De score op de wensen telt voor 80% mee. Onderstaande vragen dienen naar waarheid te worden ingevuld. Het beantwoorden van de vragen gaat via CTM Solution. Als blijkt dat vragen niet naar waarheid zijn beantwoord om op die manier een hogere score te behalen, dan heeft VNG Realisatie het recht de aanbieder uit het DAS te verwijderen en/of de inschrijving terzijde te leggen. 
Uw aanbieding bestaat uit een CV, motivatie en de antwoorden zoals gegeven in CTM Solution.

Bij twijfel over de juistheid van antwoorden kan telefonisch contact worden opgenomen voor verificatie. Als voor een bepaald aspect uitdrukkelijk bewijs in het cv of de motivatie is gevraagd en dat bewijs ontbreekt (in de ogen van de beoordelaar), dan kan zonder verificatie worden besloten de offerte terzijde te leggen.

Ervaring in een vergelijkbare (managementassistent) functie
Ervaring met het beheer van een mailbox op MT niveau in een complexe omgeving
Ervaring met complex agendabeheer
Ervaring met notuleren
Ervaring met het complete Microsoft-Officepakket (Excel, Word, Powerpoint, Outlook)
Kennis van het complete Microsoft-Officepakket (Excel, Word, Powerpoint, Outlook)
Ervaring met Microsoft Teams  
Informatie
Het betreft een tijdelijke opdracht met een initiële periode met een omgang van maximaal 36 uur per week. De maximale vergoeding is 50 euro, exclusief BTW, inclusief reis- en verblijfkosten en dienstreizen. De standplaats voor deze opdracht is Den Haag. We gaan uit van gebruik van eigen telefoon en laptop.

U kunt via CTM uiterlijk reageren tot 28 augustus 2019, 12.00 uur. 
De eerste gesprekken zijn op 4 september 2019, tussen 09:00 – 12:00 uur.

Gesprek 
Na evaluatie (eisen/wensen/prijs) worden aan de hand van de ranking in CTM één of meerdere (in de regel drie) kandidaten uitgenodigd voor het gesprek. Deze ranking wordt niet meegenomen in de beoordeling van het gesprek: het gesprek is uiteindelijk doorslaggevend. 
In dit gesprek wordt de kandidaat beoordeeld op werk- en opdrachtinhoudelijke aspecten, de match met de organisatie en de benodigde competenties. Op basis van de uitkomst van deze gesprekken vindt gunning van de opdracht plaats en/of wordt een kandidaat geselecteerd voor een eventueel tweede gesprek. 
Het is de verantwoordelijkheid van de inschrijver dat de kandidaat op het afgesproken tijdstip aanwezig is. Als de kandidaat, zonder voorafgaande afmelding, op de door ons gecommuniceerde datum en tijdstip afwezig is, kan dit leiden tot uitsluiting van de procedure.

Als u binnen zeven werkdagen na de sluitingstermijn geen uitnodiging heeft ontvangen voor een gesprek (via CTM Solution), kunt u ervan uitgaan dat u niet geselecteerd bent voor een eerste gesprek en niet voor gunning in aanmerking komt. 

Als uit het gesprek blijkt dat aan één of meer eisen niet wordt voldaan, behoudt VNG (Realisatie) zich het recht voor om de kandidaat alsnog uit te sluiten van de verdere procedure en de betrokken aanbieder uit de database van het desbetreffende perceel te verwijderen. Indien een kandidaat wordt uitgesloten staat het de opdrachtgever vrij de eerstvolgende kandidaat uit te nodigen. 

Reageren?
U kunt uw belangstelling uitsluitend kenbaar maken via het DAS (Dynamisch Aankoop Systeem) waarvan VNG Realisatie gebruik maakt: http://www.ctmsolution.nl/project/vng-vngrealisatie
De stappen om te kunnen reageren op uitvragen zijn in grote lijnen als volgt:

Registreer op CTMsolution.nl
Selecteer een kwalificatie/vakgebied en klik op accepteer om toegang te krijgen tot de aanvraag
Rond de inschrijving af door de vragen te beantwoorden, het invullen van het verplichte Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA). Daarna kunt u uw aanmelding in sturen door op verzenden te klikken.
Na beoordeling van uw verzoek tot kwalificatie (enkele dagen), wordt deze opdracht (en eventuele andere openstaande uitvragen) aan u toegezonden. U kunt hierop reageren en uw aanbieding, CV en motivatie insturen.
Mocht u vragen hebben omtrent het inschrijven in CTM, kunt u mailen naar das@vng.nl .

Indien u binnen 7 werkdagen na sluitingstermijn geen uitnodiging ontvangen heeft voor een selectiegesprek, kunt u ervan uitgaan dat u niet geselecteerd bent voor een eerste gesprek en niet voor gunning in aanmerking komt. De uitnodiging voor de selectiegesprekken wordt via CTM verstuurd en het is de verantwoordelijkheid van de inschrijver dat de kandidaat ook op het genoemde tijdstip aanwezig is. Indien de kandidaat niet komt opdagen, kan dit leiden tot uitsluiting in de procedure.
Tijdelijke opdracht:

inhuur Managementassistent
(opdrachtnummer:19.130)


Een onderdeel van de procedure is een formele inschrijving op het Dynamisch Aankoop Systeem (DAS) van VNG Realisatie door middel van het platform www.CTMsolution.nl.
Deze inschrijving is noodzakelijk in verband met Europese wet & regelgeving waar VNG Realisatie aan moet voldoen. Deze inschrijving is eenmalig.
Op deze offerteaanvraag is de conceptovereenkomst van toepassing, die als bijlage bij de offerteaanvraag beschikbaar is gesteld op CTM Solution. Verder zijn de ARVODI-2018 voorwaarden van toepassing. Eventuele afwijkingen op ARVODI-2018 worden benoemd in de overeenkomst. Voor zzp’ers hanteren we een standaard zzp-overeenkomst, afgeleid van ARVODI-2018.

De gepubliceerde offerteaanvraag op CTM Solution met aanbestedingsnummer 218972 is leidend boven elders gepubliceerde documenten. De eisen en wensen zijn bij eventuele discrepanties leidend boven het gestelde in de profieltekst.

De offerteaanvraag staat in het vakgebied Secretariële en projectondersteuning http://www.ctmsolution.nl/project/vng-vngrealisatie

Het betreft een tijdelijke opdracht op basis van inhuur (ZZP-er, via bureau of detachering vanuit een andere organisatie). De maximale duur van dit contract  op grond van deze aanbesteding is 36 maanden. De omvang is maximaal 36 uur per week, de beoogde startdatum is 1 oktober 2019.

Over VNG Realisatie
VNG Realisatie ondersteunt gemeenten bij het bundelen van kennis en expertise, zodat zij gezamenlijk hun gemeentelijke uitvoering kunnen verbeteren. De ontwikkelingen in de informatiesamenleving vragen in toenemende mate om kennis en flexibiliteit van de gemeentelijke organisatie. Ook is in de gemeentelijke dienstverlening een groot deel van de uitvoering in potentie gelijk voor alle gemeenten. Daarom willen gemeenten meer als collectief optrekken. Het gezamenlijk organiseren en invullen van gemeentelijke uitvoering leidt tot betere dienstverlening voor inwoners en bedrijven en tot een efficiëntere inzet van middelen.

Over Bedrijfsvoering
Het basisteam bedrijfsvoering ondersteunt de VNG Realisatie organisatie. Dit betreft secretariële ondersteuning, projectsecretariaat, personeelsbeleid, kwaliteitsborging, communicatie en financiën. Doelstelling is om de medewerkers van VNG Realisatie zodanig te ontzorgen dat ze zich optimaal kunnen richten op de dienstverlening aan gemeenten.
Het secretariaat bestaat uit de officemanager, vier lijnsecretaresses, vijf projectondersteuners en twee algemene medewerkers secretariaat.

Omschrijving van de opdracht
Ondersteunen van manager Ontwikkelen Domeinen en onderliggende teams.
Werkzaamheden en verantwoordelijkheden
  • Beheren van en regie hebben op een complexe agenda;
  • Proactief beheer van de inbox, prioriteren van mails en zelfstandig afhandelen, zodat de manager de meest prioritaire zaken krijgt voorgelegd (signaleren, acties uitzetten en voorbereidend werk);
  • Organiseren van vergaderingen en voorbereiden van presentaties;
  • Proactief informeren van manager en projectleider zodat zij goed voorbereid zijn voor vergaderingen en presentaties;
  • Werken met Ibabs;
  • Ruime ervaring met het notuleren van vergaderingen;
  • Onderhouden van contacten in het netwerk;
  • Verantwoordelijk voor het (digitale) documentbeheer van één of meer projecten;
  • Actief samenwerken met andere projectsecretaris(sen) en programmasecretaris(sen) op inhoud, proces en procedures;
  • Treedt op als plaatsvervangend programmasecretaresse binnen het team Omgevingswet;
  • Ophalen en verzamelen van input bij medewerkers voor de voortgangsrapportage;
  • Aanmelden, ontvangen en begeleiden van bezoekers;
  • Ondersteunen en achtervang zijn van collega’s op het secretariaat;
  • Acties bijhouden en bewaken van lopende activiteiten.

Eisen
De inschrijving moet volledig voldoen aan de eisen die vermeld zijn in deze paragraaf. Het niet voldoen aan een of meerdere eisen betekent uitsluiting van verdere beoordeling van de inschrijving (knock-out). Het ontbreken van informatie of antwoorden, bijvoorbeeld door onjuiste of onvolledige overname van overzichten, gegevens en verklaringen, is voor eigen risico van de inschrijver, en kan leiden tot uitsluiting.
In de eerste plaats worden de aanbiedingen beoordeeld op het voldoen aan de gestelde eisen, uurtarief en de overige gestelde vragen voor deze specifieke functie. Bij twijfel over de juistheid van antwoorden (in vergelijking met het cv) kan telefonisch contact worden opgenomen voor verificatie. Als voor een bepaald aspect uitdrukkelijk bewijs in het cv of de motivatie is gevraagd en dat bewijs ontbreekt (in de ogen van de beoordelaar), dan kan zonder verificatie worden besloten de offerte terzijde te leggen.

Kennis en expertise
Uit het cv en de aangeleverde motivatiebrief blijkt minimaal dat de aangeboden kandidaat aantoonbaar (door opleidingen, cursussen, werkervaring, voorbeeldprojecten et cetera.) beschikt over:
  • Afgeronde MBO opleiding, met bijbehorend werk- en denkniveau, blijkend uit opleiding en ervaring;
  • Aantoonbaar minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare functie;
  • Aantoonbaar minimaal 3 jaar ervaring met het beheer van een mailbox op MT niveau in een complexe omgeving.
 
Wensen

Nadat de inschrijvingen zijn gecontroleerd op de eisen, worden de wensen beoordeeld. Beoordeling van onderstaande wensen vindt plaats via een puntensysteem waarbij 100 punten de hoogste score is. De behaalde score wordt vervolgens opgeteld bij de behaalde score voor de opgegeven prijs. Het resultaat bepaalt de eindscore.

De score op de wensen telt voor 80% mee. Onderstaande vragen dienen naar waarheid te worden ingevuld. Het beantwoorden van de vragen gaat via CTM Solution. Als blijkt dat vragen niet naar waarheid zijn beantwoord om op die manier een hogere score te behalen, dan heeft VNG Realisatie het recht de aanbieder uit het DAS te verwijderen en/of de inschrijving terzijde te leggen.
Uw aanbieding bestaat uit een CV, motivatie en de antwoorden zoals gegeven in CTM Solution.

Bij twijfel over de juistheid van antwoorden kan telefonisch contact worden opgenomen voor verificatie. Als voor een bepaald aspect uitdrukkelijk bewijs in het cv of de motivatie is gevraagd en dat bewijs ontbreekt (in de ogen van de beoordelaar), dan kan zonder verificatie worden besloten de offerte terzijde te leggen.
  1. Ervaring in een vergelijkbare (managementassistent) functie
  2. Ervaring met het beheer van een mailbox op MT niveau in een complexe omgeving
  3. Ervaring met complex agendabeheer
  4. Ervaring met notuleren
  5. Ervaring met het complete Microsoft-Officepakket (Excel, Word, Powerpoint, Outlook)
  6. Kennis van het complete Microsoft-Officepakket (Excel, Word, Powerpoint, Outlook)
  7. Ervaring met Microsoft Teams
 
Informatie
Het betreft een tijdelijke opdracht met een initiële periode met een omgang van maximaal 36 uur per week. De maximale vergoeding is 50 euro, exclusief BTW, inclusief reis- en verblijfkosten en dienstreizen. De standplaats voor deze opdracht is Den Haag. We gaan uit van gebruik van eigen telefoon en laptop.

U kunt via CTM uiterlijk reageren tot 28 augustus 2019, 12.00 uur.
De eerste gesprekken zijn op 4 september 2019, tussen 09:00 – 12:00 uur.

Gesprek
Na evaluatie (eisen/wensen/prijs) worden aan de hand van de ranking in CTM één of meerdere (in de regel drie) kandidaten uitgenodigd voor het gesprek. Deze ranking wordt niet meegenomen in de beoordeling van het gesprek: het gesprek is uiteindelijk doorslaggevend.
In dit gesprek wordt de kandidaat beoordeeld op werk- en opdrachtinhoudelijke aspecten, de match met de organisatie en de benodigde competenties. Op basis van de uitkomst van deze gesprekken vindt gunning van de opdracht plaats en/of wordt een kandidaat geselecteerd voor een eventueel tweede gesprek.
Het is de verantwoordelijkheid van de inschrijver dat de kandidaat op het afgesproken tijdstip aanwezig is. Als de kandidaat, zonder voorafgaande afmelding, op de door ons gecommuniceerde datum en tijdstip afwezig is, kan dit leiden tot uitsluiting van de procedure.

Als u binnen zeven werkdagen na de sluitingstermijn geen uitnodiging heeft ontvangen voor een gesprek (via CTM Solution), kunt u ervan uitgaan dat u niet geselecteerd bent voor een eerste gesprek en niet voor gunning in aanmerking komt.

Als uit het gesprek blijkt dat aan één of meer eisen niet wordt voldaan, behoudt VNG (Realisatie) zich het recht voor om de kandidaat alsnog uit te sluiten van de verdere procedure en de betrokken aanbieder uit de database van het desbetreffende perceel te verwijderen. Indien een kandidaat wordt uitgesloten staat het de opdrachtgever vrij de eerstvolgende kandidaat uit te nodigen.

Reageren?
U kunt uw belangstelling uitsluitend kenbaar maken via het DAS (Dynamisch Aankoop Systeem) waarvan VNG Realisatie gebruik maakt: http://www.ctmsolution.nl/project/vng-vngrealisatie
De stappen om te kunnen reageren op uitvragen zijn in grote lijnen als volgt:
  1. Registreer op CTMsolution.nl
  2. Selecteer een kwalificatie/vakgebied en klik op accepteer om toegang te krijgen tot de aanvraag
  3. Rond de inschrijving af door de vragen te beantwoorden, het invullen van het verplichte Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA). Daarna kunt u uw aanmelding in sturen door op verzenden te klikken.
  4. Na beoordeling van uw verzoek tot kwalificatie (enkele dagen), wordt deze opdracht (en eventuele andere openstaande uitvragen) aan u toegezonden. U kunt hierop reageren en uw aanbieding, CV en motivatie insturen.

Mocht u vragen hebben omtrent het inschrijven in CTM, kunt u mailen naar das@vng.nl.

Indien u binnen 7 werkdagen na sluitingstermijn geen uitnodiging ontvangen heeft voor een selectiegesprek, kunt u ervan uitgaan dat u niet geselecteerd bent voor een eerste gesprek en niet voor gunning in aanmerking komt. De uitnodiging voor de selectiegesprekken wordt via CTM verstuurd en het is de verantwoordelijkheid van de inschrijver dat de kandidaat ook op het genoemde tijdstip aanwezig is. Indien de kandidaat niet komt opdagen, kan dit leiden tot uitsluiting in de procedure.