Procescoördinator

Opleidingsniveau HBO
Contract Tijdelijk / projectbasis
Niveau Ervaren
Branche Gemeente
Functiecategorieën Financiën en Economie
Organisatie JS Consultancy
Bedrijfsomschrijving
Voor een overheidsorganisatie in de regio Noord-Brabant is JS Consultancy op zoek naar een Procescoördinator. Dit betreft een functie voor 36 uur per week, per 14 februari, tot in eerste instantie 1 oktober.

Functieomschrijving
Deze functie betreft dus het monitoren en bijsturen van het (keten) proces en de optimalisatie van het ITB ('Van Inkoopbehoefte tot en met Betalen') proces en systeem. Deze functie betreft niet het professionaliseren van de inkoopfunctie.In het projectplan ITB en de bijbehorende business case zijn doestellingen en KPI’s geformuleerd voor de komende 5 jaar.Er komen dagelijks nieuwe contracten, leveranciers, catalogi bij. Bij elk van deze nieuwe contracten, leveranciers, catalogi, etc. moeten er bewuste keuzes gemaakt worden over 2-weg of 3-weg matching, facturatie wijze, rechten voor gebruikers etc.
Dit vertaalt zich naast het uitvoeren van de dagelijkse operatie o.a. in de volgende taken en verantwoordelijkheden voor jou als proces coördinator:* Je bent verantwoordelijk voor het maken van het Plan van aanpak optimalisatie van het ITB proces en systeem, de inrichting van de projectorganisatie en de uitvoering en monitoring hiervan;
* Je bespreekt maandelijks de operationele werkzaamheden met het processenteam;* Je stemt af met en legt verantwoording af aan de teamleiders Financiële Administratie en Inkoop over de status en de te maken keuzes t.o.v. de business case/doelstellingen/KPI’s/Plan van aanpak optimalisatie en gevolgen hiervan op het personeel;
* Operationele issues vertaal je naar (deel)verbeterplannen;
* Je geeft uitvoering aan de deelprojecten;
* Als Proces coördinator ben je verantwoordelijk voor het organiseren van trainingen;
* Je zorgt voor follow-up op de rapportages en neemt hierover contact op met de gebruikers;
* Om betrokkenen tussentijds goed op de hoogte te houden, zorg je voor voortgangs- en sturingsrapportages;* Je voert gesprekken over de kwaliteit van het proces en de dienstverlening met de klant en beantwoordt specifieke vragen;
* Met functioneel beheer bespreek je de nieuwe releases en ontwikkelingen;
* Je bent aanspreekpunt voor de organisatie voor gebruikerservaringen;
* Ook ben je verantwoordelijk voor uitvoering van de kwaliteitscontroles en kwaliteitsplan;
* Je optimaliseert de kennisbank, zodat iedereen bij de juiste informatie kan om zijn of haar werk goed te kunnen doen;* Onderdelen die in het optimalisatieplan zullen komen zijn o.a. onboarden e-facturen en het onderzoeken van mogelijke RPA oplossingen;
* Wij hebben een ambitie en willen die waar maken en hebben jouw kennis, competenties, ervaring en hulp daarbij nodig!
We zoeken een teamspeler met een proactieve houding en een positieve instelling. Competenties als samenwerken, resultaatgericht werken en flexibiliteit zijn belangrijk. Je bent initiatiefrijk, je signaleert kansen en problemen, doet voorstellen ter verbetering en onderneemt zelf actie. Je initieert niet alleen verandering, maar laat deze ook slagen, bij weerstand ben je in staat dit om te buigen.

Functie-eisen
* Je hebt minimaal een relevant hbo-diploma;* Je bent een stevige persoonlijkheid die zijn of haar verantwoordelijkheid niet uit de weggaat. Het coachen, enthousiasmeren en motiveren van medewerkers gaat je makkelijk af. Zowel op inhoud als op competenties;
* Je bent vaardig in procesmanagement en projectmatig werken;
* Je hebt kennis van (operationele) inkoop, crediteuren en het (e-)facturatie proces;
* Je ziet snel hoe processen end-to-end in elkaar zitten en je kunt hierin patronen herkennen en knelpunten oplossen;* Je bent resultaatgericht en een teamspeler; je bent daadkrachtig, initiatiefrijk, resultaatgericht, omgevingsbewust en je beschikt over adviesvaardigheden;* Je maakt makkelijk contact en weet met je positieve instelling, je actieve houding en passie voor het vak mensen mee te krijgen;* Je bent in staat om collega's met je ondernemerschap mee te nemen in de hierboven genoemde werkzaamheden onder de omschrijving “Wat ga jij doen”;
* Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring met soortgelijke werkzaamheden (kennis van inkoop P2P processen);
* Je beschikt over goede kennis van Inkoopt tot en met Betalen systemen. Proactis ervaring is een pré.

Arbeidsvoorwaarden
Dit betreft een tijdelijke functie, per 14 februari voor circa 7 maanden. De gewenste inzet is 36 uur per week. Wij kunnen je inzetten op basis van een ZZP-constructie (uurtarief in overleg), of op basis van detachering (in loondienst bij JS Consultancy, inschaling conform schaal 11 CAO gemeenten).
JS Consultancy is de carrièrepartner van professionals en managers voor de publieke zaak. Bij ons werk je aan jezelf én aan oplossingen voor de belangrijkste uitdagingen in onze samenleving. Maatschappelijk resultaat; samen met jou maken we het waar.

Sollicitatieprocedure
Enthousiast geworden? Deze procedure heeft een korte looptijd, daarom ontvangen we graag z.s.m. je cv en korte motivatie via onderstaande sollicitatiebutton.
Voor meer informatie over deze vacature kun je contact opnemen met onze recruiter Bart van Peer via bartvanpeer@jsconsultancy.nl.