Teammanager Informatiebeheer

Opleidingsniveau HBO, WO
Contract Fulltime
Niveau Ervaren
Branche Gemeente
Functiecategorieën ICT en Automatisering
Organisatie De BUCH

Ben jij de leidinggevende met een duidelijke visie op informatiebeheer die het team DIM doorontwikkelt naar een modern team Informatiebeheer? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Wij zoeken namelijk een:

Teammanager Informatiebeheer
36 uur per week

BUCH
BUCH staat voor Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo. Vier zelfstandige gemeenten, met één gezamenlijke ambtelijke organisatie: werkorganisatie BUCH. En dat in een groen gebied aan de kust van Noord-Holland, tussen zee en Alkmaardermeer, rijk aan strand, duinen, bos en polder. De vier gemeenten hebben opgeteld zo’n 101.000 inwoners. De inwoners zijn even divers als hun omgeving: jong en oud, forensen en agrariërs, Randstedelingen en dorpelingen. Zij zijn veelal betrokken en denken graag mee.

De organisatie
De werkorganisatie BUCH werkt aan een fijne woon-, werk en- leefomgeving voor de inwoners, ondernemers en bezoekers van de gemeente Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo. Bij de werkorganisatie BUCH werken circa 800 medewerkers en kent vijf domeinen: Inwoners & Ondernemers, Ruimtelijke Ontwikkeling, Beheer Openbare Ruimte, Samenleven en Bedrijfsvoering. Het team DIM wordt uiterlijk per 1 januari 2023 onderdeel van het domein Bedrijfsvoering. Met deze overgang krijgt het team een belangrijke ontwikkelopgave mee.

Meerdere ontwikkelingen op het gebied van informatie- en archiefbeheer vragen namelijk om het doorontwikkelen van het team. Hiervoor is in 2021 een duidelijke ambitie geformuleerd:

  • De primaire functie van DIM is dat de medewerkers organiseren dat de BUCH “Overheidsinformatie vindbaar, beschikbaar, interpreteerbaar, authentiek en volledig duurzaam opslaat en overdraagt conform alle relevante wetgeving, beleid en overige belangrijke kaders”.
  • DIM is een modern ‘team informatiebeheer’ binnen een complexe gemeentelijke organisatie. Hoewel DIM nog steeds post en documenten verwerkt, ligt de nadruk op het (digitaal) registreren van nieuwe zaken, ondersteunen van gebruikers, het uitvoeren van kwaliteitscontroles, bewaren, publiceren of vernietigen van dossiers en de overdracht naar een eDepot bij het regionaal archief. DIM doet dat voor de vier BUCH gemeentes en de eigen BUCH-organisatie.
  • DIM houdt zich eveneens bezig met het opstellen, uitdragen, controleren en handhaven van het beleid op het terrein van Informatiebeheer.
  • De DIM medewerker legt de verantwoordelijkheid voor het op orde zijn van de dossiers bij de desbetreffende behandelende medewerker en/of proceseigenaar.
  • “Waar DIM eerst achteraan het proces stond, staat het nu vooraan bij de inrichting van de zaakdossiers, en controleren zij achteraf. Waar DIM voorheen achter het bureau of computer zat, gaan ze nu door de organisatie om te adviseren. En waar eerst DIM verantwoordelijk was voor de compleetheid van een zaak, is dat nu de medewerker uit het vakteam.”

Wat ga je doen?
Als teammanager stuur je een team van 27 vakmensen aan. Het is jouw primaire taak om de doorontwikkeling van het team voortvarend gestalte te geven. In de personele taken word je ondersteund door een beleidsadviseur, in de rol van coördinator. Jij inspireert en neemt de medewerkers mee in de benodigde veranderingen. Daarnaast faciliteer je de medewerkers in hun persoonlijke ontwikkeling. Je hebt een duidelijke visie en stevigheid als teammanager om het team optimaal te positioneren binnen de BUCH-werkorganisatie.

Je bent in staat om de nieuwe manier van werken en de daarbij horende verantwoordelijkheden voor de  vakteams goed uit te dragen en overeind te houden.

Doelmatig en planmatig werken zit in je genen. Je houdt ervan om zaken simpel te houden en praktische oplossingen aan te dragen. De digitale transformatie die in de maatschappij gaande is, heeft grote consequenties voor de informatievoorziening van de vier gemeenten en de werkorganisatie. Je bent samen met de teammanagers Digitaal en Informatisering, de informatiemanager, de chief information officer (CIO) en de domeinmanager Bedrijfsvoering één van de aanjagers om de digitalisering verder vorm te geven en een cultuur van proactief en continu veranderen te laten ontstaan. Daarnaast ben je aanspreekpunt voor het bestuur en het Regionaal Archief als het gaat om het informatiebeheer en verbetering daarvan. Als lid van het managementteam van het domein participeer je actief in domein- en organisatie gerelateerde vraagstukken.

Wat vragen we?

  • Je hebt HBO/WO werk- en denkniveau en ruime leidinggevende ervaring op het gebied van informatiebeheer binnen de overheid.
  • Je hebt kennis van en ervaring met zaakgericht werken.
  • Je beschikt over ruime ervaring in het coachen van medewerkers in ontwikkelprocessen. Je maakt resultaatafspraken met je medewerkers. Je stimuleert en coacht ze om het beste uit zichzelf te halen.
  • Je hebt aantoonbare ervaring met procesoptimalisatie. Je beschikt over kennis van en ervaring met het opstellen van inhoudelijke analyses, verbetervoorstellen, jaarplannen en business cases.
  • Je bent ondernemend, positief, emphatisch en nabij.
  • Je geeft consequent het goede voorbeeld.
  • Je bouwt aan jouw eigen team, domein én aan de organisatie waar veel is te doen. Dit doe je onder andere door samen met de managers vanuit de hele organisatie verder te werken aan persoonlijk leiderschap en vertrouwen, vrijheid, verbinding en verantwoordelijkheid. Echter ook door nieuwe initiatieven te nemen.

Wat bieden we?

  • Een uitdagende functie in een dynamische werkomgeving. Er is veel ruimte voor jouw ideeën en initiatieven. Behalve een goed salaris krijg je ook de mogelijkheid om werk en privé goed in balans te houden.
  • Een salaris van maximaal € 6.103,- (schaal 12) op basis van fulltime dienstverband en afhankelijk van je ervaring. Je krijgt ook een individuele keuzebudget. Dit is 17,05% van je salaris.
  • Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling. Zo hebben wij een eigen BUCH academie.
  • De functie is voor 36 uur per week. In eerste instantie voor een jaar en bij goed functioneren wordt dit een vast dienstverband.

Reageren en informatie
Kun jij niet wachten om te beginnen? Mooi! Stuur dan jouw sollicitatie met motivatie en CV uiterlijk 3 juli 2022 naar: solliciteren@debuch.nl. Een ontwikkelassessment kan onderdeel zijn van deze procedure. Een eerste gespreksronde vindt plaats in week 28. Deze vacature is gelijktijdig in- en extern gepubliceerd. Interne kandidaten hebben voorrang.

Voor meer informatie kun je contact opnemen met Han Zeegers, teammanager Documentair informatiemanagement a.i., tel: 06 54 26 10 61.