De Data Vergelijkingsmonitor

Benieuwd of de data compleet en consistent is? Gebruik dan een Data Vergelijkingsmonitor!

Een gemeente bewaart haar data over burgers in verschillende informatiesystemen. Een automatische koppeling tussen deze systemen werkt prettig, voorkomt fouten. Wanneer er een verandering plaatsvindt in de data in het ene systeem, wordt ook de data in het andere systeem aangepast. Maar wat als er geen automatische koppeling bestaat tussen deze systemen? Dan moeten veranderingen in de data handmatig worden doorgevoerd. Dit is een foutgevoelige handeling, vooral wanneer dit regelmatig nodig is. Daarom is het van belang periodiek te controleren in hoeverre uw data nog compleet en nauwkeurig is. Hiervoor heeft Van Dam & Oosterbaan een efficiënte oplossing ontwikkeld: ‘de Data Vergelijkingsmonitor’. In deze blog zal ik u meenemen in wat een data vergelijkingsmonitor precies is en wanneer uw organisatie deze tool goed kan gebruiken.

Het idee voor het bouwen van een data vergelijkingsmonitor is ontstaan tijdens een project voor de gemeente Huizen. De gemeente werkt met twee systemen waarin verschillende data worden vastgelegd over een specifiek beleidsdomein. Het ene systeem bevat een bronsysteem waarin generieke data over burgers is opgeslagen. In het andere systeem leggen consulenten naast generieke data ook specifieke data vast over de afgegeven beschikkingen. Omdat er geen koppeling zit tussen deze twee systemen, moeten er periodiek handmatige controles worden gedaan om te kijken of de data met de generieke data overeenkomt. Dit is een tijdrovende klus, zeker als er honderden beschikkingen gecontroleerd moeten worden. Met de data vergelijkingsmonitor kan dit nu met één druk op de knop.

 

De data vergelijkingsmonitor voor de gemeente Huizen is gebouwd in Microsoft Power BI. De tool controleert of de gegevens van iedere beschikking ook in het andere systeem staan. Zo wordt er onder meer gekeken of de BSN van de cliënt klopt, de zorgaanbieder goed genoteerd staat en of de termijn waarover de beschikking loopt overeenkomt. Het enige wat een beleidsmedewerker hoeft te doen is het inladen van twee databestanden.  Vervolgens geeft de tool weer welke beschikkingen er niet gevonden zijn en om welke waarden het dan gaat. Het voordeel van Power BI is dat dit in bruikbare en toegankelijke visualisaties wordt weergegeven. In één opslag is direct te zien waar de fouten zitten.

 

 

In onderstaand voorbeeld is de data vergelijkingsmonitor losgelaten op twee Excel-bestanden. In de vergelijking van systeem 1 naar systeem 2 haalt de data vergelijkingsmonitor 5,7% van de rijen data eruit. Van systeem 2 naar systeem 1 is dit 4,4%. Dit betekent dat de data in beide systemen zeker niet compleet is.

 

 

Dit klinkt prachtig, maar wat is het voordeel van het gebruik van een data vergelijkingsmonitor? Dit leg ik u graag uit.

 

Iedere organisatie heeft belang bij een goede informatie-huishouding. De kwaliteit van data speelt hier een bepalende factor. Bij datakwaliteit gaat het om de mate waarin de data geschikt is voor het doel waarvoor ze gebruikt wordt, zoals operationele of strategische besluitvormingsprocessen. Fouten in de data kunnen deze processen negatief beïnvloeden en dat wil iedereen voorkomen. Het handmatig invoeren van gegevens is foutgevoelig en dus vormt dit een risico voor de kwaliteit van de data. Om goed inzicht te krijgen in de mate waarin de systemen foutenvrij zijn, biedt een data vergelijkingsmonitor uitkomst.

 

In de eerste plaats geeft een data vergelijkingsmonitor inzicht in de mate waarin data in een informatiesysteem compleet is. Zeker als er na verloop van tijd veranderingen worden doorgevoerd in systeem 1, maar dit niet wordt gedaan in systeem 2, bevat dit laatste systeem geen complete informatie. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren wanneer een beschikking in het ene systeem wordt verlengd of wanneer een cliënt een extra beschikking erbij krijgt. Ook laat de data vergelijkingsmonitor zien welke datavelden niet ingevuld zijn. Dit voorbeeld raakt in de tweede plaats ook de nauwkeurigheid van de data. Zeker wanneer er analyses worden toegepast in het kader van business intelligence is het van belang dat de data die voor deze analyses worden gebruikt, wel accuraat zijn.

 

In de derde plaats zorgt de data vergelijkingsmonitor ook voor consistentie in de registratie van gegevens. Als data in verschillende systemen wordt vastgelegd, is er een kans aanwezig dat data in het ene systeem net anders geregistreerd wordt dan in het andere systeem. Zo heet voorziening X in systeem 1 ‘Pleegzorg regulier’ en in systeem 2 ‘Pleegzorg’. Wanneer u vervolgens analyses wenst te doen van de data in systeem 2, is het niet duidelijk om welke vorm van pleegzorg het dan gaat. Een data vergelijkingsmonitor maakt dit inzichtelijk, zodat na een vergelijking deze inconsistenties kunnen worden hersteld. 

 

Wanneer data in beide systemen compleet, nauwkeurig en consistent is, is data in de vierde plaats ook toetsbaar. Zo kan er makkelijker worden getoetst of bijvoorbeeld het juiste aantal beschikkingen is afgegeven en of hier ook de juiste kosten voor in rekening zijn gebracht. De data vergelijkingsmonitor geeft u deze informatie.

 

Kortom, onze data vergelijkingsmonitor is een waardevol instrument voor het opsporen van inconsistenties in uw datahuishouding, zeker wanneer uw organisatie niet beschikt over een automatische koppeling tussen twee systemen. Wanneer gegevens regelmatig op een handmatige manier worden ingevoerd, brengt dit nu eenmaal risico’s op fouten met zich mee.

 

Onze data vergelijkingsmonitor biedt u inzicht in deze fouten en de mogelijkheid deze achteraf te herstellen. Doordat de tool is gebouwd in Power BI, worden deze inconsistenties op een toegankelijke en efficiënte manier weergegeven. Daarmee draagt de tool bij aan het vergroten van de compleetheid, nauwkeurigheid, consistentie en toetsbaarheid van uw data. En dat is mede bepalend voor de kwaliteit van uw data!

 

Bent u ook geïnteresseerd in onze data vergelijkingsmonitor? Neem dan contact op met Bas Meuffels, via bas.meuffels@vandamoosterbaan.nl, 0621250678 of Renzo Flinterman.