Raad blijft worstelen met 3D

Trend naar informele informatievoorziening

In zo’n derde van de gemeenteraden lukt het nog altijd niet goed om de eigen informatiebehoefte over het sociaaldomein te formuleren. In vier op de tien raden hebben raadsleden te weinig tijd voor de taakuitvoering. En in één op de tien gemeenten hebben raadsleden onvoldoende kennis en vaardigheden om hun ‘3D-taken’ goed te kunnen uitvoeren.

Dat blijkt uit de tweede Overall rapportage sociaal domein 2016 van het Sociaal en Cultureel Planbureau (SCP), die begin deze week is verschenen en die aansluit op onderzoek van Binnenlands Bestuur en NOS, eerder dit najaar, naar de grip van raadsleden op de jeugdzorg.

Voor het kwantitatieve onderdeel van het SCP-onderzoek zijn griffiers benaderd; 104 van hen hebben de enquête ingevuld. De kwalitatieve resultaten zijn onder meer gebaseerd op vijftien casestudies onder gemeenten en op verdiepende interviews.

‘Dit onderzoek toont met name een blik op de stand van zaken in 2016 door de bril van raadsgriffiers, met aanvullingen vanuit het perspectief van wethouders, directeuren, gemeenteraadsleden en leden van advies- en cliëntenraden’, aldus het SCP.

Een goede informatievoorziening is belangrijk om de beperkte tijd van raadsleden goed te benutten en om kennis te vergaren passend bij de rol van de gemeenteraad als lekenbestuur, benadrukt het SCP. ‘In 2015 bleek dat gemeenten de balans tussen wat gemeenteraadsleden willen, moeten en kunnen weten nog niet altijd gevonden hebben.’ Het afgelopen jaar is het gesprek over adequate informatievoorziening in veel gemeenten op gang gekomen.

Raadsleden en het college zijn met elkaar in gesprek over welk type informatie nodig is en over de scheidslijn tussen beleidsinformatie en operationele of uitvoerende informatie. Raadsleden uit zowel grotere als kleinere gemeenten ‘erkennen dat er nog sprake is van een worsteling, maar zijn overwegend positief over het proces waar zij met het college in zitten’, aldus het SCP.

‘Ambtenaren hebben altijd een kennisvoorsprong. En dat hoort. Het is wel van belang dat een raad snel op hetzelfde kennisniveau wordt gebracht. Ambtenaren moeten ook accepteren dat een raadslid het erbij doet en soms weleens een domme vraag stelt. Het is heel belangrijk dat de raad goed wordt meegenomen en dat duidelijk is: wat is wel uitvoering en wat is geen uitvoering?’, tekende het SCP op van een raadslid uit een middelgrote gemeente. Volgens de griffiers lukt het in zo’n een derde van de raden nog niet goed om de eigen informatiebehoefte te formuleren.

Storytelling
De meeste gemeenten rapporteren twee tot vier keer per jaar, op vaste momenten, zoals bij de voorjaarsnota en de begroting. Er worden ook extra rapportages naar de raad gestuurd, waaronder kwartaalrapportages, monitors sociaal domein en dashboards sociaal domein. Het SCP signaleert een trend naar meer gebruik van informele informatievoorziening: presentaties van het wijkteam of van wijkorganisaties aan de raad en het bespreken van voorbeeldcasuïstiek. Ook groeit de behoefte onder gemeenten om verantwoording niet alleen vorm te geven via cijfers maar ook op kwalitatieve wijze door, bijvoorbeeld, storytelling: ‘’Meten is weten’ is niet meer het enige uitgangspunt’, concludeert het SCP.

Vier op de vijf griffiers stellen dat de formele informatie (de stukken vanuit de planning- en controlcyclus) doorgaans ‘voldoende, handzaam en tijdig’ is. Twee derde van de griffiers geeft dat stempel ook aan de informele informatie. Colleges en ambtenaren moeten er wel voor zorgen dat de informatieverstrekking beperkt blijft tot de kernboodschap. Te vaak wordt voor de raad niet-relevante informatie aangereikt, zoals uitvoeringsgerichte of operationele informatie. Dat maakt het volgens de griffiers onoverzichtelijk.

Een ander verbeterpunt is het aanbrengen van meer samenhang in de aangereikte informatie. ‘Tijd is een belangrijke factor. Door middel van oplegnotities moeten gemeenteraadsleden direct de kern van het voorstel kunnen zien’, stelt een griffier uit een kleine gemeente. Een collega-griffier stelt dat het belangrijkst is ‘dat de informatie moet passen bij de rol en bevoegdheid van de raad; houd de raad buiten uitvoeringsgerichte en operationele zaken’.

Slechts in een kwart van de gemeenten hebben raadsleden voldoende tijd om hun taken op het sociaal domein goed uit te oefenen (zie graphic). Dertien procent van de griffiers meent dat raadsleden hooguit soms over voldoende kennis en vaardigheden beschikken voor hun ‘3D-taken’. Maar iets meer dan de helft van de griffiers (51 procent) stelt dat raadsleden vaak of altijd voldoende kennis en vaardigheden hebben om hun rollen goed te kunnen uitvoeren.

Met name in kleine gemeenten blijft de kennis achter. Tijdgebrek, de complexiteit van het sociaal domein, een gebrek aan scholing en het bestaan van kleine fracties die niet altijd een opleidingsplan hebben, worden als oorzaken van de ontbrekende kennis en vaardigheden genoemd. Het ontbreken van grip op het sociaal domein door de raad wordt deels veroorzaakt door regionale samenwerking. Volgens meer dan de helft van de griffiers kunnen raadsleden hun kaderstellende, controlerende en volksvertenwoordigende taken door die samenwerking minder goed uitoefenen.

Borgen continuïteit
Ook neemt de bestuurlijke drukte erdoor toe. ‘Vooral binnen het jeugddomein zijn er vormen van samenwerking die niet binnen een gemeenschappelijke regeling of een formele constructie zijn vormgegeven. Dan kan het voorkomen dat ontwikkelingen zich buiten het blikveld van de raad afspelen. Dat is niet erg zolang het goed gaat, maar als het misloopt wordt er ook naar de gemeenteraad gekeken’, aldus het SCP. Negentien procent van de griffiers stelt dat de taakuitvoering van raadsleden juist verbetert door samenwerking.

Ruim zes op de tien griffiers stellen dat intergemeentelijke samenwerking bijdraagt aan het behalen van de beleidsdoelen in het sociaal domein. Bijna een op de vijf griffiers gaat nog een stap verder: samenwerking is een randvoorwaarde voor het bereiken van de geformuleerde beleidsdoelen. Met name schaalvoordelen, borging van continuïteit van zorg en toename van kennis worden door bovenlokale samenwerking bereikt, zo geven de griffiers aan.

Als sprake is van moeizame samenwerking wordt de oorzaak vaak gezocht in verschillen in de visie op de inrichting en uitvoering van het sociaal domein en het tempo van de transformatie. Binnen regionale samenwerkingsverbanden wordt niet alleen ambtelijk en bestuurlijk samengewerkt, maar in toenemende mate ook tussen gemeenteraden. Het gaat dan bijvoorbeeld om afstemming van de lokaal georganiseerde hulp en ondersteuning. Iets minder dan de helft van de griffiers ziet een verbetering in de samenwerking tussen de gemeenteraden. Daarvan vindt een derde van de griffiers dat de samenwerking tussen gemeenraden vorig jaar ‘iets beter’ ging dan in 2015 en 11 procent ‘duidelijk beter’. Twaalf procent spreekt van een verslechtering, 41 procent ziet geen verschil.